La recessione ha avuto pesanti ripercussioni sulla dinamica dei viaggi d’affari. In questi ultimi due anni lo scenario è sensibilmente mutato e gli spostamenti, oltre a essere diminuiti, si sono ritrovati al centro di un accurato riesame dei costi. Prima di fare una trasferta, ci si domanda sempre più spesso se non possa essere organizzata in un altro modo, o magari sostituita dalle tele e videoconferenze. Secondo i dati pubblicati da AirPlus International nello studio “Post-Recession. Has the travel management landscape changed permanently?”, ad esempio, le aziende stanno attualmente riducendo del 15-20% gli spostamenti per motivi d’affari; sembra inoltre che negli ultimi due anni l’ammontare di spesa relativa alle trasferte abbia subito una contrazione compresa tra il 25 e il 40%.
Ciò che ancora non è chiaro è se questa situazione possa essere considerata transitoria, oppure se la dinamica del settore è cambiata per sempre. Ci viene in aiuto un’indagine condotta lo scorso settembre interpellando 99 travel buyer membri di Acte Global, Association of Corporate Travel. Tra i professionisti intervistati, solo il 17% ipotizza di spendere di più in viaggi nel 2010 rispetto all’anno precedente; il 47% pensa di mantenere gli stessi livelli, mentre il 36% prevede una diminuzione degli investimenti in questo settore. L’85% ha sostituito una parte dei viaggi con i meeting virtuali in teleconferenza. Per quanto riguarda le strategie utilizzate per contenere i costi, la metà dei buyer ha dichiarato che negli ultimi due anni ha introdotto o incrementato una o più delle seguenti misure: cancellazione di alcuni o tutti i viaggi; downgrading della classe di viaggio; richiesta di autorizzazione prima di effettuare la prenotazione; richiesta di advance booking; messa a punto di una travel policy più severa. Oltre l’80% di coloro che hanno adottato queste strategie pensa di mantenerle anche quando la recessione sarà finita. Il 46% dichiara che proseguirà nella politica di downgrading, mentre il 37% manterrà attivo il divieto su alcuni o tutti i viaggi.
Solo il 12% dei buyer ritiene che la propria azienda abbia assunto misure troppo restrittive nei confronti delle trasferte, mentre il 19% è convinto che non siano stati effettuati sufficienti tagli.
Gli effetti della recessione, però, hanno consentito ai buyer di trarre alcuni vantaggi. L’88% dichiara che il nuovo scenario ha creato migliori condizioni di negoziazione con gli albergatori, il 57% con i rent a car. Si sono inoltre create condizioni più favorevoli con le travel management company (secondo il 50% dei buyer) e i fornitori di servizi di pagamento (31%).
Per quanto riguarda le tendenze che si potranno delineare nel prossimo futuro, il 71% dei travel manager pensa che nell’arco dei prossimi cinque anni le spese supereranno i livelli nel 2009, il 17% le prevede stabili, il 12 per cento in contrazione.
Il quadro in Italia
L’attuale dinamica dei viaggi di lavoro è stata al centro di una ricerca condotta da Avis a livello internazionale. Tra i Paesi presi in esame, l’Italia è tra quelli in cui la recessione sembra aver avuto un impatto solo temporaneo sull’atteggiamento dei viaggiatori. Infatti, il 38% degli intervistati har ivelato di non aver cambiato il proprio atteggiamento per via dello scenario economico, il 53% ha spiegato che le abitudini sono mutate, ma torneranno alla fase pre-crisi non appena l’economia risalirà. Solo il 9% ha compiuto un minor numero di viaggi di lavoro nel 2009 e il 3% ha invertito in modo definitivo la tendenza di spesa.
In molti casi i costi sono stati al centro di un attento processo di razionalizzazione. Il 78% ha dichiarato che in futuro proverà a organizzare più incontri possibili in un unico spostamento, mentre il 15% lo fa già. Quest’ultima percentuale è la seconda più alta tra i Paesi presi in esame. Roberto Lucchini, amministratore delegato di Avis Italia, definisce il 2010 come l’era del “viaggio giustificato”, dove andranno motivati non solo il tempo speso per l’organizzazione e partecipazione, ma anche l’investimento richiesto per finanziare il viaggio. «La nostra ricerca – aggiunge Lucchini – indica che le restrizioni iniziali ai viaggi sono state sostituite da una prospettiva più realistica: il valore del contatto fisico non dovrebbe e non può essere sottostimato».
A questo proposito riportiamo i risultati di una recente inchiesta dell’Harvard Business Review Analityc Service, condotta sui 2300 abbonati alla sua rivista. Secondo lo studio, il 79% degli intervistati pensa agli incontri di persona come a un modo più efficace per vendere prodotti e servizi, mentre il 95% ritiene che siano un fattore chiave di successo per costruire e mantenere relazioni a lungo termine. Allo stesso modo il 93% crede che i meeting face-to-face siano più utili quando si sta negoziando con colleghi di lingua e cultura differente. In conclusione, gli incontri virtuali tramite e-mail, telefono o videoconferenza non possono far nascere lo stesso livello di fiducia e comprensione che il classico “rendez-vous” può garantire.
Esperienze sul campo
Alcuni travel manager di aziende internazionali ci hanno dato un concreto apporto per delineare lo scenario italiano: Simona Geninazza di 3M, Silvia Nervetti di Robert Bosch, Claudia Cecchi di Fracasso, Margherita Manzi di Lpe. Abbiamo chiesto innanzitutto se la recessione ha spinto a modificare in qualche modo le strategie d’acquisto dei servizi di viaggio.«La situazione economica degli ultimi anni ci ha indotto a ricorrere maggiormente alle “best buy rates” – ha dichiarato Simona Geninazza -. In particolare, abbiamo cominciato a utilizzare più frequentemente i voli low cost. È importante sottolineare che la nostra azienda ha messo in atto azioni di ottimizzazione delle risorse e miglioramento dei processi già dal 2002, e questo ci ha permesso di affrontare la crisi in maniera efficace».
Silvia Nervetti evidenzia che per quanto riguarda la sua società le strategie non sono state modificate.
Silvia Nervetti evidenzia che per quanto riguarda la sua società le strategie non sono state modificate. «L’attenzione al cost avoidance è sempre stata alta e tale è rimasta. Si sono comunque ridotte le trasferte per incontri presso la casa madre. Si è cercato di programmare gli spostamenti con maggiore anticipo sulla data di partenza, per poter cogliere appieno ogni opportunità di mercato. L’introduzione di un online booking tool, inoltre, ha velocizzato e semplificato la comunicazione e la preselezione dei servizi di viaggio da parte dei nostri travel arranger».
Secondo l’esperienza di Claudia Cecchi, l’attenzione è oggi molto focalizzata sui costi. «Già dall’anno scorso abbiamo cercato di ridurre le spese per le trasferte, soprattutto sensibilizzando i viaggiatori a programmare per tempo gli spostamenti in modo da avere tariffe aeree e alberghiere più basse. Per quanto riguarda gli acquisti nell’ambito del trasporto aereo, abbiamo mirato alla razionalizzazione con una programmazione anticipata, per quanto possibile, e sottoponendo ai viaggiatori delle alternative a quanto da loro richiesto in termini di orari e/o compagnie aeree, sempre nel rispetto delle esigenze del passeggero». «La recessione dell’anno passato ci ha costretti a ridurre notevolmente i viaggi d’affari e a modificare la classe di prenotazione dei biglietti aerei – conferma Margherita Manzi –.A questo proposito, ove possibile, abbiamo effettuato la prenotazione dei biglietti dal web, per ottenere una riduzione dei costi d’agenzia».
La domanda successiva è quasi d’obbligo: l’attenzione al budget ha effettivamente comportato una riduzione del numero delle trasferte? La risposta è stata unanime, si va da una contrazione indicativa del 20-30% per 3M (che si è maggiormente servita di sistemi di videoconferenza), fino ai forti tagli di Lpe, che ha ridotto il numero dei viaggi da una media di 170 all’anno a circa 50. Per Robert Bosch i viaggi di lavoro si sono praticamente dimezzati rispetto all’esercizio precedente e la riduzione è stata compensata con l’utilizzo di tele e videoconferenze, pur nella consapevolezza dei limiti di questo mezzo, riservato agli incontri di routine.
È interessante verificare se nelle strategie di saving rientri anche un maggiore utilizzo delle prenotazioni online. «Per la prenotazione dei voli utilizziamo un self booking tool messo a disposizione dalla nostra agenzia, Carlson Wagonlit Travel» fa sapere Simona Geninazza.
«Ricorriamo molto spesso alle prenotazioni online, soprattutto per i pernottamenti – sostiene inoltre Claudia Cecchi -; in particolare trovo utile, chiaro e con buone tariffe il sito www.booking.com. Stipuliamo invece tariffe preferenziali con alcuni alberghi, italiani o esteri, nel caso in cui il nostro personale debba lavorare in maniera continuativa presso alcuni dei nostri cantieri.
«Disponiamo di un self booking tool offerto dalla nostra agenzia, che non è accessibile agli altri dipendenti ma che utilizzo io personalmente – prosegue Cecchi -. Questo strumento mi permette di monitorare tariffe, orari e prenotare voli in autonomia. Così, oltre a verificare quali sono le soluzioni più convenienti, è possibile anche ridurre le fee dell’agenzia». Margherita Manzi risponde che «se il viaggio di lavoro si svolge in Italia, prenotiamo il biglietto aereo direttamente sul portale della compagnia aerea. Non prevediamo di adottare sistemi di self booking».
Silvia Nervetti dichiara invece che le prenotazioni sono e continueranno a essere effettuate dall’agenzia di viaggio. «All’agenzia deleghiamo la responsabilità della proposta delle migliori opportunità. Come detto, utilizziamo già un sistema di online booking, ma non intendiamo upgradarlo a vero e proprio self-booking tool. Innanzitutto perché, avendo consuetudini operative che presuppongono il massimo utilizzo di tariffe restrittive e vettori low cost, non reputiamo che tali strumenti siano sufficientemente performanti da garantirci l’individuazione delle migliori tariffe. Inoltre, non intendiamo gravare i nostri viaggiatori con oneri (investimento del proprio tempo) di gestione operativa delle proprie trasferte. Continueremo pertanto ad affidarci alla professionalità e competenza degli operatori della nostra tmc».
In questo nuovo scenario, cambia la figura del travel manager. «Oggi i travel manager devono dimostrare una sempre maggiore attenzione alle opportunità di saving» dice Simona Geninazza. E Silvia Nervetti commenta: «L’attenzione ai costi presuppone una gestione professionale delle attività. Il che non può che giovare all’affermazione del ruolo del travel manager, una figura che può pensare di profilarsi sempre più distintamente solo dimostrando le proprie performance in ottica di cost avoidance, a fronte di un equo rapporto rapporto costi/benefici (ovvero travel expenditure vs. travelling comfort)». Aggiunge Claudia Cecchi: «Più che in passato il travel manager deve far leva sulla sensibilità del passeggero per quanto riguarda programmazione e risparmio. Nella mia azienda la Direzione si è preoccupata di far capire alle persone, non solo a coloro che viaggiano, la situazione – speriamo momentanea – di difficoltà e recessione, chiedendo ai viaggiatori di essere particolarmente attenti a tutte le spese, non solo a quelle relative alle trasferte. Questo, in un certo senso, ha facilitato il mio lavoro: trovando dipendenti già “sensibilizzati” dalla Direzione o dai responsabili delle varie divisioni, è stato meno difficile degli anni precedenti far accettare soluzioni di viaggio più economiche, sia per i voli sia per gli alberghi. Certo, questa sensibilizzazione al risparmio deve essere costantemente ricordata ai passeggeri».
Pur senza avere la sfera di cristallo, abbiamo chiesto ai travel manager qualche previsione per il 2010. «Difficile fare previsioni – dice cauta Silvia Nervetti -. Considerato il “classico” andamento delle fasi congiunturali, non ci attendiamo un incremento degno di nota rispetto al 2009».
«I primi mesi hanno fatto rilevare senz’altro una diminuzione delle trasferte, succede comunque ogni anno – fa sapere Claudia Cecchi -. Credo ci sarà un’ulteriore contrazione dei viaggi, quantificarla ora però è molto difficile». «Sicuramente non andremo al di sotto dei numeri del 2009 – conclude Margherita Manzi -. Stiamo anzi registrando un lieve incremento del business».
Sono citati in questo articolo
3M
Fondato nel 1902 a St. Paul, Minnesota, il gruppo è oggi presente in più di 60 Paesi in tutto il mondo con un fatturato complessivo di oltre 25 miliardi di dollari nel 2008 e con più di 79mila dipendenti. Commercializza oltre 75mila prodotti nei settori industriali, salute, sicurezza, ufficio, didattica e largo consumo. In Italia ha due unità produttive, un centro di ricerca e sviluppo e un centro di distribuzione prodotti, una sede a Roma e la direzione generale a Segrate (Milano).
Robert Bosch
Il Gruppo Bosch è leader internazionale nella ricerca e nella produzione di tecnologie per autoveicoli, industriali, costruttive e di beni di consumo. Secondo i dati previsionali, nel 2009 l’azienda, grazie agli oltre 270 mila collaboratori, ha raggiunto un fatturato di circa 38 miliardi di euro. Il Gruppo Bosch comprende oggi una rete di produzione, distribuzione, assistenza clienti con circa 300 filiali in tutto il mondo.
I viaggiatori della filiale italiana sono circa 1700, su un totale di 5600 dipendenti. Il maggior volume di viaggi viene generato per trasferte internazionali, essenzialmente su rotte verso la Germania.
Fracasso
Nata negli anni Cinquanta, è specializzata nella produzione di guardrail, ponteggi metallici, pannelli fonoassorbenti e condotte portanti. Ha un organico di circa 250 persone in tre sedi, per un fatturato di circa 80 milioni di euro annui. I viaggiatori della società sono circa 25 su un totale di 220 dipendenti. In Italia l’azienda ha un ufficio a Roma, mentre all’estero è presente in Croazia, Germania, Grecia, India, a Mosca e Algeria. Tra le mete più frequenti: Roma, Milano, i Paesi dell’Europa dell’Est, Mumbay, Mosca e l’America del Sud.
Lpe
Lpe è un’azienda italiana che prduce speciali per l’industria dei semiconduttori. In particolare, ha come core business la realizzazione e la commercializzazione di forni per la crescita di film sottili di silicio monocristallino. Tra le destinazioni più frequenti dei suoi viaggiatori, la Cina e Singapore.
Testo di Anna Fraschini, Mission n. 2, marzo-aprile 2010
