Travel management: una funzione che all’interno delle aziende in Italia è gestita in modo estremamente variegato. Molti sono i “cappelli” sotto cui si cela il responsabile dei viaggi aziendali: dal travel manager propriamente detto – figura dedicata importata dagli Stati Uniti che ha cominciato a diffondersi nel nostro Paese nell’ultimo decennio – al responsabile degli acquisti, dal <bal buyer, all’<b. E l’elenco potrebbe continuare. Differente, ovviamente, anche la collocazione nell’organigramma aziendale, nonché l’inquadramento contrattuale e il livello retributivo di questa figura. Anche le mansioni e le responsabilità affidate sono piuttosto diversificate: si va da ruoli in cui l’operatività è prevalente a incarichi di alto rilievo strategico.
Manca però in Italia qualsiasi rilevazione statistica al riguardo. Per cercare di fare il punto sulla situazione e delineare meglio i contorni di questa funzione abbiamo quindi intervistato i responsabili delle trasferte di dieci società italiane e multinazionali operanti nella penisola (cfr. tabella 1). Il campione non pretende certo di essere rappresentativo dell’universo, ma racchiude manager con qualifiche differenziate e realtà con volumi di spesa e numero di viaggiatori molto diversi, offrendo quindi una panoramica interessante e mettendo in evidenza le molteplici sfaccettature della funzione. Ecco quanto emerso.
L’inquadramento in azienda
Dove si colloca funzionalmente il travel management? Nelle aziende esaminate, la prevalenza dell’ambito Acquisti è netta: sei degli intervistati – i responsabili viaggi di Abb, Banca Antonveneta, Bayer, Chiesi Farmaceutici, Enel e Lavazza – fanno infatti riferimento a questa Direzione, a dimostrazione della sempre maggiore attenzione rivolta al contenimento e all’ottimizzazione delle spese di viaggio. In due casi, tra l’altro, la funzione – posta inizialmente sotto l’egida delle Risorse Umane – è stata successivamente trasferita nell’area Acquisti: il cambiamento risale a sette anni fa per quanto riguarda Abb, mentre è recentissimo (risale al 12 febbraio) per Banca Antonveneta. Il travel management fa invece capo al Personale in Mediaset, ai Servizi Generali in Tav, alle Pubbliche Relazioni in Binda dove si evidenzia la ricerca delle massime sinergie tra viaggi d’affari ed eventi. In Artemide, infine, oggi il ruolo è posizionato nell’area Amministrazione/Human Resources ma è stato affidato ad Alessandra Giavazzi – che ha poi mantenuto la gestione dell’attività nei diversi passaggi di funzione e l’ha fatta crescere – quando era assistente del Direttore Generale.
Contratti e retribuzione
Per quanto riguarda l’inquadramento contrattuale, prevale la qualifica di quadro: cinque degli intervistati appartengono infatti a tale categoria, mentre tre sono impiegati e due dirigenti. In termini di livello retributivo, cinque responsabili delle trasferte dichiarano una retribuzione annua lorda complessiva (comprensiva di eventuali bonus e benefit) fino a 40 mila euro, due si collocano nella fascia tra i 40 e i 60 mila euro e due superano i 60 mila euro (uno degli intervistati ha preferito non dare risposta, ndr.). Se consideriamo che – secondo i dati dell’VIII Rapporto sulle retribuzioni degli italiani 2007, realizzato da OD&M Consulting – i valori medi delle retribuzioni totali annue lorde per il 2006 sono di 99.447 euro per i dirigenti, di 49.996 per i quadri e di 26.383 per gli impiegati, si può notare come il livello retributivo di alcuni dei quadri da noi intervistati risulti inferiore alla media del mercato. Un elemento che induce a riflettere sull’effettivo riconoscimento del valore strategico della funzione di travel management all’interno delle aziende in Italia.
Ma esiste una correlazione tra inquadramento/livello contributivo, da un lato, e numero viaggiatori/volumi di spese di viaggio, dall’altro? Sulla base dei dati raccolti, questa ipotesi emerge con chiarezza solo nel 40% dei casi esaminati.
Qual è poi la percentuale del loro tempo che i nostri intervistati dedicano alla gestione del travel? La casistica è alquanto varia: si parte da valori assai ridotti – 10% per Giavazzi di Artemide e 15% per Bertolini di Chiesi Farmaceutici – per salire al 30% di Barberis in Lavazza e al 50% di Rovati in Abb e di Guerra in Binda. Fino ad arrivare a figure totalmente dedicate – come Palermo di Banca Antonveneta, Marin di Bayer, Gazzani di Enel, Sapienza di Mediaset e Simonelli di Tav – che dichiarano di spendere l’intera giornata nelle diverse attività legate alle trasferte. Il valore medio, sulla base dei dati raccolti, è pari al 65%.
Quali mansioni?
E veniamo ora alle mansioni affidate ai nostri responsabili viaggi. Se guardiamo innanzitutto all’area degli acquisti e della negoziazione con i fornitori, <b; nove di essi hanno tra le proprie responsabilità anche il rapporto con le società di rent a car e le ferrovie e sette quello con i provider di carte di credito. Un dato importante, che sottolinea – come vedremo anche successivamente – la crescente attenzione delle aziende all’automazione dei processi. Per quanto riguarda l’acquisto dei servizi legati a eventi, meeting e incentive, pare delinearsi un progressivo allargamento delle mansioni dei responsabili dei viaggi verso quest’area: attualmente, infatti, metà degli intervistati associano tale responsabilità – almeno per una parte degli eventi aziendali – a quelle “tipiche” del bt e in alcuni casi il compito è stato affidato recentemente. «È dal 2006 – spiega a questo proposito Cinzia Sapienza di Mediaset – che la gestione dei piccoli eventi da 15/20 persone è stata affidata in toto al nostro ufficio. E oggi anche gli eventi “speciali” – precedentemente gestiti in modo “anarchico” dalle diverse aree aziendali – vengono intermediati dal travel management cui compete, dopo aver approfondito le esigenze delle aree interessate, l’organizzazione della gara, l’esame delle offerte, la selezione del fornitore e la stipula dell’accordo». «Una recente riorganizzazione interna – dichiara anche Maura Marin di Bayer – ha riunito la responsabilità degli eventi in due soli uffici in funzione dell’area di business: al travel management spetta il compito di gestire gli eventi non farmaceutici, mentre all’ufficio congressi sono affidati quelli legati all’ambito farma». Il mondo delle flotte auto resta invece, nella maggior parte dei casi, sotto l’egida di altre aree aziendali: solo tre responsabili viaggi dichiarano infatti di avere questa responsabilità e due di loro (Bertolini di Chiesi Farmaceutici e Rovati di Abb), tra l’altro, svolgevano quest’incarico ancor prima di occuparsi del travel. Rientrano invece tra le competenze di metà degli intervistati gli accordi con alcuni fornitori che offrono servizi “accessori”>parcheggi aeroportuali, i noleggi con conducente, la telefonia fissa e mobile. Tutti e dieci i responsabili viaggi interpellati, infine, hanno il compito di monitorare l’andamento dei contratti con i supplier e i saving ottenuti. «Ma come misurare i saving? – sottolinea Cristina Rovati -. In Abb vi è stata una profonda evoluzione su questo tema negli ultimi anni: non si fa più riferimento alla full fare Iata, a mio avviso scarsamente significativa, bensì ai valori dell’anno precedente prendendo in considerazione i costi totali comprensivi di tasse e surcharge. Perché questi rappresentano quello che effettivamente paghiamo e solo in questo modo possiamo evidenziare i saving reali».
Passando all’ambito operativo, la responsabilità delle prenotazioni è sempre meno frequente(solo tre casi) mentre continua a crescere il numero di quanti si occupano del sito intranet di viaggio (attualmente sette responsabili viaggi) e dell’organizzazione di eventi e incentive (sei). La comunicazione con i dipendenti resta un contenuto importante della funzione (compete a otto degli intervistati).
Il controllo delle spese di viaggio
Per quanto riguarda poi la macro-area relativa al controllo delle spese di travel, tutti i responsabili viaggi interpellati hanno tra le proprie mansioni la supervisione dell’agenzia partner, nonché la creazione e modifica della travel policy: una responsabilità, quest’ultima, che è però frequentemente condivisa con le Human Resources. Non è raro che i contenuti o le modifiche della policy vengano definiti da chi gestisce il travel, in sintonia con la Direzione HR che provvede poi a emanare ufficialmente la procedura. In uno dei casi esaminati (Palermo di Antonveneta) quella della travel policy è un’area affidata recentemente e testimonia anche il passaggio da un ruolo più operativo a una valenza più strategica.
Le note spese
Molto raro, invece, l’affidamento al responsabile viaggi del totale controllo delle note spese, generalmente di competenza dell’Amministrazione o delle Hr. Solo in Tav esso rientra tra i compiti del travel management: «Ci siamo resi conto – racconta Stefano Simonelli – che era meglio accentrare presso di noi questa responsabilità per evitare duplicazioni di attività con altre aree e ridurre i costi interni. Noi dovevamo comunque lavorare sulle note spese per verificare alcuni importi ed elaborare statistiche e report. A quel punto tanto valeva contabilizzarle direttamente. Con l’aiuto dei colleghi dell’It abbiamo quindi elaborato una procedura informatica che ci consente di contabilizzare i dati delle note spese in un apposito file che viene poi importato dai sistemi amministrativi e del personale per quanto di loro competenza (ad esempio gli addebiti/rimborsi da inserire in busta paga). Oggi il punto di riferimento per tutte le problematiche del personale viaggiante è il Centro Missioni: anche la verifica della compatibilità dei rimborsi richiesti con la normativa fiscale vigente viene effettuata da noi».
Focus sui processi
L’automazione dei processi è sempre più al centro delle responsabilità della funzione di travel management – e non solo nelle aziende con più elevati volumi di spese -. Rientra infatti tra le mansioni di otto degli intervistati riguardo alla fase pre-trip, mentre risulta tuttora meno frequente (quattro casi) relativamente all’ambito post-trip. «Quella dell’automazione dei processi di viaggio è una scelta in cui ho sempre creduto – spiega Alessandra Giavazzi – e che caldeggio da anni ma in Artemide bisognava attendere che i tempi fossero maturi. Oggi stiamo implementando un travel tool – con un forte mandato da parte dell’Amministratore Delegato – che gestirà l’intero workflow, dall’autorizzazione alla richiesta all’agenzia, alla rendicontazione. Per la scelta è stato creato un gruppo di lavoro che vede coinvolte, oltre a me, risorse dell’Amministrazione, del Personale e dell’It. Sarà poi mio compito anche svolgere adeguate azioni di formazione per supportare l’adozione del tool». «In Binda – aggiunge Claudia Guerra – stiamo attraversando una fase di grande cambiamento: non solo abbiamo rivisitato i processi di prenotazione, che a partire dal 26 febbraio vengono gestiti attraverso un <b, ma anche quelli di pagamento delle spese di viaggio grazie all’adozione di una carta di credito lodge. Per quest’ultimo progetto abbiamo dovuto confrontarci attivamente anche con i colleghi della Contabilità fornitori e del Controllo di gestione. Contestualmente all’introduzione di queste novità abbiamo provveduto all’aggiornamento e alla revisione della travel policy». Anche in Chiesi Farmaceutici è stato adottato un anno fa un software che viene utilizzato per le prenotazioni da tutte le segreterie. «Sono stato io a spingere sulla necessità di un tool – dichiara Carlo Bertolini – che è stato sviluppato in house in funzione delle nostre necessità. Una volta raccolte le informazioni secondo le modalità tradizionali, lo strumento supporta la trasmissione all’inplant di tutti i dettagli della trasferta, con le opzioni prescelte e i relativi costi. Ma soprattutto provvede all’invio automatico di tali informazioni ai diretti superiori dei viaggiatori che hanno quindi la possibilità di intervenire in tempo utile: si viene così a determinare un’autorizzazione implicita».
Consolidamento dei programmi di viaggio
Quanto al consolidamento dei programmi di viaggio a livello sovranazionale, esso compete alla metà degli intervistati. In qualche caso, però, si tratta più semplicemente del consolidamento di dati per la casa madre e della partecipazione a programmi globali. «È una responsabilità – dichiara ad esempio Luca Palermo di Antonveneta – che mi è stata affidata solo recentemente. Antonveneta, nell’ambito dell’integrazione con Abn Amro, procederà nella logica della convergenza nelle procedure e nel modus operandi; verranno così forniti servizi e dati nelle stesse modalità degli altri paesi europei. Stiamo per altro lavorando con Abn Amro all’impostazione di una gara europea invitando quindici agenzie, allo scopo di razionalizzare i fornitori ottenendo i migliori risultati».
Altre mansioni
Tra le altre mansioni affidate ai responsabili viaggi spicca il monitoraggio della soddisfazione dei viaggiatori che viene effettuato da nove degli intervistati, anche se in qualche caso viene svolto in modo informale e non strutturato. Frequenti comunque le survey, condotte sia direttamente sia tramite l’agenzia, talvolta con questionari online.
Sette degli interpellati, infine, si occupano anche della sicurezza dei viaggiatori. Le modalità, tuttavia, sono alquanto differenziate: si va dalla semplice segnalazione all’ufficio Security di eventuali dipendenti che si recano in aree “a rischio” al costante monitoraggio di tali passeggeri, fino alla pianificazione di un’unità di crisi – che si attiva automaticamente al bisogno – in collaborazione con l’agenzia partner.
Una funzione “trasversale”
Indipendentemente dalla collocazione nell’organigramma, la funzione di travel management appare decisamente “trasversale”, mostrando frequenti e ampie interrelazioni con altre aree aziendali, in particolare – come abbiamo visto – con il Personale per la redazione della travel policy, l’It per i sistemi, l’ufficio legale per la contrattualistica, l’Amministrazione per le fatture fornitori o le note spese. Ma non solo. Anche nel caso di nuovi progetti, può essere fondamentale avvalersi di altre competenze. «Attualmente stiamo lavorando – racconta a questo proposito Grazia Barberis di Lavazza – su un’ipotesi di importazione automatica del file del provider di carte di credito e sulla sua ripartizione per centro di costo: se il progetto proseguirà, è chiaro che dovrà esserci un interfaccia costante con l’Amministrazione, da un lato, e i Sistemi Informativi, dall’altro». Appare quindi importante creare all’interno dell’azienda, da parte del responsabile viaggi, una fitta rete di rapporti interpersonali.
Ci sono dei casi, poi, in cui le interrelazioni sono talmente continue da richiedere soluzioni diverse. «In Enel – spiega al riguardo Laura Gazzani – alcune competenze di altre funzioni sono state portate addirittura all’interno del travel. Ciò è avvenuto, ad esempio, per quanto riguarda l’It: oggi all’interno del mio staff vi è una persona dedicata che si occupa di tutte le problematiche informatiche e si interfaccia con la Direzione It del gruppo. Inoltre, una recente riorganizzazione interna ha portato il controllo amministrativo sulle spese di travel sotto la mia responsabilità: tre nostre risorse, coordinate da un quadro, hanno infatti il compito di verificare il file proveniente dal provider di carte di credito, compararlo con i dati del gestionale Sap, controllare la rispondenza alla policy e dare il benestare all’Amministrazione per il pagamento. In questo modo le spese relative alla biglietteria aerea, hotel e rent a car vengono verificate e autorizzate direttamente dal nostro ufficio, mentre il controllo delle altre voci resta di competenza dell’amministrazione del Personale».
Il confronto con l’estero
Qual è invece lo stato della funzione di travel management all’estero? Un quadro esauriente è offerto dall’ultima edizione della “Travel manager salary & attitude survey”, indagine promossa dal magazine americano Business Travel News che ha coinvolto 277 responsabili viaggi statunitensi inquadrati in azienda con le qualifiche più diverse (travel manager/supervisor, travel specialist/advisor/coordinator, meeting & conference manager, purchasing manager, transportation supervisor, travel vice president). I risultati evidenziano per il 2006 una retribuzione media totale (comprensiva di bonus e benefit) di 89.513 dollari – pari a circa 68mila euro al cambio attuale -, in crescita del 7,4% rispetto all’anno precedente. Anche qui è ampio il range delle aree funzionali di riferimento (gli intervistati potevano indicare più di una risposta, ndr.): prevale l’Amministrazione (39%), seguita dalla Finanza (33%), dal Purchasing (23%) e dalle Human Resources (13%). Interessante notare la forte crescita registrata dal “Strategic sourcing department”, cui riporta nel 2006 il 10% dei travel manager e che negli anni precedenti mostrava percentuali quasi inesistenti.
Quanto alle mansioni, l’indagine evidenzia una crescita delle responsabilità legate alle nuove tecnologie – soprattutto online booking (70%), sito intranet di viaggio (55%), software per il “tracking” dei viaggiatori (46%) – e alla logistica e gestione strategica degli eventi (rispettivamente 60 e 52%). Aree che – a detta degli intervistati – entreranno ancor di più tra le proprie competenze nei prossimi due anni.
Mission N. 2, maro 2007 – Testo di Sasa Carpaneda
