Nel complesso e in continua evoluzione mondo dei viaggi d’affari, il ruolo del travel manager svolge un’importante funzione nell’assicurare che i viaggi aziendali siano pianificati ed eseguiti con efficienza, economicità e convenienza. Tra le molteplici responsabilità del travel manager, una delle sfide più significative è rappresentata dal sourcing alberghiero, un aspetto cruciale per garantire un soggiorno confortevole ed efficiente ai dipendenti o ai partecipanti agli eventi aziendali. Tuttavia, questo compito non è privo di difficoltà.
Il sourcing alberghiero implica una serie di decisioni complesse, che possono influenzare direttamente il successo dei viaggi aziendali. Le difficoltà legate a questo processo sono molteplici. Innanzitutto, il travel manager deve navigare tra una vasta gamma di opzioni, spesso in diverse destinazioni geografiche, e deve farlo nel rispetto di budget ristretti. Inoltre, deve tener conto delle preferenze personali dei viaggiatori, garantire che gli standard di comfort e servizio siano rispettati e valutare attentamente i fattori che possono influire sulla produttività durante il soggiorno.
In questo articolo, esamineremo in dettaglio le sfide specifiche del sourcing alberghiero e forniremo suggerimenti su come i travel manager possono affrontarle in modo efficace per garantire il successo dei viaggi aziendali e il benessere dei partecipanti. Sarà fondamentale riconoscere che, in un contesto in cui la scelta dell’alloggio è cruciale, il ruolo del travel manager è in costante evoluzione e richiede un approccio strategico e informato.
1. Posizione e Accessibilità
La posizione di un hotel è un aspetto fondamentale da considerare prima di intraprendere il sourcing alberghiero. La vicinanza a punti di interesse, fiere commerciali, aeroporti e centri di trasporto pubblico può fare la differenza tra un soggiorno efficiente e uno complicato. E’ necessario attentamente la posizione delle strutture alberghiere in relazione ai luoghi chiave in cui saranno coinvolti i dipendenti o clienti.
Inoltre, assicurarsi che l’hotel sia facilmente accessibile da strade principali o autostrade, in modo da agevolare gli spostamenti. L’accessibilità è un aspetto critico, che influisce sulla logistica e sui costi dei viaggi d’affari. La scelta di una posizione strategica migliorerà l’efficienza e ridurrà i tempi morti.
2. Recensioni e reputazione dell’hotel
Le recensioni online sono una risorsa molto importante quando si tratta di valutare un hotel. Prima di confermare qualsiasi prenotazione, è buona regola leggere attentamente le recensioni degli ospiti precedenti. I siti web specializzati, come TripAdvisor o Booking.com, offrono una vasta raccolta di opinioni da parte di viaggiatori reali.
Esaminare la reputazione dell’hotel, valutando fattori come la pulizia, il servizio clienti, la qualità delle strutture e la soddisfazione generale degli ospiti è fondamentale. Una buona reputazione è un indicatore affidabile della qualità dell’alloggio e del servizio offerto. Spesso le recensioni negative possono essere indicatori di problemi reali, quindi è necessario prestare particolare attenzione a eventuali segnalazioni ricorrenti.
3. Tariffe e politiche di cancellazione
Il budget è un fattore chiave quando si selezionano hotel per un sourcing alberghiero. Si parte sempre da una verifica attent delle tariffe offerte dall’hotel e se ci sono tariffe speciali per gruppi o prenotazioni prolungate. Altro passaggio indispensabile è assicurarsi di comprendere appieno le politiche di cancellazione dell’hotel, poiché possono variare notevolmente da un’istituzione all’altra.
Last but not least, è cosa buona e giusta cercare l’opportunità di contrattazione con l’hotel. Alcune strutture possono essere disposte a offrire tariffe scontate o pacchetti speciali per attirare un accordo di lungo periodo. Va da sé che una negoziazione efficace può portare a notevoli risparmi.
4. Servizi e Attrezzature
Valutare i servizi e le attrezzature fornite dall’hotel è cruciale per soddisfare le esigenze dei dipendenti o clienti. Si parte da queste domande:
- La struttura fornisce servizi di ristorazione o sale conferenze?
- Le camere sono sufficientemente spaziose e hanno arredi adeguati?
- Offre servizi di lavanderia o pulizia a secco?
- C’è connessione Wi-Fi gratuita e di alta qualità?
- Dispone di servizi per persone con disabilità?
La risposta a queste domande dipenderà dalle esigenze specifiche del proprio business e realtivi stakeholder. Questo è l’ABC dei servizi necessari per garantire un soggiorno confortevole ed efficiente.
5. Standard di Sicurezza e Salute
La sicurezza e la salute dei propri viaggiatori sono una priorità assoluta quando si tratta di sourcing alberghiero. Per verificare che l’hotel abbia standard adeguati per la sicurezza e la salute degli ospiti è fondamentale che prevedano:
- Sicurezza delle camere e degli accessi
- Protocolli di pulizia e sanificazione
- Misure anti-incendio
- Pronto soccorso e personale medico disponibile
- Procedure di evacuazione e sicurezza durante eventi straordinari
5 più una: Sostenibilità
Quando si seleziona una struttura alberghiera, non va sottovalutata la sua politica ambientale e le iniziative per la sostenibilità. Alcuni hotel offrono programmi di riciclaggio, riduzione dei rifiuti e risparmio energetico. Optare per hotel con una forte consapevolezza ambientale non solo dimostrerà l’impegno della propria azienda per la sostenibilità, ma potrebbe anche ridurre i costi a lungo termine attraverso l’efficienza energetica e la riduzione degli sprechi. La scelta di strutture alberghiere sostenibili è un passo positivo verso un futuro più verde e responsabile.
Travel manager: un ruolo determinante
Tiriamo le somme? Il ruolo del travel manager è in costante evoluzione, richiede una preparazione approfondita e un costante aggiornamento. Questa figura deve dimostrare una comprensione precisa delle mutevoli condizioni di mercato, dei fattori interni che influenzano i viaggi aziendali e delle esigenze specifiche dei diversi segmenti. Il sourcing alberghiero rappresenta una delle sfide più critiche in questo contesto, perchè richiede una valutazione accurata e una selezione oculata delle strutture alberghiere. Solo attraverso una preparazione adeguata e la capacità di adattarsi ai cambiamenti nel settore, i travel manager possono garantire viaggi aziendali di successo, ottimizzando al massimo il comfort e l’efficienza dei partecipanti.
-> In tema di Travel management, sono stati da poco premiati a EMA 2023 alcuni dei migliori travel manager e fornitori di servizi nel settore a livello Europa
