Immaginiamo che il dipendente di una multinazionale, che per comodità chiameremo signor Rossi, abbia deciso di portare la moglie in vacanza a Parigi. Ha già provveduto a prenotare due biglietti aerei in classe economy, un albergo confortevole nel centro della città e un’auto a noleggio con cui spostarsi comodamente nella capitale francese. Che cosa c’è di strano? Nulla, tranne per un dettaglio: per organizzare il viaggio, il signor Rossi ha approfittato delle tariffe negoziate dalla sua azienda. Sono sempre di più, infatti, le imprese che offrono ai loro impiegati la possibilità di utilizzare per motivi personali gli accordi preferenziali stipulati con i fornitori. «L’80% delle nostre aziende clienti offre questa opportunità al personale – dichiara Sonia Stucchi, responsabile viaggi dell’agenzia Uvet -. Si tratta, perlopiù, di imprese di medie e grandi dimensioni, con oltre 100 dipendenti». «Mettiamo a disposizione dei nostri dipendenti le tariffe concordate con tutte le tipologie di fornitori – conferma Maura Marin, travel manager di Bayer, multinazionale che ormai da diversi anni offre questa possibilità ai suoi impiegati -: dagli alberghi e autovetture a noleggio, alle tariffe aeree, alle condizioni preferenziali stipulate con le società di carte di credito».
Vantaggi per tutti
Questa pratica, del resto, consente all’impresa di aumentare i volumi di spesa, acquisendo maggior voce in capitolo in fase di negoziazione, e al contempo di gratificare il personale. «I dipendenti hanno il vantaggio di viaggiare con fornitori affidabili e conosciuti, accedendo a tariffe esclusive – spiega Francesco Sottosanti, direttore generale della società di consulenza The Knowledge Team -. L’azienda, d’altro canto, qualora disponga di un self booking tool, o di altri sistemi automatizzati per la gestione del business travel, ha la possibilità di far rientrare questo tipo di prenotazioni nei volumi di spesa, rafforzando il proprio potere negoziale nei confronti dei supplier».
«L’accesso alle tariffe preferenziali – aggiunge Sonia Stucchi -, è un benefit con cui l’azienda gratifica il dipendente. Un’offerta a cui, talvolta, si sommano agevolazioni aggiuntive: le imprese iscritte al nostro portale, ad esempio, offrono ai loro impiegati anche l’acquisto di biglietti teatrali e le convenzioni con negozi, palestre, asili».
Le procedure
Ma come viene regolamentato questo plus all’interno dell’azienda? «L’estensione delle tariffe negoziate al dipendente rientra nella gestione delle risorse umane – prosegue Sottosanti -. In genere, dunque, spetta alla direzione del personale il compito di informare gli impiegati con una circolare interna, specificando chiaramente che le prenotazioni dovranno avvenire al di fuori dell’orario di lavoro». «Nella nostra azienda la comunicazione è a cura del responsabile viaggi – afferma invece Maura Marin -. Visto però che l’utilizzo delle tariffe negoziate da parte del dipendente è una semplice opportunità, priva dei vincoli delle trasferte aziendali, non è regolamentata da alcuna clausola specifica all’interno della travel policy. Per quanto riguarda poi le procedure, trattandosi di viaggi privati, è il dipendente che contatta direttamente il fornitore».
Resta da capire se vi siano fattori critici connessi a questo tipo di iniziativa. «Per evitare l’insorgere di problematiche di natura fiscale, è fondamentale che l’azienda fughi ogni possibile dubbio sul fatto che questo benefit non rappresenta una forma di retribuzione occulta nei confronti del dipendente – dichiara Francesco Sottosanti -. Poi, come ho già accennato, è opportuno sincerarsi che la prenotazione di viaggi personali non incida in alcun modo sull’orario di lavoro».
Le modalità di prenotazione
Ma in pratica come viene effettuata la prenotazione delle tariffe corporate da parte del dipendente? «Se non può recarsi direttamente in uno dei nostri punti vendita, il dipendente può telefonare o scrivere a uno dei nostri due call center di Milano e Roma, oppure utilizzare il nostro portale – spiega Sonia Stucchi -. Questo strumento, che attualmente viene utilizzato in prevalenza dalle grandi aziende, gli consentirà di inoltrarci richieste di informazioni o prenotazioni. Per accedere al servizio, ovviamente, dovrà dimostrare di appartenere all’azienda inserendo un login e una password».
I vantaggi connessi all’estensione delle tariffe corporate ai dipendenti, comunque, non riguardano esclusivamente le aziende, ma anche i fornitori. «Per i supplier – afferma Sonia Stucchi – il vantaggio consiste nella possibilità di incrementare la clientela leisure attingendo al bacino dei dipendenti di imprese già fidelizzate per il business travel, senza dover attendere che il cliente “bussi alla porta”».
Va detto, comunque, che non sempre le tariffe corporate sono realmente competitive se paragonate all’ampio ventaglio di offerte scontate che rent a car, catene alberghiere e compagnie aeree propongono al segmento leisure. «I prodotti corporate differiscono da quelli turistici per condizioni e caratteristiche – spiega Alan Mantin, regional marketing director di Hilton International -. Ad esempio, le tariffe corporate includono il semplice pernottamento, mentre quelle leisure di solito prevedono anche la prima colazione. Inoltre, i prezzi concordati con le aziende tengono conto di una certa flessibilità per quanto concerne i tempi di prenotazione e di eventuale cancellazione. Plus che, ovviamente, influiscono sul prezzo. Al contrario, i soggiorni turistici, che possono essere pianificati con largo anticipo e sono meno soggetti alle variazioni dell’ultimo minuto, godono di vantaggi tariffari significativi.
«Comunque, qualora l’azienda cliente disponga di una rete intranet attraverso la quale veicolare comunicazioni interne, noi diamo alle imprese la possibilità di offrire ai dipendenti le nostre proposte leisure, arricchite dall’offerta di sconti sulla ristorazione, upgrade, trattamento vip ecc.».
