Disporre di informazioni dettagliate e aggiornate sulle spese di viaggio è un’esigenza sempre più sentita dalla maggior parte delle imprese europee. La recente indagine “Insight on corporate travel”, realizzata dalla travel management company BCD Travel, rivela ad esempio che il 32% delle imprese vorrebbe migliorare la gestione dei propri dati, mentre il 10% indica la gestione di informazioni provenienti da più fonti come una delle sfide più significative della propria azienda.
Del resto, i report sulle spese di viaggio svolgono un ruolo cruciale nell’attività dei travel manager: senza di essi è impossibile tenere sotto controllo la spesa, monitorare i comportamenti dei viaggiatori e il loro rispetto della travel policy, evidenziare i risparmi ottenuti e quelli mancati.Solo con dati attendibili, inoltre, è possibile condurre al meglio le negoziazioni, facendo valere il proprio peso contrattuale e strappando la migliore tariffa disponibile su un pernottamento o un volo aereo. «I nostri clienti hanno un crescente bisogno di dati certi sulle proprie spese di viaggio – sostiene Claudio Miglio, direttore commerciale di HRG Italia -. Queste informazioni, infatti, rappresentano la base sulla quale prendere decisioni per ottimizzare le spese. Tra le informazioni più richieste spiccano il benchmarking tariffario, per tenere monitorata l’offerta del mercato, ma anche i mancati saving, corredati da “reason code” e indicazioni sulle possibili azioni correttive».
«Oggi c’è una diffusa consapevolezza della necessità di disporre di dati certi, tempestivi e dettagliati sulle spese di viaggio, e non solo presso le grandi aziende, ma anche presso le Pmi, sia pure con livelli di sofisticatezza differenti – afferma inoltre Andrea Solari, direttore commerciale e marketing Italia di Carlson Wagonlit Travel – Il reporting rappresenta quindi un elemento di valutazione importante all’interno dell’offerta di una travel management company. Va però sottolineato che l’attenzione è rivolta soprattutto a certe variabili quali i risparmi ottenuti e mancati, le rotte, i fornitori, le classi di servizio, mentre è ancora limitato il focus su elementi quali l’“advance booking” che, secondo i risultati dell’ultima indagine del Cwt Travel Management Institute su travel policy e compliance, rappresenta invece un’area da cui le aziende possono trarre significativi risparmi (5,7% delle spese complessive di viaggio)».
«In passato la nostra azienda collaborava con tre agenzie di viaggio e non usufruiva di alcun tipo di reportistica, ad eccezione di alcuni fogli in excel che riportavano in maniera lacunosa e incompleta i dati ricavati dai biglietti aerei – racconta Maria Clara Tosi, travel manager dell’azienda Wamgroup, specializzata nella realizzazione di macchinari per il trattamento di polveri e granuli -. Tutto è cambiato tre anni fa, quando la nostra direzione ha deciso di creare un ufficio viaggi centralizzato e di avvalersi di un’unica travel management company. Oggi quest’ultima ci fornisce all’inizio di ogni mese dati dettagliati non soltanto sulle spese di viaggio compiute dai dipendenti della sede centrale, ma anche di quelli delle aziende del gruppo italiane. Queste informazioni sono facilmente consultabili tramite web e suddivise in global, regional e national. Quando estenderemo il contratto alle filiali all’estero il controllo sarà immediato. Sempre online ho la possibilità di elaborare report specifici».
Dati chiave per il controllo della spesa
Ma quali sono i dati indispensabili per esercitare un efficace controllo sulle spese di viaggio? «Oltre ai volumi di spesa e al numero delle transazioni, i principali dati “chiave” di cui le aziende hanno necessità per tenere sotto controllo in modo efficace le spese di viaggio sono i risparmi ottenuti e mancati con le relative motivazioni, le rotte utilizzate, i fornitori prescelti, le classi di servizio, le modalità di prenotazione, i tempi di “advance booking”, il grado di utilizzo di tariffe restrittive, le spese fuori policy, nonché il livello complessivo di conformità alla travel policy – sostiene Solari -. È infatti attraverso il monitoraggio di questi dati – con il supporto degli account manager della propria travel management company – che i travel manager possono “governare” in modo strategico le spese di viaggio e i processi aziendali e cogliere le maggiori opportunità di risparmio. È evidente però che ciascuna azienda ha obiettivi differenti relativamente alla gestione del travel. Per evitare di “perdersi” nell’analisi di una mole enorme di dati, è essenziale per i responsabili viaggi poter confrontare le performance aziendali con gli obiettivi prefissati e avere un’immediata visibilità delle variabili ritenute prioritarie su cui i risultati non sono in linea con le attese, al fine di approfondire l’analisi e intraprendere in modo tempestivo le adeguate azioni correttive. È importante anche estendere il controllo all’intera spesa di viaggio, comprese le prenotazioni non effettuate tramite la travel management company preferenziale. A questo fine bisogna disporre di strumenti capaci di evidenziare, ad esempio, la presenza di viaggi aerei e ferroviari di durata superiore a un giorno cui non è associato un pernottamento e di incrociare i dati dell’agenzia con quelli provenienti da altre fonti, tra cui i provider di carte di credito».
«I dati di maggiore utilità per noi sono quelli che riguardano il volume globale delle spese di biglietteria aerea (tasse incluse, perché spesso le agenzie forniscono questo dato soltanto al netto di tasse e oneri) e il numero dei biglietti emessi – sottolinea Maria Clara Tosi -. Da queste informazioni riesco a trarre l’Atp, Average Ticket Price, un indicatore utilissimo per comprendere il trend di spesa dell’azienda. Un altro dato fondamentale riguarda le variazioni sulle prenotazioni e i rimborsi, che oltre a comportare costi diretti causano anche perdite di tempo, onerose per l’azienda. Inoltre, consulto lo storico delle spese di viaggio: la nostra agenzia consente il confronto degli ultimi tre anni. Infine, sono fondamentali i dati sui saving mancati e potenziali e quelli sulla percentuale di utilizzo delle compagnie aeree: questa informazione, in particolare, mi consente di condurre al meglio le negoziazioni, concentrando gli accordi con pochi fornitori strategici. Sto concentrando la mia attenzione sempre più anche sui dati riguardanti l’advance booking che si riflette immediatamente sui costi e delinea un trend di comportamento dei viaggiatori. La reportistica offerta dall’agenzia, infine, è la base per la stesura di report annuali che illustrano alla Direzione Generale i progressi compiuti, ma anche per la realizzazione di survey per sondare la customer satisfaction».
Per essere certi che le informazioni ricevute siano corrette, è bene che l’azienda effettui un ulteriore controllo dei dati forniti dall’agenzia. «Nella nostra azienda i report dell’agenzia sono oggetto di un’ulteriore verifica da parte dell’Ufficio Amministrativo, che è facilitato in questo compito dagli estratti conto inviati dalle società emettitrici di carte di credito – testimonia Tosi -. Per quanto concerne invece gli alberghi, che non prenotiamo tramite agenzia, ci basiamo su un sistema di richiesta di prenotazione accessibile sulla rete Intranet aziendale. Il sistema tiene traccia di tutti gli hotel prenotati, agevolando il controllo incrociato».
L’offerta delle principali travel management company
Per concludere, quali sono le soluzioni di reportistica offerte dalle principali travel management company? Cominciamo la nostra panoramica con Carlson Wagonlit Travel. «Al centro dell’offerta di Cwt in termini di reportistica vi è il Cwt Program Management Center, lanciato lo scorso anno – spiega Solari -: si tratta di un vero e proprio “cruscotto di gestione” online che riunisce dati provenienti da diverse fonti e offre ai travel manager un accesso centralizzato a informazioni, report standard e personalizzati e indicatori di controllo delle performance, consolidando i dati sia su base locale che globale. Inoltre permette di localizzare immediatamente, in caso di necessità, i dipendenti in trasferta e monitora le emissioni di anidride carbonica generate dalle trasferte. Al Cwt Program Management Center – che è adatto ad aziende di ogni dimensione – si affiancano, in modo integrato, altre due soluzioni: Cwt Agency+Card Reporting e Cwt Policy Messenger. Il primo tool confronta i dati provenienti dall’agenzia e dal provider di carte di credito scelto dal cliente e misura la percentuale di transazioni aeree, ferroviarie, alberghiere e di noleggio auto in linea con la policy, evidenziando i viaggiatori con comportamenti non conformi. L’altro invia in automatico email ai viaggiatori e ai loro responsabili in caso di prenotazioni fuori policy per voli, hotel e noleggi auto».
Anche BCD Travel propone un servizio di reportistica che consente l’elaborazione di report standard (segmenti prodotti con specifico fornitore, valore dei biglietti emessi e imputabili a un centro di costo, destinazioni frequenti, viaggi per singolo viaggiatore, analisi voci di costo, fornitore più utilizzato, riepilogo dati relativi a un periodo specifico, statistiche di saving e lost saving) e personalizzati. I dati sono aggiornati alle 24 ore precedenti e sono disponibili nei formati Pdf ed Excel. Per la gestione della sicurezza dei viaggiatori, inoltre, è disponibile Security Manager, una soluzione che rintraccia in tempo reale i dipendenti in trasferta, informa il viaggiatore su rebooking e numeri telefonici d’emergenza, invia alert e produce report sulle situazioni di emergenza nel mondo.
Proseguiamo con HRG, che propone alle aziende HRG Travel Watch. Il tool è progettato per rintracciare velocemente e in qualsiasi momento i dipendenti in viaggio, ma non solo. Può anche essere utilizzato per monitorare l’aderenza dei viaggiatori alla travel policy o ai fornitori preferenziali. Tutti i risultati possono essere visualizzati sotto forma di mappe interattive e grafici. «Il sistema – commenta Claudio Miglio – fornisce all’azienda utili indicazioni sui comportamenti dei viaggiatori che contribuiscono a far lievitare le spese di viaggio. Sulla base di queste informazioni è possibile mettere in atto azioni preventive e correttive». A queste soluzioni si aggiungono i tool HRG Global Data e HRG Reporting, che consentono il consolidamento e l’ archiviazione di dati di spesa nonché la produzione di report personalizzati.
Concludiamo con Uvet American Express: la tmc propone alle aziende Web Report, un tool realizzato dalla società del gruppo Uvet Travel Net Solution. Si tratta di un intuitivo strumento online che consente ai travel manager l’accesso a report personalizzabili attraverso numerose chiavi di ricerca quali la destinazione, il vettore utilizzato, il centro di costo, il singolo dipendente. Aggiornati in tempo reale, i dati sono disponibili nei formati Pdf, Excel e word.
Quali dati è bene richiedere all’agenzia di viaggi partner?
• Trend degli acquisti di biglietteria aerea e alberghieri, confrontati con l’andamento della tariffa ufficiale;
• risparmi e mancati risparmi ( biglietteria aerea e delle spese alberghiere);
• congruenza della tariffa pagata con quella convenzionata (hotel e autonoleggio);
• trend degli “advanced booking”, ovvero dell’anticipo della prenotazione rispetto alla data di partenza;
• Trend della congruenza fiscale degli acquisti;
• trend degli acquisti per inquadramento passeggero;
• Trend delle classi di servizio (economy class, business ecc.), della tipologia di camera e della categoria di autoveicoli;
• trend per centro di costo/mancati risparmi;
• trend degli acquisti per modalità di pagamento;
• Segmentazione traffico per numero di tratte.
Testo di Valentina Rosselli, Mission n. 6, settembre 2008
