Trentacinque società, 55mila dipendenti, 10mila viaggiatori, 140mila biglietti aerei e ferroviari, 34 milioni di spese di viaggio. Sono questi i numeri – decisamente “impegnativi” – che caratterizzano il Gruppo Enel. Travel manager del colosso elettrico è Laura Gazzani, una lunga esperienza dall’altra parte della barricata, in agenzia (Sestante), in qualità di responsabile vendite Italia per il bt. Poi, nel 2004, l’ingresso in Enel dove coordina un ufficio – posizionato all’interno della Direzione Acquisti e Servizi – composto da 5 persone, oltre ad altrettanti referenti in alcune delle più importanti società del gruppo. «Il nostro ufficio – spiega Gazzani – gestisce tutte le problematiche del business travel all’interno della galassia Enel, compresa la definizione della policy e la stipula degli accordi con i fornitori, in collaborazione con le altre funzioni aziendali (soprattutto personale e acquisti). Ma svolge anche una costante attività di ascolto di tutte le nuove esigenze di viaggio che si presentano nelle unità di business dell’azienda. L’obiettivo è quello di garantire un buon livello di comfort a tutto il personale, esercitando nel contempo un rigoroso controllo sui costi».
Proprio la volontà di un controllo più completo su tutti i processi inerenti alla trasferta ha portato recentissimamente (fine marzo) all’implementazione all’interno del gruppo del modulo Travel di Sap. L’automazione dei processi legati ai viaggi, del resto, non è una novità per il gruppo Enel. «Già dal 2001 – racconta Giovanni Soldatich, responsabile dei progetti di automazione del business travel in Enel – il nostro personale si serve di un sistema informatico, accessibile dalla rete intranet, che consente di gestire alcune fasi del ciclo dei viaggi d’affari: da quella autorizzativa all’invio della richiesta di trasferta all’agenzia, dalle comunicazioni azienda/agenzia fino alla reportistica. Il sistema lasciava però scoperto un punto nodale: la gestione delle note spese. Sostituendolo con Sap Travel abbiamo “chiuso il cerchio”: il tool si integra infatti con i moduli di gestione delle presenze e dei rimborsi spese al dipendente. In questo modo il viaggiatore trova già in automatico nella sua nota tutte le spese di viaggio pagate dall’azienda. Il che, da un lato, facilita il dipendente nella compilazione; dall’altro, consente all’azienda il recupero fiscale di queste spese e la facile identificazione di coloro che non passano tramite l’agenzia, contravvenendo la policy.
«Il progetto Sap Travel – continua Soldatich – è partito circa due anni fa e il tool doveva essere operativo già lo scorso anno. Poi la crisi della nostra vecchia agenzia (Sestante, ndr.), la scelta del nuovo partner (Cisalpina, ndr.) e alcune problematiche tecniche hanno fatto slittare i tempi. Strada facendo abbiamo anche deciso di rinunciare, almeno per il momento, all’opzione self booking demandando la prenotazione vera e propria all’agenzia. Sia per le difficoltà nella gestione delle trasferte più complesse sia perché il mondo dell’hôtellerie – che rappresenta una parte consistente della nostra spesa – è ancora molto lontano dai gds. Se il precedente sistema informatico veniva utilizzato dall’80% dei viaggiatori, con Sap Travel puntiamo a un tasso di adozione del 100% entro sei mesi».
Un aspetto essenziale – in una realtà delle dimensioni e della complessità di Enel – è la comunicazione. «Da anni – sottolinea Gazzani – abbiamo creato una stretta rete di comunicazione tra il travel management e i viaggiatori, grazie a diversi supporti: dalla intranet aziendale che ha una specifica sezione dedicata alle trasferte a una web tv che offre programmi legati al bt. E i risultati sono ottimi: basti pensare che la primavera scorsa siamo stati in grado di cambiare agenzia di viaggio in meno di una settimana senza alcun problema». L’agenzia – che è stata selezionata mediante una gara – eroga il servizio attraverso due explant, a Roma e Torino. «Abbiamo anche posizionato – aggiunge Gazzani – qualche stampante satellitare dove l’operatore non era presente con agenzie proprie. Ma cerchiamo di utilizzare ove possibile i documenti elettronici, che ci consentono sia di risolvere le richieste urgenti sia di risparmiare nei costi di consegna, che in un’azienda come la nostra sono molto alti».
Le nostre schede
Azienda : Enel Spa
Sedi in Italia: quartier generale a Roma, sedi su tutto il territorio nazionale.
Riferimento in azienda: Laura Gazzani
Per contattarla: tel. 06/83051 – fax 06/83057494
Inquadramento nell’organigramma: Responsabile del Travel Management all’interno della Direzione Acquisti e Servizi
Agenzia: Cisalpina
Tipo di contratto: transaction fee
Inplant: no
Stp: dieci, posizionate nelle sedi più importanti
Spese trasferte 2004: circa 34 milioni di euro tra biglietteria aerea (circa il 35% del totale) e ferroviaria, alberghi e autonoleggi
Numero biglietti aerei e ferroviari: circa 140mila
Tecnologie a supporto: Sap Travel
Carte di credito utilizzate: Bta di American Express per la biglietteria aerea; nel 2005 prevista l’implementazione di Ebta (Enhanced business travel account) di Amex per altri servizi
Sasa Carpaneda (Numero 4, maggio 2005)
