Come utilizzare i dati del business travel nel peculiare momento di timida ripresa delle trasferte aziendali? La consueta “tappa” di approfondimento di Mission e Missionline.it su tecnologie e analisi delle informazioni derivanti dai viaggi d’affari – realizzati grazie alla preziosa consulenza di Dario Bongiovanni – oggi affronta il tema di come trarre nozioni utili dalle svariate fonti che intervengono nel processo di gestione delle trasferte aziendali.
Prendendo spunto dai tanti dati disponibili, possiamo tentare di costruire una sorta di “ponte” tra un passato certo ed un futuro variabile. Vediamolo insieme.
I dati del business travel: le fonti
Prima di tutto, le varie fonti di dati devono essere consolidate tra di loro, attività di per sé non banale, e che necessita di un effort di rilievo, ma che avrebbe trovato una finestra temporale di opportunità realizzativa nel momento del lockdown.
Una delle caratteristiche fondamentali della trasferta lavorativa, è quella di essere un business “di filiera”; quindi, ai fini di semplificare l’approccio all’attività da parte dei travel manager, prendiamo in esame 3 sole fonti dati:
- il file analitico (e non di sintesi) rilasciato dall’agenzia di viaggio;
- quello dei sistemi di pagamento: quanto viene pagato centralmente dall’azienda attraverso uno o più strumenti dedicati;
- infine, il file di dettaglio delle note spese;
Agenzia, carte di pagamento e note spese
Il file dell’agenzia di viaggio dovrebbe essere quello teoricamente più facile da ottenere, in quanto, a rigor di logica, inviato su base regolare all’azienda. Altrettanto teoricamente dovrebbe essere completo di tutte le componenti atte ad effettuare attività di analisi.
Le aziende non dimentichino che i dati sono di loro proprietà.
Anche il file relativo a quanto pagato centralmente attraverso uno strumento dedicato, tipo carta Uatp, non è complesso da ottenere, ed ha, tendenzialmente, un livello qualitativo molto alto.
In questo caso il presupposto fondamentale è quello di aver a priori definito una “chiave”, ovvero un campo che consenta l’associazione del singolo file tra il report di agenzia e quello di pagamento.
Più complesso è l’approccio al file denominato quasi universalmente “non air”, ovvero ai servizi non aerei: alberghi in buona parte, ma anche autonoleggi, pagati centralmente attraverso i vari strumenti dedicati. L a difficoltà deriva tendenzialmente dalla tipologia di prodotto adottato.
Anche in questo caso è fondamentale avere una chiave di associazione della spesa. Ad esempio, ad una pratica aerea e/o ferroviaria. Sarebbe in ogni caso auspicabile che il report generato dall’agenzia di viaggio fosse in grado di indicare la modalità di pagamento adottata.
Expense management
Andando poi a prendere in esame il file delle note spese, l’attività assume un tasso di complessità decisamente maggiore.
Il che avviene a causa di diversi fattori:
- il tool utilizzato per la gestione delle note spese, senza quest’ultimo e il conseguente utilizzo di Excel quale applicativo di riferimento rende l’attività ancora più complessa;
- la logica di archiviazione delle spese stesse da parte dell’applicativo;
- il modo in cui le persone inseriscono i dati: il tema è sia di profilazione del sistema, che di policy e di livello di discrezionalità concesso alle persone nella compilazione;
Evidenziare TTC e BSM
Il consolidamento “globale (o Il più globale possibile)” delle spese porta in prima battuta ad identificare una sorta di total travel cost (Ttc) della trasferta e poi diventa un supporto importante per verificare come ed in che modo (secondo logiche di Bsm, business spend management) si è acquistato in passato, modelli di consumo e comportamenti delle persone.
Integrazione con dati di mercato
L’utilizzo di tali risultati, finalizzato ad affrontare il “new normal” deve necessariamente prevedere un’ulteriore interfaccia con dati di andamento di mercato.
Questi sono relativi ai paradigmi di mercato attualmente in essere per quanto attiene alla filiera della fornitura, e possono essere sintetizzati in:
- riduzione della schedulazione voli e posti disponibili, all’interno di una forchetta minimo-massimo tra 55% e 75%;
- paesi di destinazione della trasferta in cui effettuare un periodo di quarantena;
- social distancing a bordo, in particolar modo per il treno;
I modelli di consumo di ciascuna azienda
Mentre tutta questa serie di dati è assolutamente oggettiva, è viceversa del tutto soggettivo il battente su cui vanno a posizionarsi. Pertanto, sulla base della risultante dell’analisi dell’applicazione delle diverse variabili individuate, sta a ciascuna azienda intervenire sulla propria travel policy, in particolar modo su 3 principali aree:
- processo di approvazione della trasferta;
- procedure di viaggio sempre up-to-date;
- informazione su Paesi e città di destinazione;
Questo al fine di poter essere messi nella condizione di prenotare al meglio i servizi di trasferta disponibili oggi, che potrebbero non essere gli stessi domani. Oppure essere gli stessi prenotabili in modo diverso, o con ricadute sociali più o meno pesanti.
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Mobility management
In ultimo abbiamo un’ulteriore area di potenziale influenza dei travel manager che è ormai incombente, ovvero quella dell’obbligo di nomina (entro la fine di quest’anno) da parte delle aziende con più di 100 dipendenti o che si trovino in capoluoghi di regione, di provincia, in città metropolitane on in città con più di 50.000 abitanti, della figura del “mobility manager”, in grado di redigere il piano degli spostamenti casa-lavoro e di promuovere piani e soluzioni di mobilità sostenibile, oltre a organizzare e gestire la domanda di mobilità interna, per una riduzione dell’impatto ambientale.
Tale situazione, che presuppone accesso ed analisi di dati, generali, di trasporto pubblico, di logiche di sharing economy, è fortemente complementare con spostamenti e trasferte, tanto da rendere quasi ideale la collocazione di entrambi i business sotto il cappello “travel & mobility”.
Link all’articolo completo su “Cosa fare dei dati?” su Mission 5/2020
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