«Semplificare i processi legati ai viaggi aziendali e controllarne i costi. Questi gli obiettivi che hanno portato all’introduzione in azienda nel 2002 di “Travel on Line”, un tool dedicato alle trasferte sviluppato in house in collaborazione con il reparto informatico e accessibile tramite la rete intranet. E i riscontri sono decisamente positivi, evidenziando una notevole razionalizzazione delle spese di viaggio». Chi parla è Francesca Sclavi, Procurement Services Category Buyer di Dhl Express Italy, la società del gruppo Deutsche Post World Net nata dall’unione di Dhl International, Danzas, Ascoli e Deutsche Post Euro Express. Una realtà che in Italia conta 7500 tra dipendenti e collaboratori e oltre 300 sedi. Francesca Sclavi inizia la propria esperienza lavorativa proprio in Dhl International nel 1995 come assistente del Direttore Finance per passare poi nel 2000 all’attuale incarico. In questo ruolo si occupa della gestione del business travel – sia a livello strategico sia operativo – nonché della negoziazione dei contratti di consulenza (nel gergo Dhl la “Third Party Consultancy”), e riporta al Procurement Manager Italia, che a sua volta risponde gerarchicamente al Direttore Finance nel nostro paese e funzionalmente al Central Procurement europeo.
«La realizzazione del software – continua Sclavi – è andata di pari passo con la definizione di una travel policy locale (in linea con quella globale del gruppo) che prevede l’utilizzo della classe economy per i voli inferiori alle tre ore e della business se superiori, della prima classe per i viaggi in treno e di hotel a 3 o 4 stelle per i pernottamenti. Al tempo stesso abbiamo provveduto alla stipula di accordi diretti con vettori, hotel, società di autonoleggio e servizi taxi.
«Il travel tool – spiega ancora Sclavi – è stato implementato dapprima in Dhl International e successivamente esteso a tutta la Dhl Express Italy. E oggi rappresenta l’unico strumento che i dipendenti del gruppo in Italia possono utilizzare per l’organizzazione delle proprie trasferte, sia nazionali che internazionali. “Travel on Line” consente sia la gestione del workflow autorizzativo (tramite due moduli online, la richiesta da parte del dipendente e l’autorizzazione del superiore diretto) sia la prenotazione dei servizi di viaggio: biglietteria aerea e ferroviaria, hotel, taxi, autonoleggio». Semplice e user friendly, il tool è “browser based”: è quindi sufficiente aprire il browser che si utilizza per navigare in rete ed entrare dalla intranet aziendale nel sito Travel on Line con il proprio codice e password. Una volta ottenuta l’autorizzazione alla trasferta, il viaggiatore compila online il modulo di prenotazione, dopo aver visualizzato le diverse opzioni possibili. Nel caso della biglietteria aerea, il modulo arriva automaticamente all’agenzia Travel House di Bruxelles (di proprietà del gruppo Dhl) che provvede poi alla prenotazione vera e propria e all’emissione dei biglietti (preferibilmente eticket); mentre, per tutti gli altri servizi, la richiesta viene inoltrata direttamente via mail al fornitore convenzionato prescelto. Sia l’autorizzazione alla trasferta sia la prenotazione vengono inviate in copia anche alla contabilità. «Questo flusso – sottolinea Sclavi – rende più agevole la registrazione e il controllo delle fatture correlate alle missioni. In Dhl Express Italy non sono previste carte di credito aziendali e il pagamento dei fornitori viene effettuato per lo più direttamente dall’azienda. Alcune spese (soprattutto ristoranti) sono invece anticipate dai dipendenti e vengono rimborsate tramite cedolino paga, dietro presentazione di una nota spese che – in un futuro prossimo – sarà compilabile online». Ma quali sono state le reazioni del personale all’introduzione del travel tool? «Non ci sono state difficoltà – racconta Sclavi -. Il motivo è duplice: da un lato, gran parte dei dipendenti si sono subito resi conto dei vantaggi di organizzare in autonomia il proprio viaggio con pochi clic; dall’altro, lo strumento è stato per così dire “condiviso” perché in fase di realizzazione abbiamo chiesto direttamente ai viaggiatori informazioni e suggerimenti sui fornitori da convenzionare». Il tool offre al travel management anche un valido supporto per l’analisi dei dati, grazie a report e grafici per centro di costo, direzione di appartenenza, viaggiatore e tipologia di spesa.
Le nostre schede
Azienda: Dhl Express Italy
Sedi in Italia: quartier generale a Milano, tre sedi principali (Roma, Torino, Venezia), unità operative in tutto il paese. Il gruppo è presente in 220 paesi del mondo.
Riferimento in azienda: Francesca Sclavi
Per contattarla: tel. 02/575721 – fax 02/57518247
Inquadramento nell’organigramma: procurement services category buyer. Riporta al Procurement Manager Italia
Agenzia: Travel House, struttura di proprietà del gruppo a Bruxelles
Inplant e stp: no
Spese trasferte 2004: oltre 4 milioni di euro tra biglietteria aerea (65%) e ferroviaria, alberghi e autonoleggi
Tecnologie a supporto: travel tool realizzato in house
Carte di credito utilizzate: nessuna
