La negoziazione di tariffe preferenziali con gli hotel: fino a qualche anno fa era questo il principale strumento attraverso il quale i travel manager riuscivano pianificare i budget destinati alle trasferte e, allo stesso tempo, a tenere sotto controllo i volumi di spesa alberghiera. Oggi, però, questo sistema è sempre meno efficace: gli albergatori, infatti, propongono sul web prezzi che, spesso, sono decisamente più convenienti rispetto alle corporate rate. E alle aziende, costrette dall’attuale crisi economica a tagliare i
costi, non rimane che cercare di cogliere in tempo reale le nuove opportunità offerte dal mercato. «Nella maggior parte dei casi le aziende non sono ancora pronte per usufruire esclusivamente delle
tariffe best buy disponibili online, dunque gestiscono in contemporanea due distinti piani tariffari – dichiara Ivano Bencini, presidente di Concerto Hotels –. Da un lato continuano a richiedere tariffe dedicate, dall’altro negoziano sconti sulle best buy disponibili al momento. In questo modo, pur incontrando maggiori difficoltà nella stesura dei propri budget annuali, adottano la soluzione più vantaggiosa per la pianificazione delle proprie trasferte, in un’ottica di cost saving».
«In genere le aziende concordano con gli hotel tariffe preferenziali con validità annuale – spiegaMassimo
Amato, direttore generale di Domina Hotel Group –: purtroppo, però, nessuna tariffa “statica”, quali sono appunto le convenzioni, è in grado di garantire una convenienza certa per un periodo di tempo così lungo, visto che le strutture alberghiere sono costrette a modulare la tariffa a seconda del tasso di occupazione delle camere, che è fortemente altalenante. Per questo le corporate rate hanno dei limiti che, oggettivamente, le rendono desuete. Le aziende, dunque, le usano come riferimento per elaborare il proprio budget annuale, ma poi si indirizzano verso le più convenienti prenotazione online. Oppure, ne pretendono l’applicazione in tutti quei casi in cui, per qualsiasi motivo, l’albergo vorrebbe e potrebbe applicare prezzi più alti».
«Non necessariamente le tariffe disponibili sul web entrano in competizione con quelle negoziate, anche perché non sempre le loro caratteristiche soddisfano le esigenze dei viaggiatori d’affari – sostiene Silvia Desideri, direttore commerciale e marketing di Accor Hospitality Italia –. In ogni caso, noi abbiamo con le nostre aziende clienti un rapporto basato sulla consulenza e sulla trasparenza, per cui siamo noi stessi a suggerire ai travel manager di verificare sul nostro sito la presenza di eventuali tariffe promozionali più convenienti. Riteniamo che la definizione di una tariffa per uno specifico segmento sia un concetto superato: la nostra clientela d’affari continua a negoziare le proprie tariffe basate sui volumi, ma può, al contempo, approfittare di un’offerta più ampia attraverso il canale web».
«Le grandi aziende continuano a prediligere la tariffa flat, quale garanzia di rispetto del tetto massimo di spesa fissato dalla travel policy – afferma Federica Angelucci, responsabile sales & distribution di Best Western Italia –. Nel contempo, però, richiedono l’estensione, a parità di condizioni, ai propri dipendenti di qualsiasi offerta promozionale più bassa rispetto alla tariffa corporate».
Non tutte le aziende sono convinte della reale convenienza delle best buy. Alcune ritengono che le tariffe negoziate rappresentino ancora lo strumento più efficace per governare la spesa. È il caso di Numonyx, joint venture tra STMicroelectronics e Intel. In Italia, il personale viaggiante dell’azienda soggiorna
prevalentemente a Catania e Agrate Brianza (Milano), mentre all’estero le mete più frequenti sono
Ginevra (dove ha sede il quartier generale), la costa occidentale degli Stati Uniti e Singapore. «Ritengo che la convenienza delle tariffe online, in molti casi, sia vanificata dalla presenza di troppi intermediari – sottolinea Andrea Ghirga, responsabile acquisti della società –: al costo della camera, infatti, occorre sempre aggiungere le fee dovute all’agenzia di viaggio e all’eventuale portale di prenotazione. In più, nel valutare una tariffa bisogna tenere conto di numerose variabili: ad esempio, non vale la pena prenotare un albergo a prezzi scontati se si trova a una distanza eccessiva dal luogo di lavoro e, per raggiungerlo, il dipendente è costretto a prendere il taxi. Per questo, noi ricorriamo alle best buy solo in caso di prenotazioni in località diverse rispetto a quelle abituali. In tutti gli altri casi, che rappresentano il 95% sul totale dei nostri viaggi, ricorriamo alle tariffe negoziate, che riteniamo rappresentino ancora la soluzione più conveniente per tenere sotto controllo la spesa. In fase di negoziazione abbiamo ottenuto dai fornitori che includessero nelle tariffe una serie di facilities che, di solito, si pagano a parte: ad esempio la connessione a Internet wi-fi o il servizio di navetta per l’aeroporto o il centro cittadino. Inoltre, abbiamo preteso dagli albergatori la disponibilità delle camere alla cifra pattuita anche nei periodi caldi, come quelli fieristici».
Ma come ha reagito alla crisi Numonyx? Ha rinegoziato le tariffe con gli albergatori? «Più che rinegoziare, abbiamo scelto di concentrare i volumi su un numero minore di alberghi: se un tempo per ciascuna delle nostre destinazioni più frequenti contavamo una decina di strutture convenzionate, oggi il nostro elenco ne riporta due o tre, sulle quali facciamo valere tutto il nostro potere d’acquisto».
Proposte alternative
Per compensare la disparità tra le tariffe corporate e quelle pubblicate online, le catene alberghiere stanno mettendo a punto formule tariffarie ad hoc. «Concerto Hotels sta tentando di muoversi in questo nuovo contesto già da molto tempo – afferma Bencini –. Le nostre politiche tariffarie per il segmento corporate hanno sempre contemplato la condizione “Concerto Best Deal”, una formula che garantisce l’applicazione della tariffa migliore nei casi in cui risulti più economica di quella negoziata. Inoltre, offriamo rebate da applicare periodicamente sul fatturato generato dalla prenotazione delle tariffe discounted, oppure sulla best buy del momento; ritengo che ciò sia la naturale evoluzione delle tariffe corporate, la tendenza verso la quale sta puntando il mercato».
«L’alternativa che abbiamo messo a punto è l’applicazione della Bar (Best available rate) con un ulteriore sconto del 5-10%, a seconda della pressione della domanda in quella data – sostiene Amato di Domina Hotels –. Riteniamo che si tratti di un modo corretto per assicurare all’azienda cliente la certezza e continuità di un trattamento tariffario preferenziale».
«Offriamo da anni un sistema di tariffe dinamiche, che combinano flessibilità e scontistica – afferma Silvia Desideri di Accor –: queste offerte rappresentano un’alternativa alle tariffe corporate tradizionali, in linea con le esigenze del mercato e dei nostri clienti».
Infine, c’è chi gioca la carta del miglioramento dei servizi. «Anche Best Western offre tariffe negoziate ad hoc, su esigenze precise e in base a volumi generati dal cliente – spiega Angelucci –. Da qualche mese abbiamo lanciato l’iniziativa “Love Promise for Business”, un progetto rivolto al business travel, che prevede negli hotel situati nelle principali destinazioni d’affari l’offerta di servizi mirati per questo target, quali la connessione wi-fi, l’accesso a canali satellitari e quotidiani internazionali, l’early breakfast (a partire dalle 5 del mattino), l’express check-in, le cassette di sicurezza per custodire il laptop e altri servizi aggiuntivi. A parità di tariffe, abbiamo voluto puntare sul servizio».
La corsa alla rinegoziazione
La rinegoziazione delle tariffe alberghiere è una delle armi con cui le aziende, in questi difficili tempi di crisi, cercano di ridurre le spese di viaggio. «La tendenza a rinegoziare le tariffe ha caratterizzato tutto il primo trimestre del 2009 – sostiene Ivano Bencini di Concerto Hotels –. Presa coscienza della crisi che stiamo attraversando, le aziende sono corse ai ripari richiedendo, se non addirittura pretendendo, sostanziali riduzioni di tariffa; d’altronde, i travel manager non potevano non notare il drastico calo delle tariffe pubbliche offerte dall’industria alberghiera, e questo ha sicuramente determinato qualche speculazione anche da parte di quelle aziende che ancora non avevano accusato gli effetti della crisi. Al momento la situazione sembra essersi stabilizzata. Questa stasi, però, a nostro avviso deriva dal successo che le aziende hanno ottenuto nell’“assalto” del primo trimestre: sono poche, infatti, le strutture alberghiere che hanno potuto mantenere un atteggiamento rigido verso le richieste delle imprese clienti. Anzi, talvolta sono stati gli albergatori stessi a proporsi alle aziende con offerte aggressive ed estremamente vantaggiose».
«Quando riceve da un competitor una tariffa più interessante rispetto a quella proposta dall’albergo utilizzato fino a quel momento, sempre più spesso l’azienda si limita a scegliere la struttura più conveniente e sempre meno frequentemente interpella una seconda volta il fornitore abituale, a eno che non abbia con quest’ultimo un rapporto consolidato nel tempo – dichiara Amato di Domina Hotel –. Il che conferma, ancora una volta, che in questo comparto la conoscenza tra gli operatori è elemento fondamentale e che può fare la differenza».
Testo di Elisabetta Tornatore, Mission n. 6, settembre 2009
