Una volta erano i “vecchi” servizi generali. Poi, dopo un’impegnativa riorganizzazione interna che ha rivisitato i processi e allargato l’area di competenza, sono state trasformate in “facility”. Oggi Salvatore Casserà, 49 anni, security e facility manager di Henkel, ha la responsabilità di tutta una serie di servizi che vanno dalla manutenzione degli immobili all’organizzazione di mostre e manifestazioni, dal centro formazione e congressi alla mensa. Fino alla gestione dei viaggi aziendali e del parco auto. «Si tratta di una responsabilità a 360° – racconta Casserà, che è entrato nella multinazionale tedesca nel 1986 dopo una lunga e diversificata esperienza in una società specializzata in impianti di vigilanza a distanza e risponde al Direttore del Personale – perché rientra nei miei compiti anche la selezione dei fornitori e la contrattualistica. È come se avessi una doppia anima: da un lato, quella classica, tradizionale della mia funzione; dall’altro, quella, ovviamente per gli ambiti di mia competenza, dell’ufficio acquisti. Tanto che nei team internazionali di cui faccio parte i miei colleghi sono in genere i direttori acquisti degli altri Paesi».
Per quanto riguarda il business travel, in Henkel alcuni anni fa è stato avviato un progetto che prevede l’unificazione, a livello mondiale, della travel policy e degli accordi con i fornitori di servizi (agenzia di viaggio, in primis, ma anche vettori, alberghi, autonoleggi, carte di credito). «Molti degli obiettivi del progetto – spiega Casserà – sono già stati raggiunti: oggi Henkel ha infatti una policy globale (che prevede l’utilizzo dei fornitori preferenziali e la richiesta della business class solo per i voli con durata superiore alle quattro ore), un’unica agenzia di viaggio a livello worldwide (Cwt) e diversi accordi quadro con le linee aeree. Stiamo ancora lavorando invece per quanto riguarda le catene alberghiere. E nel frattempo stiamo anche migrando verso un sistema di self booking: il tool – chiamato Gate (si tratta del programma di Kds personalizzato per Henkel, ndr.) – è già stato implementato in Francia, Spagna e Germania e verrà adottato anche in Italiaentro l’anno». Ma quali sono i riscontri che vengono dall’estero? «L’esperienza è estremamente positiva continua Casserà – anche se Gate ha dovuto inizialmente fare i conti con forti resistenze interne. Oggi però il tasso di adozione ha raggiunto livelli interessanti (in Francia, per esempio, è vicino al 70%). E grazie al self booking Henkel ha ottenuto una maggiore conformità alla travel policy, una riduzione dei costi di management fee dell’agenzia e un potere contrattuale ancora più forte nei confronti dei fornitori. Perché se consente di rendere immediatamente visibile un accordo con tariffa corporate appena siglato, permette anche di eliminare in pochi minuti dal sistema un supplier non più ritenuto preferenziale». L’implementazione del tool in Italia avverrà probabilmente in due fasi: inizialmente avranno accesso al sistema solo i frequent traveller e le 7/8 segretarie di direzione che già oggi raccolgono le richieste dei viaggiatori e le trasferiscono all’agenzia. Solo in un momento successivo, l’utilizzo dello strumento verrà allargato a tutta la popolazione viaggiante. «E nel giro di un anno – afferma Casserà – conto di avere almeno il 50% del personale che opera da solo». Gate punta a responsabilizzare il viaggiatore: se infatti la richiesta effettuata è conforme alla travel policy, non è necessaria alcuna autorizzazione; qualora invece esuli dalla politica aziendale, il sistema invia in automatico una mail allo stesso Casserà, che può valutare se accoglierla o no. Nessuna riconciliazione automatica è prevista invece per le note spese, che continueranno ad essere controllate manualmente dalle funzioni Personale e Amministrazione. «Bisogna però tenere presente che la problematica delle note spese è limitata perché gli importi che vi transitano sono pochi. Biglietteria aerea e alberghi vengono infatti fatturati a Henkel direttamente dall’agenzia. E a partire dallo scorso novembre abbiamo cominciato a dotare il personale viaggiante di carte di credito corporate appoggiate su conto corrente personale».
Le nostre schede
Azienda: Henkel Spa
Sedi in Italia e all’estero: Milano (sede principale), Lomazzo, Zingonia, Caleppio di Settala, Casarile, Parma e Ferentino. All’estero presente in 75 paesi.
Riferimento in azienda: Salvatore Casserà
Per contattarlo: tel. 02/357921 – fax 02/33219781
Inquadramento nell’organigramma: Security and Facility Manager. Risponde al Direttore del Personale.
Agenzia: Carlson Wagonlit Travel
Tipo di contratto: management fee
Inplant e stp: no
Spese trasferte 2003: circa 2 milioni di euro tra biglietteria aerea (90% del totale) e ferroviaria, alberghi e autonoleggi
Numero biglietti aerei 2003: circa 3300
Tecnologie a supporto: prossima adozione del self booking Gate (Kds), già implementato in altri paesi europei
Carte di credito utilizzate: Visa
