In Europa la percentuale di adozione da parte delle aziende è ancora piuttosto bassa (solo una grande azienda su dieci, secondo una ricerca effettuata nel 2003 da Carlson Wagonlit Travel). Ciononostante, i self booking tool riscuotono un interesse crescente e, sulla scia di quanto è accaduto negli Usa, si avviano a diventare uno strumento fondamentale per la prenotazione delle trasferte aziendali. Un trend confermato da GetThere, sistema online per le prenotazioni corporate di proprietà di Sabre Travel Network. «Nel Vecchio Continente abbiamo registrato incrementi delle prenotazioni su base annua del 104%nel primo trimestre e del 138% nel secondo» ha sottolineato Floyd Widener, vicepresidente di GetThere e viaggi corporate presso Sabre Travel Network. Performance record, in particolare, nel mese di luglio, quando il numero delle prenotazioni effettuate dagli utenti europei ha raggiunto quota 36mila.
Che cos’è un self booking tool
Si tratta di un sistema che, grazie all’accesso diretto a uno o più gds (global distribution system) consente al personale aziendale di effettuare la prenotazione dei servizi di viaggio autonomamente, senza cioè dover necessariamente ricorrere all’agenzia di viaggi. Questo solo in teoria, perché nella pratica la prenotazione viene, in genere, filtrata dall’agenzia, che effettua un controllo qualità.
La nascita dei sistemi di self booking risale al 1997, quando negli Usa si sviluppano i primi Corporate Booking System per la prenotazione dei viaggi online. Soluzioni pensate non solo per venire incontro alle esigenze delle aziende, ma anche per snellire il lavoro delle agenzie di viaggio. Da allora, l’approccio nei confronti di questi prodotti si è notevolmente evoluto. Smorzati i facili entusiasmi iniziali, le aziende hanno incominciato a comprendere che i self booking tool rappresentano un reale vantaggio solo a patto che l’azienda sia realmente pronta a farne buon uso. In altre parole, prima di decidere se implementare questi strumenti occorre valutare numerosi fattori, tra cui le dimensioni dell’impresa, la tipologia di booking, il tipo di trasferte (point to point o più complesse), il numero di cancellazioni e di variazioni compiute sulle prenotazioni. E ancora, l’impatto che il nuovo sistema avrà sulle infrastrutture tecnologiche già esistenti (reti intranet ecc.) e sui processi interni. Solo tenendo conto di questi elementi il self booking tool costituirà realmente una fonte di saving. E si eviterà che lo scarso tasso di adozione da parte dei singoli dipendenti impatti sul risparmio ottenibile.
Vantaggi e fattori critici
Già, perché proprio il tasso di adozione è il punto dolente dei sistemi di self booking: secondo la già citata ricerca di Carlson Wagonlit Travel, infatti, un adeguato ritorno dell’investimento è raggiungibile in meno di due anni solo se il tasso d’adozione raggiunge il 30% il primo anno e il 50% il secondo. Un obiettivo, questo, raggiunto da appena un’azienda su cinque, a causa della scarsa attenzione nella fase di implementazione e del mancato supporto di consulenti esperti.
Ma quali sono i vantaggi derivanti dall’utilizzo del self booking tool? In primo luogo, il sistema consente di ottimizzare i processi aziendali, offrendo un notevole risparmio sia in termini di tempo sia di costi (ad esempio, di telefono). In secondo luogo, è in grado di garantire il massimo rispetto delle regole imposte dalla travel policy. Un fattore che, unito alla possibilità di monitorare più attentamente le spese attraverso report e statistiche dettagliate, permette di raggiungere saving considerevoli. «Con l’implementazione nel sistema di una travel policy efficace – sottolinea Silvio Paganini, direttore vendite di Galileo Italia -, la nostra soluzione (il self booking tool Travelport, ndr) è in grado di far ottenere all’azienda risparmi che si aggirano intorno al 15-20% annuo».
Positive anche le stime di una ricerca effettuata di recente dalla società di consulenza Price Waterhouse Coopers, secondo la quale i risparmi generati dall’adozione di un self booking tool si collocano intorno al 5% del totale delle spese di viaggio e permettono – a società con un minimo di 500 viaggiatori che effettuano ciascuno oltre due prenotazioni all’anno – di ammortizzare i costi del sistema nell’arco di un anno. Inoltre, uno studio effettuato dalla società Aberdeen Group sulla case history di Henkel riferisce di un risparmio medio di 101 dollari per biglietto aereo e di 15 dollari per trip booking fee.
Da non sottovalutare sono poi i vantaggi che un self booking tool offre al viaggiatore, ossia la possibilità di effettuare autonomamente le prenotazioni in qualunque parte del mondo si trovi 24 ore su 24 e sette giorni su sette.
Come funziona un sbt
La maggior parte dei corporate booking system non richiede da parte dell’azienda l’installazione di alcun software specifico; si tratta, cioè, di soluzioni “Internet based” o “browser based”: vere e proprie pagine Internet presenti in rete a cui l’utente accede semplicemente navigando con un browser come Explorer o Netscape. Il dipendente dell’azienda che deve effettuare una prenotazione non deve far altro che aprire il browser che normalmente utilizza per navigare in Internet, entrare nelle pagine del corporate booking system tramite la sua password ed effettuare la prenotazione. Naturalmente, questi sistemi sono flessibili e personalizzabili per venire incontro alle diverse esigenze aziendali. La possibilità di visualizzare le tariffe è garantita dall’accesso diretto a un gds.
Ma i self booking tool consentono l’interfaccia anche con i cosiddetti Epa, i sistemi automatici per la gestione delle note spese, con i sistemi di reportistica e con gli Erp (Enterprise resource planning), nonché con diversi altri sistemi di prenotazione (ferrovie, compagnie di navigazione ecc.). «La prossima sfida – sottolinea Paganini – è la messa a punto di soluzioni end-to-end, in grado di gestire l’intero processo relativo alle trasferte, dall’approvazione fino alle note spese». Un obiettivo al quale stanno lavorando le principali realtà del settore. E che nel prossimo futuro rappresenterà la nuova frontiera delle prenotazioni “fai da te”.
L’offerta del mercato
Ma quali sono i prodotti disponibili oggi sul mercato? Dopo una prima fase in cui erano presenti diverse varianti di corporate booking system, il settore ha subito una forte concentrazione. Le realtà attualmente più rilevanti appartengono oggi ai gds – che hanno perlopiù acquisito sistemi sviluppati da società indipendenti – ; a questi prodotti si vanno poi ad aggiungere i self booking tool sviluppati e commercializzati da grandi agenzie business travel o da società indipendenti. Come risulta dalla tabella, sono ancora molto poche le soluzioni disponibili e adattabili al mercato italiano. Di seguito ecco una veloce panoramica dei prodotti offerti dai gds. In teoria, questi prodotti potrebbero essere venduti direttamente alle aziende, ma i gds preferiscono rivolgersi alle agenzie di viaggi, affidando a queste ultime il compito di proporre le soluzioni di self booking alle aziende clienti. «Galileo non intende mettere in discussione il ruolo fondamentale svolto dalla distribuzione – conferma Paganini -. Il nostro self booking tool è uno strumento in grado di affiancare e facilitare il lavoro svolto dalle agenzie di viaggio, a tutto vantaggio delle imprese».
Si chiama Travelport, il self booking tool messo a punto da Galileo e Cendant Travel Distribution Services. Utilizzato da oltre 330 aziende in tutto il mondo (molte delle quali rientrano nelle “top 500” della classifica di Fortune), il sistema è browser based. Per accedervi, dunque, è sufficiente connettersi al sito www.travelport.net e inserire il codice identificativo e la password. Il motore di ricerca è basato su Galileo, ma Travelport si interfaccia anche ai gds Sabre e Amadeus.
Ma quali sono i punti di forza di questa soluzione? «Innanzitutto, il nostro prodotto consente un’efficace gestione della travel policy – spiega Silvio Paganini -. Il travel manager ha la possibilità di inserire e modificare nelle aree dedicate la politica viaggi, i profili dei viaggiatori e le tariffe negoziate con i fornitori preferenziali, ma non solo. Può anche controllare tutti i processi relativi al processo di prenotazione e ottimizzare le performance dei contratti di fornitura. Grazie alla grafica personalizzabile e alle impostazioni di visualizzazione, infatti, Travelport consente di direzionare il traffico verso un fornitore selezionato o in mercati specifici. Oppure di richiedere codici di motivazione per le prenotazioni che non rientrano nella policy aziendale, o ancora di impostare un sistema di reportistica dettagliato in funzione delle proprie esigenze».
A questi plus si aggiunge la possibilità di visualizzare in un’unica finestra tutte le tariffe aeree, incluse quelle offerte dalle compagnie low cost, sia pubbliche che negoziate. Con la stessa maschera sarà possibile prenotare anche alberghi e noleggi auto. Il sistema, intelligente, selezionerà le strutture alberghiere più vicine alla sede di lavoro. Infine, è disponibile la funzione “Saved Trip” che consente di velocizzare le prenotazioni grazie alla memorizzazione delle impostazioni precedenti. «La nostra soluzione – prosegue Paganini – dimostra la massima efficacia se utilizzata da imprese di medie e grandi dimensioni, i cui dipendenti effettuano frequentemente la stessa tipologia di trasferte».
Tra i concorrenti di Travelport, figura GetThere DirectCorporate, di Sabre Travel Network. Si tratta ancora di un sistema web based studiato per gestire travel policy complesse, accordi multipli con fornitori preferenziali e consistenti budget di spesa per il bt. Il sistema, adottato da imprese del calibro di Bank of America, Cisco System, General Electric, Motorola e Pricewaterhouse Coopers, consente di ridurre in maniera significativa i costi e di aumentare l’efficacia degli approvvigionamenti, rinforzando i rapporti con i fornitori e il rispetto della politica viaggi aziendale.
Per le piccole medie imprese, invece, Sabre ha messo a punto Corporate.Res, un sistema facile da implementare e user friendly. Prevede la possibilità di impostare tre differenti livelli di travel policy da rispettare nel momento in cui vengono effettuate le prenotazioni. Inoltre, consente di inserire le tariffe negoziate con i supplier preferenziali, di impostare accessi personalizzati e profili degli utenti, nonché di ottenere report dettagliati sulle spese di viaggio. Il dipendente riceverà via e-mail l’itinerario prenotato completo di mappe geografiche e informazioni supplementari sulla destinazione, sulle condizioni meteorologiche, sui ristoranti e sugli eventi accedendo gratuitamente al sito dedicato Sabre Virtually There.
E veniamo a e-Travel Aergo-4.3, la soluzione browser based messa a punto da Amadeus. Quando il dipendente pianifica un viaggio attraverso il sistema, le prenotazioni vengono inviate all’agenzia di viaggio, che effettua un controllo qualità (ad esempio, verifica che sia stata effettivamente applicata la tariffa più conveniente in base ai parametri stabiliti) e provvede all’emissione dei biglietti. Il sistema è composto da due moduli: il primo consente alle aziende di gestire efficacemente le politiche aziendali e di inserire i profili dei viaggiatori, con i relativi livelli di accesso. Il secondo, invece, permette di effettuare le prenotazioni accedendo all’offerta del sistema centrale di Amadeus. Il sistema consente di comparare le tariffe negoziate, quelle pubblicate e quelle dei vettori low cost. Permette inoltre la visualizzazione dei voli prenotati e l’inserimento in liste d’attesa. Grazie alla funzione Seat map si può addirittura scegliere il posto a bordo, mentre la funzione Quick trip consente di velocizzare la prenotazione degli itinerari più frequenti.
Infine, concludiamo con Trip Manager di Worldspan. Sebbene la società dichiari che il prodotto è disponibile nel nostro Paese, in verità manca ancora una versione in lingua italiana e non sembra che sia ancora stata sviluppata una strategia di commercializzazione nel nostro mercato. Come i suoi prodotti concorrenti, è una soluzione web-based, che consente – oltre al controllo dell’aderenza alla travel policy aziendale – di selezionare le tariffe più basse disponibili online grazie all’integrazione con i sistemi Worldspan Power Shopper e Worldspan e-Pricing e di compararle con le tariffe negoziate. Un’ampia reportistica è fornita da Worldspan Report manager, un sistema integrato che analizza attentamente le spese effettuate.
Come scegliere
Queste, dunque, le soluzioni offerte dai gds. Nei prossimi numeri della rivista, esamineremo altri sistemi di self booking commercializzati dalle grandi travel management company o da società indipendenti. Ma è bene fin da ora chiedersi quali sono i principali parametri da prendere in considerazione quando si sceglie un sistema di self booking. Alcune società di consulenza nell’area del travel management hanno messo a punto un elenco con più di 200 parametri per la valutazione di un sbt. Volendo riassumere, possiamo ricordare come punto di partenza debba essere anzitutto un’analisi delle caratteristiche della propria azienda: tipologia di viaggiatori, tipologia di traffico, livello di informatizzazione, priorità della travel policy, obiettivi da raggiungere. E successivamente selezionare il prodotto più adatto, valutando l’affidabilità del fornitore, nonché la sua capacità di fornire all’azienda cliente un adeguato supporto commerciale e un’efficace consulenza nella delicata fase di implementazione del sistema. E’ opportuno poi vagliare attentamente le caratteristiche tecniche del prodotto, soffermandosi, in particolare, sull’interfacciabilità con i gds e con i sistemi di back office dell’agenzia di viaggi, sulla modalità di erogazione del servizio (Asp o via web), sulla possibilità di gestione della travel policy, sull’integrazione con altri tool (ad esempio gli Epa, software per la gestione automatizzata delle note spese). Da non tralasciare, inoltre, aspetti quali la rapidità ed efficacia nella gestione delle autorizzazioni alle trasferte, le modalità di visualizzazione delle tariffe e la reportistica.
