ERG, quotata alla Borsa di Milano, opera nel settore dell’energia, in particolare è presente nella raffinazione, nella commercializzazione di prodotti petroliferi, nella produzione di energia elettrica, da fonti termoelettriche e rinnovabili, nel vapore e gas. L’azienda conta circa 2800 dipendenti, distribuiti in diverse sedi, principalmente Genova (che ospita i vertici della holding), Roma e Priolo Gargallo (Siracusa), dove si trovano gli impianti produttivi. A occuparsi del business travel office di ERG è Carlo Negri, 51 anni e un’esperienza di oltre 25 anni nei settori post-vendita e travel, maturata principalmente presso aziende del settore automotive. «Ricopro l’incarico di responsabile dei servizi generali e travel manager, all’interno della Direzione delle Risorse Umane – spiega Carlo Negri -. In quanto responsabile dei servizi generali, sono anche fleet manager del Gruppo.
«Il nostro business travel office è nato con il mio ingresso in ERG, circa tre anni fa – prosegue Negri -. È gestito da me, insieme con una risorsa che si occupa dell’attività operativa. Il Gruppo conta circa 700 viaggiatori, che effettuano in media 12mila trasferte l’anno, per un volume di spese di viaggio che nel 2007 si è attestato a 7,2 milioni di euro. L’obiettivo per il 2008 è ridurre del 20% questa cifra, con interventi mirati su policy e convenzioni aeree».
Ma quali sono le destinazioni più frequenti dei dipendenti di ERG? «Le trasferte hanno come meta soprattutto le sedi italiane e Milano. In Europa, invece, Londra e Amsterdam. È in aumento inoltre il traffico verso l’Europa dell’Est. In totale l’80% dei voli riguarda le rotte italiane, il 12% quelle europee e il resto le tratte intercontinentali. In media, inoltre, il 40% delle trasferte si concludono in giornata, mentre il 60% richiedono da uno a un massimo di quattro pernottamenti».
L’azienda dispone di una travel policy comune a tutte le società del Gruppo. «Il documento dissuade dall’uso dell’auto aziendale con rimborso chilometrico, tranne per la rete commerciale, qualora effettui tragitti di breve durata – dichiara Negri -. I nostri viaggiatori sono abituati a viaggiare in maniera decisamente confortevole. Oggi, complice una maggiore esigenza di saving, si è deciso di esercitare un più rigoroso controllo sui comportamenti di viaggio dei dipendenti».
I processi in ERG sono largamente automatizzati. «Nel 2006 abbiamo introdotto il modulo Sap Travel che consente la gestione delle autorizzazioni alla trasferta, nonché la compilazione online delle note spese, che, una volta autorizzate, vengono rimborsate sul cedolino dello stipendio. Attualmente il business travel office ha un compito strettamente legato all’analisi della spesa (elabora cioè per la Direzione delle Risorse Umane dati su base trimestrale, indispensabili per monitorare i costi) e fornisce un supporto all’Ufficio Acquisti nella negoziazione e nel rapporto con i fornitori. Le prenotazioni, invece, sono in carico alle segretarie delle singole divisioni, che si interfacciano direttamente con la nostre agenzie di viaggio. Ad oggi non abbiamo ancora introdotto il trasferimento per via telematica delle richieste di prenotazione all’agenzia, che avvengono ancora via e-mail o telefono. Contiamo, però, di raggiungere questo obiettivo nel corso del 2009.
«Fino a poco tempo fa ci avvalevamo di due agenzie: il partner storico Uvet American Expressper le
sedi di Roma e Genova e l’agenzia locale Conigliaro (un’ex affiliata del gruppo Uvet) per Siracusa – prosegue Negri –. Eravamo legati a queste società da accordi di transaction fee. La situazione, però, è in fase di trasformazione: il recente avvento della biglietteria aerea elettronica ci ha convinti a concentrare tutta l’attività su un unico partner. Abbiamo concluso proprio in questo periodo una nuova gara per la selezione del fornitore, che è stata vinta da Uvet American Express. Abbiamo scelto lo strumento della gara telematica, che ci sembrava favorisse una maggiore trasparenza, e messo in lizza, oltre al nostro partner storico, anche le altre principali travel management company. Nel capitolato abbiamo richiesto la creazione di un team dedicato a ERG, situato in territorio italiano».
Gli accordi con i fornitori
«Abbiamo stipulato accordi preferenziali con Alitalia ed Air One, ma anche con la società di noleggio Maggiore Rent e con numerose strutture alberghiere nelle località dove sorgono le nostre sedi. Abbiamo scelto di concentrare le negoziazioni sulle rotte più strategiche, mentre per altre destinazioni di minore importanza ci affidiamo alle tariffe dell’agenzia di viaggio. La nostra policy non prevede attualmente l’utilizzo dei voli low cost, ma personalmente non ne escluderei l’adozione nell’arco dei prossimi due o tre anni, perché le ritengo un prodotto interessante anche per la clientela corporate».
Per concludere, quali sistemi di pagamento utilizza ERG? «Fino all’estate del 2006 solo 120 dipendenti del gruppo disponevano di carte di credito (American Express) con addebito sul conto corrente aziendale – afferma Negri -. In seguito l’uso della card è stato esteso a tutti i dipendenti: sono stati stipulati accordi per l’adozione di carte con addebito sul conto corrente personale con American Express, Visa (ad oggi la carta più utilizzata dai nostri dipendenti) e, più di recente, MasterCard. Un’innovazione, questa, che ha suscitato in prima battuta una certa resistenza da parte dei dipendenti: superate le ritrosie di natura culturale, però, si sono resi conto che riescono a ottenere dall’azienda il rimborso assai prima dell’addebito delle spese su conto corrente. I dati provenienti da questi sistemi di pagamento, tra l’altro, vengono caricati automaticamente da Sap Travel nei moduli relativi alle note spese, agevolando il compito di chiedere i rimborsi».
Le nostre schede
Azienda: Gruppo ERG
Sedi in Italia e all’estero: Genova. Roma e Priolo Gargallo (Siracusa)
Riferimento in azienda: Carlo Negri
Per contattarlo: tel. 0102401588 – fax 0102401589 – cnegri@erg.it
Inquadramento nell’organigramma: responsabile servizi generali e travel manager, all’interno della Direzione Risorse Umane
Agenzie partner: Uvet American Express Corporate Travel e Conigliaro (Siracusa)
Spese di viaggio 2007: 7,2 milioni di euro. La previsione per il 2008 è di ridurre tale volume del 20%
Accordi diretti con i fornitori: sì (Air One, Alitalia, Maggiore Rent)
Utilizzo di voli low cost: no
Tecnologie a supporto: Sap Travel
Carte di credito utilizzate: carte corporate American Express, MasterCard e Visa
Testo di Simona Greppi, Mission n. 1, gennaio-febbraio 2009
