La nuova legge di Bilancio 2025 entrata in vigore all’ultimo e non senza polemiche, non tocca solo le auto aziendali (per MissionFleet e per le Tabelle ACI del nuovo anno) ma anche le trasferte (tipiche di Mission) introducendo l’obbligo di pagamento tracciato a partire da quest’anno, per avere la deduzione delle spese.
Spese vitto e alloggio deducibilità 2025
Una cosa per molti già logica e in vigore, nel mondo di certe aziende, ora prevista per legge (art. 10 Ddl bilancio 2025) in Italia. La regola vale per tutte le spese di vitto e alloggio: ristoranti e similari, hotel o camere. Insomma la quotidianità di quanto deve essere pagato per sostenere una trasferta di lavoro.
Rimborsi spese trasporti: aerei, treni, taxi
La nuova regola 2025 riguarda anche quelle spese di viaggio e trasporto con “autoservizi pubblici non di linea” come ad esempio Taxi o Ncc e navette. Altro elemento non da poco, anzi base di tutte le trasferte anche se magari non è prevista la notte in albergo o un particolare esborso per il ristoro, magari offerto. La mobilità è il primissimo costo per far arrivare il dipendente alla destinazione.
Rimborsi spese di rappresentanza 2025, spiegazione tecnica
La nuova regola che impone tracciabilità dei pagamenti per avere rilevanza fiscale, dovuto anche alle spese di rappresentanza, cerca così di limitare la tipica evasione attuata da alcuni tramite i rimborsi spese, impattando su Ires e Irap. Dove ora solo i movimenti tracciati escludono la tassazione dei rimborsi spese ai fini del reddito.
Deduzione dei costi e strumenti pagamento ammessi
Di preciso la norma indica che le spese non concorrono al reddito se pagate con versamento bancario o postale, o altri sistemi tracciabili. La rilevanza è però anche per la deducibilità dei costi nei redditi d’impresa e ai fini Irap. I pagamenti ammessi sono dunque i classici, come carte di credito e debito (bancomat), le prepagate e gli assegni. Come anche le varie app di pagamento, che si legano a un Iban e al cellulare, da parte di enti accreditati. L’ultima casistica è rilevante, poiché non tutti i pagamenti digitali sono accettati: solo quelli indicati all’art. 23 Dlgs 241/97 come ad esempio il telepedaggio.
Nuove carte di credito aziendali 2025, Come funzionano
Si prevede così un aumento nella diffusione di carte credito aziendali ai dipendenti che viaggiano, dal 2025, visto che a oggi soprattutto le Pmi non erano avvezze a questo tipo di soluzione per il pagamento dei servizi di viaggio dei dipendenti.
Diversi gli approcci. Chi preferirà concordare nuove carte per uso sia personale sia aziendale, emesse a carico dell’azienda, ma che prelevano da conti del dipendente in modo dilazionato (permettendo al lavoratore l’accredito anticipato del rimborso spesa effettuata). Chi vorrà invece usare vere e proprie carte di credito aziendali.
Quanto il dipendente rischia di avere il rimborso tassato
Le aziende potranno fornire carte di credito aziendali o altri strumenti di pagamento, ma i lavoratori potranno comunque pagare con propria carta avendo sempre in nota spese il documento fiscale e la ricevuta di pagamento tracciato. In assenza di attestazione per il pagamento tracciato, l’azienda rimborsa la spesa ma la assoggetta a ritenute e contributi. In pratica, senza ricevute del pagamento tracciato, dal 2025 un dipendente si un rimborso netto inferiore rispetto a quanto ha anticipato di tasca propria.
Sopra i 2.500 euro scatta la verifica
Arriva poi un’altra novità importante per chi ha spesso o comunque alti rimborsi spese: l’obbligo, per la sola PA, quando si pagano a dipendenti importi oltre 2.500 euro, di verificare che il beneficiario non abbia cartelle pagamento insolute.
Una modifica dell’art. 51 comma 5 Tuir, stabilisce quindi che l’esenzione dalla formazione di reddito dei rimborsi (per vitto, alloggio e trasporto) si applica solo se le spese di cui si chiede rimborso sono pagate con mezzi tracciati.
Nuovi Limiti deducibilità 2025
Variazioni e limiti nuovi quindi. Per artisti e professionisti gli alberghi, i pasti, come pure i trasporti a mezzo taxi e Ncc, che addebitati a cliente, nonché le spese rimborsate per trasferte svolte da dipendenti o lavoratori autonomi, sono deducibili solo se pagate tracciabili.
Anche per le imprese (articolo 95 Tuir), le medesime spese e rimborsi analitici saranno deducibili solo se pagate con mezzi tracciabili.
Pagamento note spese dipendenti in contanti
La nuova regola, inclusa nella discussa manovra di Bilancio 2025 per combattere il “nero” o “sommerso” di questi ambiti e incrementare così gli introiti dello Stato, da queste spese tipiche dei viaggi d’affari, prevede una doppia misura sul fronte.
In primis il detto stop alla deducibilità delle spese non tracciate, per le imprese che quindi le accetteranno dai dipendenti solo se tracciabili nel pagamento. Secondo, gli eventuali rimborsi sono tassati per i dipendenti stessi, se non tracciati. Il target, per il quinquennio previsto nei conteggi dello Stato, è di un maggior gettito fiscale per 1,4 miliardi.
Rimborsi spese di trasporto nel comune
Se ai fini dell’esenzione, la tracciabilità dei pagamenti non sembrerebbe avere impatti sui rimborsi chilometrici, in occasione delle trasferte nel Comune, le indennità e i rimborsi spese sono imponibili, tranne quelli per i trasporti. Dal 2025, ai fini dell’esenzione del rimborso spese di trasporto, non sarà più richiesta documentazione dettagliata dal vettore: le spese potranno essere documentate dal dipendente in altro modo. Per gli autoservizi pubblici non di linea, dovranno essere utilizzati sistemi di pagamento tracciabili.
—> Per il classico rimborso chilometrico di viaggio con auto, invece, sono di interesse i valori delle Tabelle ACI.
