Il travel management vede una digitalizzazione perlopiù concentrata nelle fasi centrali del percorso di gestione. Quindi pagamenti, rendicontazione e registrazione in contabilità delle spese di viaggio. E’ una delle evidenze emerse da una survey dell’Osservatorio sul Business Travel che la co-direttrice dello studio, Eleonora Lorenzini, mette in evidenza.
Dunque, per le prenotazioni il 23% degli intervistati utilizza un self booking tool oppure siti web B2C, il 13% ricorre ad un online booking tool mentre il 12% si affida al mix di soluzioni, telefono e mail compresi. Da notare che un buon 39% ancora utilizza nettamente mail e telefono.
Infine, il 65% si rivolge a un’agenzia di viaggi e il 61% a strumenti digitali.
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Travel management e digitalizzazione: c’è integrazione tra i sistemi?
Se è vero che la pandemia ha accelerato la digitalizzazione delle aziende italiane, sul fronte dell’integrazione dei sistemi (pagamenti con altre tecnologie utilizzate nel processo, ndr) per la gestione del business travel poco si è fatto. Solo il 39% integra alcuni software, il 35% nessuno e non lo prevede nemmeno, infine il 15% afferma di attuare una integrazione completa.
Da una parte il risparmio torna a essere il driver principale nella selezione dei fornitori, insieme a soddisfazione dei dipendenti e trasparenza dei prezzi, ma il periodo pandemico non è servito ad acquisire una maggiore automazione delle procedure.
HIGHLIGHTS DEL TRAVEL MANAGEMENT E DELLA DIGITALIZZAZIONE
- La quasi totalità (98%) delle imprese italiane ha avviato un processo di digitalizzazione del business travel management
- Prenotazione e pagamento si confermano le attività più digitalizzate, con un 61% di aziende che prenota i servizi di viaggio attraverso strumenti digitali e un 86% che usa strumenti di pagamento elettronico per concludere l’acquisto
- Si fa ricorso a carte di debito o credito sul conto aziendale (66%), così da ridurre al minimo l’anticipo del dipendente e la conseguente attività di rimborso
- Il 67% dei rispondenti ha introdotto strumenti digitali per la rendicontazione delle spese
- Poco digitalizzate risultano tutte le attività di controllo eseguite al rientro dalla trasferta
Il caso della società di consulenza BDO
La bassa integrazione dei sistemi di pagamento con altre tecnologie utilizzate nel processo di travel management è tra le cause della perdita di significativi savings.
Lo dimostra il caso della società di consulenza Bdo che adottando i servizi di Bizaway, travel tech italiana specializzata in servizi per il business travel ha raggiunto un risparmio di 165mila euro in un anno. Pari al 26% della spesa per i viaggi d’affari nel 2019.
Quali sono i costi e i benefici della digitalizzazione dei processi di travel management avviata da Bdo insieme a Bizaway?
Bdo è una società con l’85% del personale viaggiante e opera nella revisione e nella consulenza. Effettua circa 4.300 prenotazioni di servizi di viaggio in un anno, l’80% attraverso una Tmc (oggi Bizaway) e il 20% su siti web B2C, da parte dei dipendenti in maniera autonoma.
Uno degli obiettivi della scelta della piattaforma online specializzata nel busines travel era l’assistenza ai dipendenti 24/24. Inoltre, la soluzione tecnologica implementata ha permesso di svolgere tutte le funzioni tipiche di gestione della trasferta:
- Apertura della missione
- Ricerca e prenotazione
- Integrazione contabile
- Rendicontazione
- Riconciliazione
Dopo l’intervento si sono risolte tutte le dispersioni di tempo. La prenotazione è stata semplificata. La rendicontazione automatica, così come la riconciliazione dei tagliandi delle note spese. Inoltre, la piattaforma Bizaway provvede anche alla negoziazione delle tariffe con i fornitori.
Risparmiando tempo per tutti questi processi, in estrema sintesi, si è ottenuto un risparmio anche nel costo orario del personale, ma non solo.
Tradotto in cifre: 47mila euro di costi di prenotazione risparmiati (81% di tempo risparmiato: da 40 minuti a 7,5 per ogni booking), 2mila euro per le negoziazioni delle tariffe alberghiere, 6mila di euro nella riconciliazione delle spese di viaggio.Il risparmio complessivo è stato di 55mila euro sui costi di processo. Ai quali si devono aggiungere: il saving sulle tariffe alberghiere, stimato del 25% su una ipotesi di valore di spesa alberghiera pari al 2019. Infine, lo stesso vantaggio si è avuto su tutti gli altri servizi (aerei, altro), nonché sulle commissioni di agenzia (-15%).
Alla fine il risparmio complessivo è del 34% dei costi di processo, del 51% di tariffe hotel, del 15% delle management fee, per ottenere un risparmio pari al 26% della spesa di viaggi nel 2019, come detto.
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