Forse tra breve i sogni saranno realtà. Ma oggi la situazione per quanto riguarda l’offerta di servizi di fleet management è ancora critica: la consulenza è poco proattiva, la reportistica è inadeguata, manca un sistema informatico che aiuti il manager del parco auto nella scelta di azioni correttive e di miglioramento.
L’outsourcing non basta. Dietro l’outsourcing c’è un responsabile della gestione, che deve dimostrare all’interno dell’azienda che la scelta attuata è stata corretta.
Sistemi informativi inadeguati
Sul mercato esistono sì dei sistemi informatici per la gestione del parco auto, ma sono per lo più sistemi amministrativi, poco adatti a supportare le scelte strategiche e tattiche di gestione. C’è bisogno di qualcosa di più completo, che innalzi il car fleet manager a un ruolo più adeguato, faccia di lui il vero leader della gestione del parco, mentre ancora oggi è più vicino alla figura del “capro espiatorio”, al Malaussene di Pennac, per intenderci.
Inoltre il ruolo degli outsourcer è tuttora più reattivo che propositivo. E’ raro trovare un fornitore che periodicamente relazioni il cliente sull’andamento dei costi, portando delle proposte di miglioramento.
Fornitori a tutto campo
Ma come si diventa allora fornitori a “tutto campo”, veri outsourcer? Siamo in presenza di un “vero outsourcing” quando il fornitore porta competenza e innovazione, il costo unitario tende a diminuire nel tempo, il servizio viene misurato costantemente e c’è un miglioramento continuo della qualità.
Per il responsabile dell’outsourcing in azienda la priorità numero uno è avere adeguate misure di performance, in particolare per quanto riguarda i risparmi che impattano direttamente sulla “bottom line” (1 euro di risparmio = 1 euro di profitto).
Risparmi che si concretizzano non solo attraverso la riduzione del prezzo di acquisto, ma soprattutto grazie alla riduzione dei costi di processo, al cambiamento dei contenuti del servizio, a scelte strategiche e tattiche in corso d’opera, da cui possono derivare una riduzione dei costi ma anche dei consumi.
Competenza e innovazione sono i requisiti fondamentali. Il fornitore competente sa che in un mercato in continua evoluzione non ci si può sedere sugli allori. Idealmente il suo interlocutore in azienda è “qualcuno” che si occupa anche di altro, che ha altre competenze e che si aspetta che sia il fornitore ad aggiornarsi sulle opportunità del mercato e sui nuovi strumenti di gestione disponibili. Se è il responsabile del parco auto a proporre cambiamenti, a segnalare novità e opportunità di ottimizzazioni, trovando il fornitore sorpreso o impreparato, allora è troppo tardi. Il fornitore ha perso una grande opportunità di costruire un rapporto di lunga durata, basato su una reale “partnership”.
Numeri e report
Quante sono le auto del parco? Quante già assegnate, quante in attesa di riassegnazione, quante “pool”? Qual è l’anzianità media del parco? Quanti mesi, quanti chilometri? Qual è il costo medio? Sono domande a cui si dovrebbe essere in grado di rispondere facilmente, con l’utilizzo di un qualsiasi sistema informatico di gestione. Ma ci sono altre domande che ci mettono sicuramente in difficoltà: com’è variato il costo medio della flotta rispetto all’anno precedente? Quali sono gli effetti economici della modifica della policy? E’ conveniente stipulare un’assicurazione kasco o una polizza contro il furto? Come si posiziona nel mercato il costo della nostra flotta rispetto ad altre simili? Che opportunità di saving ci sono e come si possono implementare? Si spenderebbe di più o di meno se si eliminassero alcuni servizi compresi nel contratto (ad esempio, l’auto sostitutiva)? Qual è l’incidenza della gestione interna? Quali enti sono coinvolti e quanto tempo spendono? Quali e quanti sono i costi non coperti dal contratto? Qual è il costo/ km per auto? Quanto si discosta dai parametri Aci o da quelli forniti da riviste specializzate? Quali sono i parametri di controllo dell’efficienza ed efficacia della gestione? Queste domande ci conducono a quello che considero un punto focale per il car fleet manager: avere sempre pronta una presentazione della situazione della flotta aziendale – da un punto di vista operativo, economico e di qualità del servizio – aggiornata in tempo reale, significativa e sintetica.
Un esempio
Consideriamo un ipotetico parco auto di circa mille unità. Il car fleet manager aveva attuato alla fine del 2002 una serie di azioni per ridurre il costo: gara elettronica per l’assegnazione a uno o due fornitori del puro noleggio auto, rinegoziazione dei canoni di manutenzione e gestione amministrativa, sensibilizzazione degli utenti sui costi della sinistrosità, trasformazione del 100% del parco auto ad alimentazione a diesel (da 50% benzina e 50% diesel).
Con l’adozione di un buon sistema informatico di car fleet management, il canone di noleggio che rappresenta il 41,5% della spesa totale si è mediamente ridotto del 2,5% (le auto sono passate da 900 a 1000). Il canone di manutenzione è sceso del 4,7% e il costo di amministrazione del parco del 10,7% (quest’ultimo caso è d’effetto, ma in realtà si tratta di pochi euro pari al 10,7% dello 0,9% della spesa totale). Il costo del carburante è sceso solo del 4,3%, ma dipende da un aumento del chilometraggio medio mensile per auto del 12.3%. Grande successo per quanto riguarda i costi sostenuti per furti e sinistri: la spesa totale è cresciuta solo dell’1,8% a fronte di un incremento del numero delle auto, mentre la spesa unitaria è scesa del 11,6% Guardando la riga dei totali, si osserva che il costo totale del parco è cresciuto del 7,2%, ma il costo medio per auto è sceso del 3,6%. Infine la misura principe, che da sola rappresenta il dato più sintetico e significativo: il costo al chilometro è passato da 0,40 a 0,35 euro con una riduzione del 14,1% che lo distanzia ancora di più dalle tabelle Aci (0,5), che rappresentano il primo e più facile benchmark.
Un sistema aperto e flessibile
Il punto non è mitizzare lo strumento tecnico in sé, visto che un buon software è soprattutto frutto di una buona analisi del sistema organizzativo e questa richiede una solida esperienza sia da parte del cliente sia del fornitore. E’ sufficiente disporre di un sistema aperto, flessibile, che consenta di caricare, con apposito formato record di input, i dati relativi al parco auto (anagrafica ecc.), i contratti e le specifiche del servizio e di eseguire facilmente gli aggiornamenti sui km e i costi extra contratto, inclusi i danni per incidente non coperti dall’assicurazione. Nel sistema dovrebbe poi essere possibile imputare anche dati provenienti dall’esterno quali l’offerta del mercato, dati di costo forniti dai partecipanti al benchmarking ecc. Infine, occorre che il programma sia in grado di confrontare tutti i dati fornendo la situazione dell’andamento dei costi, indici di efficienza di gestione, benchmarking con l’esterno, presentazioni per la direzione, action plan ecc. Ma, siccome l’appetito vien mangiando, questo sistema potrebbe essere in grado di fare tante altre cose, quali aste online, analisi di qualità online, gestione della parte amministrativa (fatturazione dell’uso privato), gestione dei fornitori terzi, delle multe ecc.
