HR e business travel vanno d’accordo al punto che dovrebbero essere le risorse umane a prendere le decisioni sui viaggi d’affari?
Del resto questi ultimi sono una questione importante per i dipendenti. Già, perché un viaggio da sogno può ispirare fedeltà mentre un calendario lavorativo pieno di voli con gli occhi rossi potrebbe mandare via i talenti.
Ma le aziende possono ribaltare la situazione lasciando che siano le risorse umane a guidare i loro programmi di viaggio. Il risultato? Viaggiatori più felici e produttivi che si sentono apprezzati dal loro datore di lavoro.
Secondo un rapporto del 2023 della Global Business Travel Association, il 79% dei viaggiatori d’affari afferma che le trasferte influiscono direttamente sulla loro soddisfazione lavorativa e sulla dedizione all’azienda. Pertanto, al fine di fidelizzare le risorse umane, le aziende “intelligenti” stanno migliorando le politiche di viaggio per entusiasmare piuttosto che alienare i dipendenti.
Dal momento che attrarre e trattenere i talenti rientra direttamente nelle competenze delle risorse umane, è pertanto logico che HR e business travel vadano di pari passo.
HR e business travel, l’importante è personalizzare il viaggio
«Le risorse umane possiedono la cultura aziendale e le politiche e pensano al benessere dei dipendenti. Quindi sono in una posizione unica per affrontare i punti critici del programma di viaggio», afferma Bonnie Smith, direttore generale della società di consnulenza Fcm.
«Con il monitoraggio di ciò che motiva i dipendenti, gli HR manager possono capire a fondo i motivi di insoddisfazione di dipendenti in viaggio e migliorare la travel policy».
In molte aziende la tendenza è di puntare sulla personalizzazione dei viaggi di lavoro per soddisfare una vasta gamma di esigenze.
Del resto benessere e sostenibilità sono ora le priorità anche dei responsabili delle risorse umane. «I dipendenti più giovani vogliono essere sicuri che esistano opzioni di viaggio ecocompatibili. Al tempo stesso vogliono che la loro salute e la loro sicurezza siano al centro nelle priorità aziendali continua Bonnie Smith». E siccome le risorse umane guidano la “coscienza aziendale”, chi meglio dell’HR manager è più indicato guidare queste iniziative?
(Scopri il rapporto Gbta sul business travel in Europa)
Il caso delle competenze nella gestione dei viaggi
«Sebbene le risorse umane svolgano un ruolo chiave, occorrono comunque travel managerche gestiscano le operazioni dietro le quinte». Così aggiunge Bonnie Smith, sottolineando che la strategia e le responsabilità di gestione del rischio richiedono un focus specializzato.
«Destreggiarsi tra la scelta dei fornitori, gestire i sistemi di tracciamento, rispondere alle crisi: tutto ciò richiede capacità che vanno oltre la maggior parte dei team HR». Ogni responsabile risorse umane sa che un dipendente che parte sereno è anche un collaboratore più produttivo. «I dipendenti ansiosi e preoccupati raramente realizzano viaggi di lavoro efficienti».
Grazie alla loro visione d’insieme del benessere dei dipendenti, le risorse umane hanno una visione unica delle vulnerabilità e delle lacune nella fiducia nei viaggi. Tuttavia, i team di gestione del business travel vantano anni di esperienza nel costante perfezionamento delle politiche e della comunicazione in caso di crisi in mezzo ai rischi globali in continua evoluzione. Quando si verifica una crisi, dispongono di capacità di risposta rapide per risolvere la situazione e per riportare a casa in maniera sicura i business traveler.
Il meglio dei due mondi
Piuttosto che sovraccaricare i leader delle risorse umane che già ricoprono molteplici ruoli, l’integrazione collaborativa sembra la formula vincente. Le risorse umane si occupano delle esigenze dei dipendenti sottolineando eventuali punti critici. Il travel manager apporta un know-how diverso, legato più al viaggio in sé.
Troppo spesso, le trasferte di lavoro non ricevono la giusta attenzione a causa della mancanza di comunicazione in azienda. Le risorse umane gestiscono le politiche, la finanza gestisce il budget, l’ufficio legale si occupa dei rischi. Questo sistema a compartimenti stagni è danneggia sia i viaggiatori sia le aziende.
«L’ottimizzazione dei viaggi d’affari dipende dalla collaborazione integrata tra tutti questi soggetti» continua Bonnie Smith.
In quanto soggetti principali preposti alla “cura” dei dipendenti, le risorse umane svolgono ancora un ruolo fondamentale nel valutare il contenuto e i dettagli delle trasferte. dal canto loro, i travel manager forniscono indicazioni sull’evoluzione dei rischi, sulla selezione dei fornitori e sulle aspettative dei viaggiatori. E non solo questo.
Secondo Bonnie Smith «i manager (HR e travel) devono identificandre insieme problemi e opportunità. Questo porta un grande vantaggio per chi parte e per l’azienda stessa». Il risultato è che il traveler ha esperienze personalizzate guidate dall’empatia.
La chiave è combinare strategicamente la conoscenza privilegiata delle esigenze dei dipendenti da parte delle risorse umane con l’intelligenza e l’esperienza di una società di gestione dei viaggi. Ciò consente alle aziende di fornire esperienze di viaggio personalizzate.
HR e business travel: il tema delle esigenze di chi parte
Per questo motivo, HR e business travel sono strettamente correlati. Tutti i manager coinvolti devono tener presente alcuni parametri.
- Le preferenze personali rguardo catene alberghiere, scelta dei posti in aereo i in treno o esigenze alimentari.
- L’accessibilità, le eventuali disabilità, le esigenze religiose e particolari situazioni familiari.
- E poi: salute, sicurezza e benessere. Questo contempla controlli sanitari sulla destinazione da raggiungere e valutazioni del rischio della destinazione stessa.
«La magia sta nel fatto che le risorse umane e travel manager lavorano insieme sinergicamente. I primi come sostenitori dei dipendenti e i secondi come esperti operativi».
