Un’analisi attenta e approfondita del mercato per individuare nuove aree di attività in campi ancora pressoché inesplorati e mettere completamente a frutto know how e competenze consolidate. Il tutto nell’area circoscritta – ma assai stimolante – del business travel. Si potrebbe riassumere così la mission della società Newsteca che, dopo aver imboccato con successo la strada di un’informazione di settore più obiettiva con la rivista “Mission” e aver avviato la “Business travel school” con corsi di formazione mirati, ha messo a punto – in partnership con la società di selezione del personale Arrow e la società di consulenza B2Consistent – il nuovo servizio BT & HR (Business Travel & Human Resources).
«Si tratta di un servizio – afferma Francesca Tommasi, amministratore unico di Newsteca – indirizzato sia alle aziende, che sempre di più puntano a organizzare e gestire le spese di viaggio con criteri di efficacia ed efficienza, sia alle agenzie di viaggio a vocazione business travel, sia ai fornitori di servizi (catene alberghiere, compagnie aeree, rent a car ecc.), che traggono dalla clientela corporate una parte rilevante del loro giro d’affari».
Prima di entrare nel dettaglio dei contenuti del servizio, vediamo i presupposti dell’analisi da cui è partita l’idea del nuovo progetto.
«Puntare sulla presenza delle persone giuste nei ruoli effettivamente necessari ed essenziali – afferma Valentino Digiuni – partner di Arrow per lo sviluppo organizzativo – è un bel passo in avanti verso i livelli di produttività e qualità che le aziende sono tenute a perseguire con sempre più alta determinazione in uno scenario di innovazione imprenditoriale.
Non è un problema da poco decidere quali nuovi ruoli organizzare e rendere operativi all’interno dell’azienda disponendo delle persone idonee e motivate a cui affidarli.
In particolare, sono tuttora frequenti nelle infrastrutture di servizio e staff delle aziende situazioni sedimentate nel tempo, caratterizzate da duplicazioni di attività, sovrapposizioni di responsabilità, mancanza di precisi riferimenti con conseguenti perdite di tempo, eccessiva manualità e presenza di lavori non più indispensabili, competenze professionali non all’altezza dei nuovi compiti o, peggio, spreco di preziose competenze disponibili.
«I margini di miglioramento – prosegue Digiuni – in termini di riduzione dei costi, aumento di produttività e qualità, di servizio sono in generale consistenti».
«Per quanto riguarda l’area del travel management – afferma Francesco Sottosanti, amministratore unico della società di consulenza 2BConsistent – le aziende hanno finalmente capito il valore strategico di una più razionale gestione dei costi di trasferta, che rappresentano una voce del conto economico consistente. La mancanza di governo dei processi e di risorse adeguatamente preparate a gestire la complessità che coinvolge trasversalmente più funzioni in azienda, impedisce di cogliere tutte le opportunità di miglioramento e risparmio, che pure sono in genere raggiungibili».
«Raramente le aziende – afferma Digiuni – ragionano sui costi della mancata qualità, ma laddove si è riusciti a calcolare l’impatto – in termini di mancata efficienza interna e disservizio al cliente – della non-qualità delle prestazioni del personale interno, i risultati, in termini di costi e mancati guadagni, sono stati sorprendenti. E’ quindi importante per le aziende – soprattutto nell’attuale congiuntura economica – prestare maggiore attenzione a quest’aspetto e riuscire a valutare meglio le competenze delle risorse impiegate. Senza dimenticare l’aspetto motivazionale».
«Ragionando sulle spese di travel – afferma Sottosanti – è ormai frequente parlare dei costi indiretti o occulti come area strategica per conseguire risparmi. Si tratta cioè di “mappare” il processo di travel management e individuare i tempi/costi di ogni singola operazione e intervenire, quindi, rivedendo le procedure e puntando all’automazione dei processi. E’ basilare agire non solo sui sistemi informatici e le procedure, ma anche sulle persone, stimolando l’accrescimento professionale e agendo sulle leve motivazionali».
Da queste considerazioni e dall’incontro fra le società Newsteca, Arrow e 2BConsistent è nata l’idea di creare il nuovo servizio “BT & HR” per dare alle aziende pronta risposta alle esigenze che emergono nell’area del business travel management: spendere di meno, lavorare meglio, elevare la qualità di servizio, disponendo di personale qualificato in grado di operare con esperienza e competenza.
Il servizio, con utilizzo di metodologie di lavoro originali ed efficaci, si articola in quattro fasi:
- assessment dei processi con determinazione dei profili e delle competenze;
- ricerca del personale;
- selezione e assessment dei candidati (determinazione dei gap di competenze);
- coaching e formazione.
Vediamo più da vicino i diversi contenuti:
Assessment dei processi
Nelle aziende italiane la gestione del business travel è spesso frazionata nelle funzioni più diverse e coinvolge di norma più persone a livello decisionale ed operativo. Anche laddove esiste una figura di riferimento (travel manager), i compiti, le responsabilità e le competenze che devono essere espresse all’interno della struttura, sono spesso frutto di adattamenti più che di una valutazione ragionata.
Il primo step per il miglioramento dell’organizzazione e della produttività è un’analisi attenta ed una revisione del workflow delle varie attività, cui segue la corretta definizione del contenuto e delle relative competenze richieste alle persone che sono necessarie all’interno della struttura.
Si rendono disponibili, a questo punto, tutti gli elementi necessari per individuare le persone più idonee (sia all’interno che all’esterno) e quindi procedere all’assegnazione dei ruoli configurati.
Al momento “BT & HR” ha individuato otto ruoli chiave: quattro sul fronte dell’azienda ( travel manager, travel arranger, meeting planner e fleet manager) e quattro sul fronte delle agenzie di viaggio e dei fornitori di servizi (account manager, btc operator, operatore di agenzia e sales di agenzia, compagnia aerea, catena alberghiera o società di rent a car).
Per ogni ruolo “BT & HR” ha elaborato un documento descrittivo di riferimento con evidenziazione delle competenze professionali e comportamentali richieste e loro grado di intensità (grading).
Ricerca del personale
Dopo aver verificato di non avere potenziali candidature interne, l’azienda deve ricorrere all’esterno.
Il servizio “BT & HR” assicura un’elevata rapidità di risultato attraverso la pubblicazione di inserzioni sulla rivista “Mission” e sui siti Mission, Arrow e 2BConsistent; parallelamente vengono utilizzate banche dati specializzate.
La pubblicazione della ricerca della figura professionale necessaria sulla rivista “Mission” garantisce la lettura da parte di 9.500 manager del settore (tiratura certificata da Csst).
Questa fase, così come la successiva di selezione e assessment, è svolta a cura dei professionisti di Arrow, società di consulenza che opera con successo da più di 15 anni nella soluzione di problemi inerenti alla ricerca, gestione e sviluppo del personale e che si avvale anche del supporto internazionale del network “Aravati”.
Selezione e assessment
La fase di selezione prevede: un pre-screenig delle candidature, l’assessment delle candidature di 1° livello, la determinazione del “grading” delle competenze necessarie alla posizione professionale ricercata, la rilevazione di eventuali gap di competenze rispetto al candidato ideale, la presentazione al cliente delle top candidature e la proposta di un eventuale piano di coaching e formazione.
Coaching e Formazione
A completamento del servizio, “BT & HR” offre l’opportunità di affiancare il candidato con un’attività di coaching e corsi di formazione, sia indirizzati a migliorare le competenze comportamentali sia a rafforzare e allargare le competenze professionali.
La gamma delle proposte formative prevede corsi in aula, corsi in-house e stage tecnici di breve periodo.
I partner
Arrow – via Lupetta, 2 – 20123 Milano – tel 02/8051254 – fax 02/8051329 – www.arrowconsulting.it
2Bconsistent – via C.Ceresa 7/a – 24128 Bergamo – tel.335/6985196 – www.2bconsistent.it – marketing@2bconsistent.it
Newsteca – via Poerio 43 – 20124 Milano – tel. 02/20241122 – fax 02/20241096 – www.missionline.it
– eventi@newsteca.it
Mission N. 5 – giugno/luglio 2005 – autore: Arianna De Nittis
