Cosa succede se il dipendente alla guida di una vettura aziendale infrange il codice della strada e viene multato? Il vigile intesta la multa alla società di noleggio, proprietaria del veicolo. E spetta al rent a car il compito di rinotificare la contravvenzione all’azienda cliente. Detta così, sembra una procedura banale, di routine. In realtà, la gestione delle multe, pur essendo un’attività marginale per i noleggiatori, è una delle aree più delicate e onerose, nella quale entrano in gioco complesse problematiche di natura amministrativa e anche legislativa: con le ultime modifiche al codice della strada, infatti, le multe possono avere una valenza penale e, in casi estremi, comportare la sospensione della patente. Una cattiva gestione delle informazioni presenti sul verbale può danneggiare gravemente l’immagine della società di noleggio e causare costi aggiuntivi e perdite di tempo all’azienda cliente.
Gestione in outsourcing
Le società di autonoleggio, di solito, dispongono di un ufficio interamente dedicato alla gestione delle multe e ai rapporti con il cliente per tutto ciò che riguarda la normativa del codice della strada. Ma si tratta di un’attività che sottrae tempo e risorse alla gestione operativa e amministrativa del parco auto e al customer service. Per questo motivo, sempre più società di rent a car decidono di terziarizzare l’attività a società competenti che ne fanno il proprio core business.
Per comprendere meglio i fattori critici e le best practices connessi a quest’area, abbiamo interpellato Anna Binni, direttore operativo Area sistemi della società Safo Sistemi, che vanta tra i suoi clienti prestigiose società di noleggio a breve e a lungo termine (tra le altre, Europcar, Avis) e aziende.
Di quale know how bisogna essere in possesso per gestire al meglio le contravvenzioni? «Anzitutto – spiega Binni – è necessario conoscere a fondo la normativa, le modalità di disbrigo delle pratiche, quali dati si è tenuti a fornire agli uffici che emettono il verbale e quali sono invece protetti da riservatezza, e, attraverso l’esperienza, usare ogni accorgimento nei rapporti con i vari enti coinvolti nella gestione affinché il cliente finale sia realmente sollevato da ogni problematica amministrativa. Gestire un verbale scorrettamente, ritardare un pagamento o non far pervenire per tempo una comunicazione agli enti preposti, si tramuta in un grosso danno economico per le aziende, che ricevono delle sanzioni, devono pagare degli interessi e sono costrette a sobbarcarsi ulteriori costi di lavorazione». Ma, in pratica, quali servizi offre una società specializzata nella gestione delle multe? «Se l’azienda chiede una gestione completa della pratica – ci risponde ancora Binni – effettuiamo un controllo approfondito dei dati del verbale e lo inviamo in visione all’azienda per darle modo di verificare eventuali anomalie che consentano la contestazione. Se tutti i controlli hanno dato esito positivo, procediamo al pagamento. Se invece le aziende scelgono di occuparsi autonomamente delle contravvenzioni, provvediamo semplicemente alla reintestazione della multa, non senza aver verificato che il verbale sia stato emesso correttamente».
Riguardo alla procedura di reintestazione, la società di noleggio ha due possibilità: può reintestare la multa all’azienda – che in seguito si rivarrà direttamente sul dipendente -, oppure direttamente all’utilizzatore. Una procedura, quest’ultima, apprezzata dalle imprese (comporta infatti un alleggerimento delle pratiche amministrative in house), ma che implica un rischio per il fornitore: in caso di mancato pagamento da parte del dipendente, infatti, è la società di noleggio a dover rispondere in solido per l’inadempienza. Per questo, in genere, le società di noleggio privilegiano la prima soluzione.
Quali procedure
E qual è l’iter delle multe? I verbali arrivano ancora chiusi a un ufficio smistamento, dove vengono divisi per data di notifica. Subito dopo si procede a un’ulteriore distinzione di quelle multe che richiedono un trattamento particolare: ad esempio, gli autovelox o quelli che prevedono una sottrazione di punti sulla patente dell’utilizzatore. A questo punto, entra in gioco il reparto gestione, che inserisce le multe in un software realizzato ad hoc. Il programma contiene un database con i dati delle aziende, periodicamente aggiornato dalle società di autonoleggio. In questo modo, è possibile individuare immediatamente la procedura a cui il verbale deve essere sottoposto (contestazione, rinotifica, pagamento o procedure specifiche che rispondono alle esigenze delle singole aziende). Una volta terminata la gestione, i verbali passano al reparto scansioni, dove vengono inseriti in un fascicolo elettronico. Quindi, la società di rent a car invia lo spool di stampa delle fatture di addebito all’azienda delle spese di gestione e queste fatture vengono automaticamente abbinate al fascicolo corrispondente. A questo punto si procede alla stampa di tutte le fatture con i relativi allegati e all’invio all’azienda. Tutte le immagini e i dati acquisiti in fase di lavorazione vengono messi a disposizione del cliente su una pagina web dedicata, a cui si può accedere tramite password. In questo modo il cliente (sia società di noleggio sia azienda) ha la possibilità di collegarsi alla pagina, visionare o stampare l’immagine del verbale e di eventuali allegati, stilare report e statistiche.
Questo processo consente di ridurre sensibilmente i costi di gestione delle multe. Inoltre, al legame rigido e complesso che lega l’azienda ai suoi dipendenti si sostituisce il rapporto elastico e flessibile con il fornitore in outsourcing.
La patente a punti
L’avvento della patente a punti ha costretto a ridurre i tempi di disbrigo dei verbali, perché è necessario fornire al conducente la possibilità di presentarsi al comando con la patente entro 30 giorni dall’emissione della multa. Questa novità, inoltre, comporta un aggravio nella gestione: se la società di noleggio gestisce il pagamento del verbale per conto del cliente, è necessario comunicare al comando il nome del trasgressore e ricordare a quest’ultimo che ha l’obbligo di presentare la patente al comando. Comunicazioni, queste, che per avere valore probatorio devono essere inviate con raccomandata o via fax. In caso di errori, si rischia una sanzione fino a dieci volte più dura rispetto a quella originale (art. 180, comma 8, C.d.S.).
