Oggi la sfida del mercato si combatte sul fronte della riduzione dei costi. Ma, se per quanto riguarda i costi di produzione i margini di miglioramento sono ormai ridotti a decimali percentuali, nel campo dei costi indiretti è ancora possibile ottenere risultati significativi. Ricordiamoci, d’altra parte, che 1000 € risparmiati sono 1000 € di profitto, che equivalgono, a seconda del Roi (return of investment) di un’impresa, a un incremento delle vendite da un minimo di 1500 a 50.000 €.
Molti autorevoli osservatori economici e varie analisi di benchmarking assicurano che le spese di viaggio e rappresentanza sono tra la seconda e la quarta voce di spesa, in termini di volume, nei bilanci delle aziende. Nella quasi totalità delle imprese, però, queste spese sfuggono a un controllo e, nella migliore delle ipotesi, si conosce solamente il volume totale, ma non il dettaglio per voce e per fornitore. In genere, infatti, una volta soddisfatte le esigenze fiscali e contabili, le aziende si accontentano di comparare l’importo globale delle spese con il fatturato e, se il rapporto percentuale non supera l’1,5% per le aziende manifatturiere e il 10% per le società di servizio, i costi sono considerati sotto controllo.
Prendiamo in esame un’azienda manifatturiera di medio-grandi dimensioni che fattura 1,50 miliardi di €, produce un utile prima delle tasse di 180 milioni di € (con un Roi del 12%) e impiega 22,5 milioni di € (1,5%) in spese di viaggio e rappresentanza. Un’attenta gestione di queste spese può portare a un risparmio del 15% medio (pari a 3,4 milioni di €), che – come abbiamo accennato in precedenza – si traduce in utile. Sicché se l’azienda ha un Roi del 12%, per produrre un utile aggiuntivo di 3,4 milioni di € dovrà incrementare il fatturato di 28,2 milioni di € (pari a +2%): un obiettivo non facile, vista l’estrema competitività del mercato.
L’azienda di servizi, invece, che normalmente ha spese di viaggio e rappresentanza molto più elevate, dovrà aumentare il fatturato del 14%.
Se poi la congiuntura negativa suggerisce di moltiplicare gli sforzi in direzione di una maggiore efficienza organizzativa e di un più elevato controllo dei costi piuttosto che di un’espansione delle vendite, risulterà chiaro quale strada convenga intraprendere per migliorare il risultato operativo dell’azienda.
Ciò premesso, è evidente che una mappatura attenta delle spese di viaggi permette da una parte una riduzione assoluta della spesa e, dall’altra, una sua concentrazione su un più limitato numero di fornitori con evidenti vantaggi in termini di potere contrattuale. Utilizzando almeno una di queste due leve gestionali si possono ottenere riduzioni almeno del 15%.
Come si ottiene un reale controllo delle spese
Ma come realizzare questi obiettivi? Partiamo dal presupposto che, per decidere, bisogna conoscere. Non solo: bisogna conoscere in tempo reale per poter modificare eventualmente le decisioni in corso d’opera. La maggior parte delle spese di viaggio e rappresentanza è legata allo spostamento quotidiano di dipendenti e ospiti per missioni di lavoro, meeting, workshop, corsi di formazione, incentive, congressi ecc. Questi viaggi interessano numerosi processi aziendali, che vanno dall’autorizzazione alla trasferta fino alla contabilizzazione fiscale e al controllo di gestione. Se analizziamo le aziende medie italiane, scopriamo eserciti di persone coinvolte, innumerevoli reparti che interagiscono tra loro e tonnellate di documentazione con stuoli di firme per autorizzazione e controllo. Potrebbe sembrare una visione esagerata, ma provate a chiedere a un consulente d’organizzazione di “mappare” i processi occulti che stanno dietro alla riga di bilancio “spese di viaggio e rappresentanza” della vostra azienda: rimarrete sorpresi. Nonostante la mole di lavoro svolta, il dato di consuntivo, di solito, è disponibile dopo molti mesi, è grossolano e di conseguenza inutilizzabile per altri scopi che non siano la contabilizzazione ai fini giuridici e fiscali. La voce “spese di viaggio e rappresentanza”, quindi, equivale spesso a “felice ingovernabilità”, ma anche a grande opportunità di profitto.
I tool informatici
Uno degli strumenti per gestire e controllare in maniera adeguata le spese di viaggio sono i tool informatici. Il mercato oggi propone tante soluzioni miracolose, ma quasi mai quanto riportato sulle brochure patinate è così semplice da ottenere. Molte volte, infatti, viene sottovalutato il ruolo della componente umana, che è invece fondamentale per una corretta implementazione del sistema. Una vecchia e saggia massima definisce il computer “lo stupido più veloce del mondo”. La macchina, infatti, è in grado di effettuare determinate operazioni a una velocità inimmaginabile per un essere umano e con una ripetitività perfetta; quindi, se le chiediamo di compiere l’operazione sbagliata, la farà molto velocemente, in modo perfetto e infinite volte.
È importante, quindi, disporre di un sistema informativo adatto, ma esso va integrato in modo corretto con i sistemi già esistenti e inserito adeguatamente nel contesto dell’azienda.
Gestire le note spese in modo automatico, eliminando le fasi del processo manuale, automatizzando il rispetto delle regole aziendali, riducendo al minimo le digitazioni di informazioni, rendendo visibile in tempo reale il percorso di ogni singola nota spese, azzerando i tempi di rimborso ed evidenziando le anomalie di ogni nota spese: questo, in sintesi, è il processo perfetto, il sogno di ogni manager che abbia la responsabilità di far ottenere risultati economici alla propria azienda nel contesto delle “spese di viaggio e rappresentanza”. Non solo: occorre ricondurre all’interno di una nota spese tutte quelle voci che si riferiscono all’argomento “spese di viaggio e rappresentanza” ottenendo, quindi, una perfetta visibilità dei dati da gestire.
I reparti coinvolti
Ma oggi quali prodotti propone il mercato e, soprattutto, quali tra questi hanno un’effettiva diffusione in Italia? In realtà molte aziende continuano a percorrere la strada obsoleta e costosa dell’“home made”, del costruito su misura. Dimenticando che, in un mercato estremamente competitivo, è bene concentrarsi sul proprio “core business”, dando in outsourcing la gestione dei servizi a realtà specializzate in grado di applicare metodologie sperimentate che hanno già dato risultati presso altre aziende.
Ma quali sono i reparti aziendali interessati all’utilizzo di questi sistemi informatici? In primo luogo il “Marketing e le vendite”, dalle cui fila proviene la maggior parte dei viaggiatori; poi il reparto “Personale e organizzazione”, che di solito fissa la travel policy; la “Contabilità e finanza”, l’”Information Technology” e, infine, il reparto acquisti, che ha la responsabilità di scegliere i fornitori.
E quali i sistemi informatici coinvolti? Anzitutto l’Anagrafica del Personale Dipendente, poi la <contabilità>< b>(Fornitori – Fiscale – Banche – Pagamenti da Carte di Credito).
Dopo aver visto quali sono le potenzialità di risparmio di una gestione automatizzata del processo di nota spese e aver compreso quali aree aziendali e sistemi informativi sono interessati, siamo in grado di valutare le proposte di mercato.
Le caratteristiche di un buon software
Il mercato mondiale offre molteplici soluzioni. Ma ricordiamoci che, perché un sistema sia utilizzato in modo efficace, occorre che sia multilingue (incluso l’italiano), multiclient(attenzione al numero di concurrent users gestito), multivaluta (incluso l’euro), parametrabile secondo le normative fiscali del paese d’installazione e dotato di un motore che controlli la travel policy. Inoltre, deve essere interfacciabile in/out secondo protocolli standard,utilizzabile via browser (sia intranet sia internet), fornibile in hosting tramite Asp (application service provider), assistito via internet e/o con call center (anche in italiano), integrato con i sistemi di pagamento (carte di credito corporate) e, infine, facile da usare da parte dell’utente finale. Tenendo sempre presente, però, che l’adozione di un sistema informatico non è sufficiente per ottenere risultati, ma occorre invece un re-engineering dell’intero processo.
