La crisi finanziaria ha spinto diverse aziende ad effettuare importanti operazioni di taglio ai costi. Nell’ambito di tali programmi di risparmio, occupa un posto decisamente importante un’efficiente gestione dei viaggi aziendali e soprattutto della spesa per servizi alberghieri. Lo evidenzia con precisione il paper “Room for Savings: Optimizing Hotel Spend” redatto dal Centro Studi di Carson Wagonlit Travel. Lo studio mostra come ben il 59% dei travel manager intervistati ritenga che l’ottimizzazione della spesa alberghiera sia tra le priorità da portare a compimento nella revisione delle politiche di viaggio.
Spesso sottostimati dalle stesse società, i costi di hôtellerie pesano sul budget dei viaggi aziendali quasi quanto i trasferimenti aerei. La ricerca di Cwt mostra come le aziende arrivino aspendere fino al 46% del proprio budget totale di viaggio per i servizi alberghieri. Una percentuale destinata a sorprendere gli stessi travel manager, che hanno stimato, in media, un impatto del 28% della spesa alberghiera sul totale dei costi di viaggio. In tempi di tagli, ridurre le spese di hôtellerie appare dunque una scelta critica. Ma è davvero possibile farlo senza scontentare i viaggiatori? Secondo Cwt si tratta di un’operazione meno complessa del previsto. Il primo passo sta nel classificare i viaggiatori, ripartendoli in quattro categorie chiave: il “comfort seeker”, il “cliente esigente”, il “viaggiatore rilassato” e il viaggiatore pragmatico”. Una volta individuati i profili prevalenti all’interno dell’azienda, il travel manager potrà facilmente ideare una strategia di risparmio. Senza contare che, nella maggior parte dei casi, i viaggiatori sembrano dare priorità alla vicinanza dell’albergo al luogo in cui devono recarsi rispetto ad altri fattori, la categoria o la presenza di facilities.
Adottando le best practice nella gestione dei servizi alberghieri si possono raggiungere risparmi significativi. Lo studio di CWT ritiene che la riduzione della spesa alberghiera complessiva possa attestarsi al 21% ottimizzando quattro aeree fondamentali: la compliance, ovvero l’aumento dell’adesione alle policy aziendali, che induce i viaggiatori a selezionare gli alberghi scelti dal travel management center; la definizione di politiche di viaggio e di programmi alberghieri; la negoziazione con gli hotel e le catene alberghiere; il monitoraggio delle performance.
Una volta individuate le quattro aree, per procedere efficacemente alla riduzione della spesa, Cwt suggerisce di effettuare sette operazioni:
– consolidare i dati di cui si dispone;
– comprendere le esigenze dei viaggiatori;
– delineare con attenzione un’efficace strategia che permetta di individuare il gruppo di strutture al quale fare riferimento;
– ottimizzare l’hotel program;
– perfezionare la negoziazione;
– migliorare l’accesso al servizio di prenotazioni;
– monitorare efficacemente le performance.
Dopo aver delineato le caratteristiche dei viaggiatori presenti in azienda, il travel manager potrà procedere a perfezionare il pacchetto di alberghi di riferimento da inserire nell’hotel program. Nel fare ciò, dovrà in primo luogo esaminare con attenzione le statistiche sui viaggi effettuati in passato e individuare le strutture presso le quali vi è stato il maggior numero di soggiorni o la spesa più significativa. Cwt consiglia di prendere in considerazione soprattutto quelle presso le quali la spesa ha superato i 10mila dollari. In genere, infatti, è possibile ottenere sconti laddove i volumi sono piuttosto elevati. Concentrare la spesa su un ristretto numero di alberghi e imporre ai viaggiatori di scegliere all’interno di una ben lista ristretta può generare di per sé una significativa riduzione della spesa.
Ulteriori risparmi sono raggiungibili attraverso una revisione delle categorie alberghiere, ovvero differenziando a seconda del tipo di viaggio o di una determinata divisione aziendale. Cwt sottolinea, però, che è sempre consigliabile scegliere all’interno della lista dell’hotel program piuttosto che selezionare un albergo di categoria inferiore ma al di fuori di essa. Lo studio dimostra, infatti, che la selezione di hotel al di fuori dell’hotel program genera comunque delle diseconomie. Dove possibile, è inoltre consigliato effettuare le prenotazioni con un certo margine di anticipo.
Un compito fondamentale per il travel manager consiste nel perfezionare la negoziazione con le strutture più utilizzate. Può risultare estremamente vantaggioso, ad esempio, effettuare negoziazioni che comprendano tutte le variabili possibili, inclusa la spesa per amenity, che può arrivare a pesare fino al 33% sul costo totale del soggiorno. Per coprire anche le strutture caratterizzate da volumi ridotti è inoltre possibile stringere accordi a livello di catena. Da prendere in considerazione, infine, l’adozione di accordi di pricing dinamico: anziché fissare un prezzo standard con la struttura, il travel manager può negoziare alcuni sconti sulle tariffe Bar (best available rate) offerte dall’albergo.
L’efficacia dell’hotel program si raggiunge, inoltre, attraverso una semplificazione dell’accesso al servizio di prenotazioni. Un servizio chiaro, corredato da una directory che comprenda tutte le strutture preferenziali, alla quale è possibile accedere con facilità, può aiutare a raggiungere livelli di compliance più elevati. È inoltre importante informare adeguatamente i viaggiatori sulle policy aziendali ed eventualmente adottare delle misure nei confronti di coloro che non rispettano le regole.
È infine fondamentale procedere ciclicamente a un monitoraggio delle performance. Un’operazione che permette di verificare l’efficienza dell’hotel program e di correggere tempestivamente eventuali distorsioni. L’analisi, spiega Cwt, non va condotta esclusivamente sui fornitori preferenziali, ma osservando anche altri indicatori. Tutto ciò può essere ottenuto più facilmente avvalendosi dell’apporto di specialisti nel sourcing e nell’ottimizzazione dei programmi di hôtellerie.
La testimonianza delle aziende
Tra le aziende, c’è chi ha avvertito il bisogno di ridurre l’impatto della spesa alberghiera sul costo complessivo delle trasferte aziendali già da prima della crisi finanziaria. È il caso di Vodafone Italia che, come spiega, Grazia Maria Giordano, responsabile Acquisti Corporate Services Commercial & Services, ha cominciato a rivedere le spese per l’hôtellerie già a partire da due anni fa. «Nell’ambito delle
spese di viaggio, il rapporto aereo/albergo è di 1 a 3 o 1 a 4» spiega Giordano. Grazie alle misure di taglio alla spesa, oggi Vodafone si trova a beneficiare di una riduzione dei volumi del 30% circa. «Il cambiamento che abbiamo deciso di adottare è stato di tipo culturale» precisa Giordano, spiegando che la società ha in primo luogo incentivato la riduzione delle trasferte, prediligendo le conference call o fissando gli eventuali meeting in tarda mattinata, eliminando così l’esigenza del pernottamento. In quei casi in cui, invece, la trasferta è indispensabile, Vodafone si affida a un sistema di prenotazioni centralizzato. Questo sia per una questione di sicurezza, per sapere dove alloggiano i propri dipendenti, che per una ragione amministrativa, spiega Giordano. Il controllo sulle trasferte è totale e ai viaggiatori non viene concesso di scegliere strutture al di fuori dell’hotel program, che per Vodafone ha un’importanza fondamentale. Per questo motivo, è altamente strutturato e caratterizzato da due canali, uno dedicato alle trasferte locali e
uno per i viaggi internazionali. L’esigenza di ridurre la spesa per il soggiorno alberghiero si fa sentire soprattutto in quelle aziende nelle quali tale costo incide in misura considerevole sul totale delle spese di viaggio.
Simona Zeni, travel manager di Zurich Insurance, ci spiega che per la sua società tale costo si aggira tra il 60% e il 40% del totale delle spese di viaggio. «Per questo motivo – sottolinea Zeni – Zurich Insurance ha deciso di limitare al minimo le trasferte e di imporre ai viaggiatori regole più rigide nella scelta delle strutture o nella spesa. Anche in questo caso, quindi, è vietato scegliere strutture al di fuori dell’hotel program o, nell’eventualità in cui gli alberghi convenzionati non siano disponibili, effettuare una spesa superiore a un certo limite di prezzo. In termini di negoziazioni, inoltre, la nostra travel management company ha stipulato tariffe convenzionate con gli alberghi presso i quali i volumi sono più elevati, ovvero quelli situati nelle destinazioni più frequenti di Roma e Milano. Nelle altre località, vengono invece sfruttati accordi a livello di catena».
Testo di Carla Salice, Mission n. 3, maggio 2010
