Che il ruolo sia complesso lo si capisce dal biglietto da visita: “Responsabile Ufficio Organici, Costo del Lavoro, Sistema Informativo Personale”. Se a questo si aggiunge che l’azienda si chiama Banca Intesa – una realtà che da sola, escludendo cioè le società controllate e collegate, conta ben oltre 30mila dipendenti distribuiti tra i vari uffici di Milano e più di 2000 filiali in tutt’Italia – il compito diventa ancora più impegnativo. Ma Giacomo Verso, 41 anni, è avvezzo a questo tipo di problematiche: entra nel Gruppo Intesa nel dicembre 2001, dopo un’esperienza di oltre 15 anni nel mondo della grande distribuzione (Gruppo Rinascente) dove ricopre diverse posizioni di responsabilità all’interno della direzione Risorse Umane sia di corporate che nelle divisioni che compongono il Gruppo. L’ingresso di Verso in Banca Intesa coincide con un periodo delicato del gruppo bancario: la fusione operata tra Cariplo, Comit e Bav – solo per citare i tre partner maggiori – porta infatti con sé non pochi problemi di integrazione a livello di Risorse Umane. E i compiti affidati a Verso possono essere quindi sintetizzati in due obiettivi di grande respiro: da un lato, favorire lo sviluppo di un unico sistema di amministrazione del personale, dall’altro avviare la realizzazione di un sistema gestionale integrato, sempre nell’ambito delle Risorse Umane, che consenta di far funzionare come un unicum realtà con origini, storia e culture molto differenti. Il tutto tenendo sotto controllo la variabile del costo del lavoro, che per una società di queste dimensioni e in una fase come l’attuale è un fatto di grande rilevanza. La riorganizzazione del travel A Verso è delegato anche il compito di portare avanti la riorganizzazione dei processi di travel, già avviata a fine 2001 con la stipula di un accordo quadro con Carlson Wagonlit Travel per la gestione accentrata delle trasferte (restano fuori solo alcune realtà locali). Il primo passo è l’automazione nel giugno scorso del processo di rendicontazione delle spese. «Ogni dipendente – spiega Verso – prepara la nota spese online tramite una apposita procedura sull’intranet aziendale e la invia sempre in formato elettronico al suo responsabile; questi la controlla e la approva, mandandola poi avanti in automatico per il rimborso nel cedolino paga. Il software utilizzato è stato realizzato dalla società di informatica del nostro gruppo: questo ha consentito di creare un legame diretto sia con l’anagrafica del personale – perché è il sistema stesso che indirizza automaticamente la richiesta verso il diretto responsabile oppure, in caso di assenza di quest’ultimo, passa al livello superiore o consente di scegliere un’altra alternativa – sia con le procedure di paga». I prossimi passi Siamo oggi alla seconda puntata di questa rivoluzione informatica. Dopo la razionalizzazione dell’area post-trip, Banca Intesa si propone nei prossimi mesi di automatizzare anche la fase iniziale del ciclo dei viaggi d’affari, quella che va dalla richiesta di autorizzazione alla trasferta all’invio delle specifiche per la prenotazione all’agenzia. Il programma è già in fase di test attraverso la sperimentazione – iniziata il 1° dicembre – presso una società del gruppo, Intesa Sistemi e Servizi. Il nuovo sistema prevede che la richiesta di viaggio – compilata online dal dipendente in tutti i campi obbligatori (altrimenti viene bloccata) – venga inviata automaticamente al diretto superiore per l’autorizzazione e quindi passi direttamente all’agenzia che, sulla base della travel policy aziendale, provvede alle prenotazioni e invia per email una conferma che diventa eticket e voucher per l’albergo. «Grazie a questo sistema – continua Verso – elimineremo già a monte tutte le richieste non complete, evitando continui rimpalli tra azienda e agenzia e riducendo in maniera significativa i tempi morti di comunicazione tra dipendente, capo e agenzia. La verifica della conformità alla policy spetta invece all’agenzia: abbiamo infatti preferito il controllo intelligente dell’operatore per evitare che l’automatismo si trasformi in una perdita di tempo per la presenza di eccessive anomalie». I risultati Ma quali sono i riscontri ottenuti, e quelli attesi, dall’automatizzazione? «Il primo intervento (quello legato alle note spese, ndr) – risponde Verso – ha portato grandi benefici in termini di efficienza. Basti pensare che il personale dedicato al controllo delle note spese è stato ridotto quasi del 50%, pur migliorando di molto la qualità del servizio reso. La seconda fase, viceversa, avrà un impatto minore dal punto di vista delle risorse impiegate, perché avremo certo un aumento di efficienza, ma più parcellizzato; ci aspettiamo invece un notevole miglioramento in termini di efficacia e di risultato, e conseguentemente un aumento del livello di servizio ai colleghi con un obiettivo medio di 32 massimo 48 ore dalla richiesta di viaggio all’eticket, rispetto alle 72 prima previste». La terza puntata, intanto, è nell’aria. Per completare l’automazione dei processi di travel, infatti, a Banca Intesa manca solo uno step: informatizzare anche la consuntivazione amministrativa, passando dall’attuale sistema di controllo ancora “solo parzialmente informatizzato” a quello in cui l’operatore dovrà fare esclusivamente la verifica del “disabbinato”, ossia degli ordini e delle fatture non coerenti. E così si chiude il giro. Giacomo verso: la scheda
- Azienda:Banca Intesa
- Presenza in Italia e all’estero: sede a Milano, più di 2000 filiali sul territorio nazionale e 10 filiali estere
- Riferimento in azienda: Giacomo Verso
- Per contattarlo: tel. 02/85941 – fax 02/85947064
- Inquadramento nell’organigramma: Responsabile ufficio Organici, Costo del Lavoro, Sistema Informativo Personale
- Agenzia: Carlson Wagonlit Travel
- Tipo di contratto: Formula mista
- Inplant e stp: No
- Spese viaggio 2002: Circa 10 milioni di euro, di cui circa il 50% in biglietteria aerea e ferroviaria
- Tecnologie a supporto: tool per la rendicontazione delle note spese; a brevissimo anche per l’autorizzazione alla trasferta e la richiesta di prenotazione all’agenzia
- Carte di credito utilizzate: limitato numero di carte di credito corporate
