In tempi di tagli, ridurre le spese di hôtellerierappresenta un’urgenza per le aziende, ancor più che in passato. Ma come raggiungere tale obiettivo? Nonostante siano disponibili sul webtariffe alberghiere decisamente convenienti, molti esperti sono convinti che la soluzione migliore per tenere sotto controllo questa voce di spesa sia ancora l’implementazione di un hotel programme ben strutturato ed efficace, che può arrivare a garantire risparmi fino al 20-30% sulle spese di viaggio e vantaggi concreti, quali la certezza della spesa grazie a tariffe concordate, la disponibilità di posti garantita anche in periodi di alta stagione o fieristici, facilities e servizi aggiuntivi inclusi nel prezzo.
Un’area poco presidiata
Ma oggi quanto sono presidiate le spese di viaggio all’interno delle imprese? «L’hôtellerie – spiega Dario Bongiovanni, presidente di T&E Consultancy, società di consulenza e organizzazione specializzata nei viaggi d’affari – è spesso considerata come “un’isola a parte” nel mondo dei viaggi d’affari: troppe aziende continuano a identificare il business travel solo con la biglietteria aerea. Conseguenza di tale approccio è un livello di controllo e presidio di questa voce di spesa molto basso. Sicuramente le condizioni di mercato non facilitano il governo di quest’area, in quanto, a differenza del comparto aereo, quello alberghiero ha tali e tante sfaccettature (strutture di proprietà, catene, consorzi, pluralità di canali distributivi, mancanza di tariffe di riferimento) da renderne oggettivamente complessa – e dunque onerosa – la comprensione e la conseguente gestione». «Oggi come in passato – sottolinea Ercolino Ranieri, amministratore delegato della travel management company Seneca – l’hôtellerie è un segmento dei servizi di business travel che presenta ancora ampi margini di miglioramento. Tale obiettivo però risulta difficile da raggiungere, e le ragioni sono diverse. Tra le principali, la frantumazione dell’offerta e la distribuzione “convulsa” delle tariffe».
Criteri di selezione delle strutture
Quali sono quindi i passi fondamentali per produrre un valido hotel programme? Si parte classificando i viaggiatori, ovvero ripartendoli in categorie, e individuando in base a ciò le location più strategiche. «Il travel manager infatti – sostiene Bongiovanni – dovrebbe poter essere in grado di “clusterizzare” le tipologie di trasferta e a ciascuna di esse assegnare un modello di pricing». Una volta individuati i profili prevalenti all’interno dell’azienda, il travel manager potrà ideare una strategia di risparmio. In genere, il principale criterio di selezione è la vicinanza dell’albergo al luogo di lavoro, ma anche la categoria dell’albergo (tre stelle, quattro ecc.) e la disponibilità di determinate facilities. Quindi si passa a esaminare con attenzione le statistiche sui viaggi effettuati in passato e a individuare le strutture presso le quali è avvenuto il maggior numero di soggiorni o la spesa più significativa. In genere, infatti, è possibile ottenere sconti laddove i volumi sono stati più elevati. Concentrare la spesa su un ristretto numero di alberghi, imponendo ai viaggiatori la scelta all’interno di un elenco contenuto, può generare di per sé una significativa riduzione della spesa. «Innanzitutto – dichiara Francesco Sottosanti, amministratore delegato di Traxall – ogni azienda deve verificare se è opportuno ed economico, per la propria tipologia di spesa alberghiera, definire un’unica strategia di acquisto. Appurato questo, il primo passo è quello di definire le destinazioni di traffico prevalenti, determinare le regole aziendali di spesa (per esempio: tipologia di hotel, servizi di minima, prezzi di massima per tipo di destinazione e tipo di trasferta) e analizzare il mercato dell’offerta in modo da incrociare le proprie necessità con quanto ogni destinazione è in grado di offrire. Prima, però, è indispensabile capire oggettivamente il proprio potenziale di acquisto nel tempo ed evitare di investire in ricerche laboriose e complesse per numeri di pernottamenti magari ragguardevoli per il proprio budget complessivo, ma irrisori per il mercato. Inoltre è importantissimo capire se e come la propria azienda è in grado di guidare la richiesta del suo viaggiatore, con che anticipo medio è in grado di prenotare e qual è, mediamente, il rischio di “no show”». «L’individuazione delle location è sicuramente un passaggio fondamentale nell’implementazione di un hotel programme, così come è importante conoscere il prodotto hotel, tenere conto del numero di room night e della distribuzione in termini temporali dei pernottamenti – afferma Ranieri -. Prima di qualsiasi implementazione, però, è importante definire quali sono gli obiettivi che si vogliono ottenere sia dal punto di vista economico sia qualitativo».
La negoziazione
Compiuta questa analisi preliminare, si passa alla negoziazione delle tariffe con le strutture più utilizzate, comprendendo tutte le variabili possibili, inclusa la spesa per amenity, che può arrivare a pesare fino al 33% sul costo totale del soggiorno. E anziché fissare un prezzo standard con la struttura alberghiera, si possono adottare accordi di pricing dinamico. «Una tmc ha sicuramente un’esperienza operativa e gestionale importante – dice Dario Bongiovanni – e può venire in aiuto all’azienda. Dal punto di vista della gestione della quotidianità, si configura come il braccio operativo che deve gestire al meglio il parco alberghi. Dal punto di vista gestionale, può invece fornire un supporto importante anche al tavolo negoziale con alberghi e catene, in quanto fornitore di un numero elevato di clienti, e a sua volta cliente di parecchi fornitori. È in ogni caso fondamentale che il rapporto rispetto all’utilizzo delle strutture (e delle tipologie tariffarie) sia chiaro e definito, e soprattutto rivolto all’utilizzo delle condizioni di pricing di volta in volta migliori all’atto della richiesta. Voglio ricordare che i contratti tra aziende e alberghi, catene alberghiere o consorzi, non sono soggetti al raggiungimento di target, se non per un numero di camere molto elevato». «Il potere negoziale – aggiunge Sottosanti – è determinato dai volumi di spesa, dalla capacità di raggiungere eventuali obiettivi concordati, dalla visibilità del proprio brand e, quanto meno nel mercato domestico, dalla capacità e frequenza di interloquire con il direttore del singolo albergo. Ricordiamoci, peraltro, che una tariffa corporate senza la garanzia della disponibilità reale a ogni necessità è solo una tariffa civetta!».
Rischi del fai da te
Costruire un efficace hotel programme è quindi una procedura complessa e articolata. I questo caso, dunque il “fai da te” potrebbe risultare troppo rischioso. Per questo la collaborazione da parte di una travel management company può risultare fondamentale per il conseguimento dell’obiettivo. Ma quali contributi dà nello specifico una tmc? «È opportuno – domanda Sottosanti -, ma soprattutto, è conveniente dedicarsi a un’attività che non è il nostro core business quando vi sono potenziali fornitori che si dedicano solo a quello? Non è piuttosto più conveniente trovare un meccanismo incentivante che faccia ottenere alla nostra azienda le migliori condizioni possibili quando si ha bisogno di un alloggio? A mio parere le aziende, specialmente in questo periodo di congiuntura negativa, dovrebbero concentrarsi sul migliorare efficacia ed efficienza del proprio core business utilizzando al meglio chi della loro necessità fa una professione».
Tariffe ai tempi del web
Molte aziende, però, nell’epoca di Internet, potrebbero essere allettate a fare da sole, affidandosi di volta in volta ai best price pubblicati dai vari portali web di prenotazione turistica, rinunciando alla stipula di tariffe negoziate.
Il ricorso alle tariffe dinamiche rappresenta una scelta, così come lo è la gestione dell’hôtellerie con tariffe negoziate – dichiara Ranieri -. Non è utile, a mio parere, immaginare un confronto: le ragioni per scegliere una modalità piuttosto che un’altra variano molto da azienda ad azienda. La mia esperienza, comunque, mi permette di affermare che le aziende tendono a riconfermare il modello con tariffe negoziate».
«Sicuramente – dice Dario Bongiovanni – i concetti di “best buy” sono sempre più all’ordine del giorno nel vocabolario operativo di domanda e offerta, e, apparentemente, sembrerebbero condurre al superamento della stipula di tariffe negoziate. È però altrettanto vero che gli hotel programme offrono all’azienda alcune tutele che viceversa, non possono essere garantite dal best buy (che non è ovviamente soggetto a trattativa). Ad esempio, in una negoziazione tra azienda e albergo non dovrebbero mai mancare clausole di last room availability, ovvero del riconoscimento della tariffa negoziata fino all’ultima camera disponibile, a prescindere dal periodo in cui viene effettuata la richiesta. Altrettanto importante è l’eventuale presenza di allotment di camere, laddove la tipologia di consumo ne giustifichi l’utilizzo». «Incrociando una scelta consapevole di destinazioni primarie, mirate a convenzioni dirette, con il rapporto continuativo e incentivato con un partner professionale di settore, come appunto è una travel management company, si ottengono i migliori risultati di “governo della richiesta” e “controllo della spesa” – aggiunge Francesco Sottosanti -. Affannarsi nella ricerca di tariffe sul web senza regole, senza garanzie e senza conoscenza diretta porta, in alcuni casi, a immaginare erroneamente di lavorare meglio di un professionista del settore». Con il rischio di amare sorprese, sia per il bilancio aziendale, sia per i viaggiatori in trasferta.
Hotel programme in 5 step
1 ANALISI – Definizione delle destinazioni di traffico prevalente; – divisione in categorie delle tipologie di trasferta (formazione, meeting interno, visita commerciale, ecc.); – calcolo del numero di notti annuo per destinazione e per tipologia di trasferta; – definizione delle regole aziendali di spesa (tipologia hotel, servizi di base, ecc.); – studio del modello comportamentale dei viaggiatori; – calcolo della percentuale di rischio in caso di “no show” (mancato utilizzo della camera).
2 COMPARAZIONE – Storico dei pernottamenti per destinazione; – media di costo storico per destinazione; – benchmark con altre aziende per destinazioni comuni.
3 OBIETTIVI – Migliore qualità nel servizio; – maggiore sicurezza; – ottimizzazione dei costi; – concentrazione del numero di strutture utilizzate.
4 NEGOZIAZIONE – Rapporto diretto con il fornitore e supporto della tmc; – inserimento nei contratti di clausole di last room availability; -se necessario, presenza di allotment di camere; – definizione di eventuali facilities incluse nella tariffa.
5 REPORTISTICA – Monitoraggio per verificare l’efficacia dell’hotel programme e individuare eventuali azioni migliorative.
Testo di Michele de Gennaro, Mission n. 3, maggio 2012
