Il data management nel business travel si trova di fronte a una nuova complessità operativa. Approfondiamo come di consueto su queste colonne e sulla rivista Mission con Dario Bongiovanni, che nell’arco del 2020 ha curato per la nostra testata di viaggi d’affari 6 argomenti “tecnici” che vi abbiamo proposto su ogni numero. Vedremo che la corretta interpretazione dei dati diventerà ancor più cruciale d’ora in avanti.
Una nuova timeline: BC e AC, before and after Coronavirus
Dato il periodo contingente legato all’emergenza Covid-19, ha senso identificare almeno due periodi temporali facilmente individuabili, ovvero “before Corona (BC)”, cioè il momento in cui “ci siamo lasciati”, orientativamente identificabile con il mondo entro la fine di Febbraio 2020, e “after Corona (AC)”, cioè il lento e progressivo ritorno ad un tentativo di normalità che non può e non deve coincidere con il BC, tant’è vero che ha senso identificare il momento storico cui andiamo incontro con l’accezione di “new normal (NN)”.
Il NN ha dei fattori caratterizzanti ben definibili, anche se non sempre di facile presidio nel continuo, ovvero dinamicità e potenziale continuo cambiamento.
In questo senso possiamo identificare un denominatore comune tra le 2 fasi, ovvero la grande importanza che riveste una moderna ed efficiente gestione dei dati aziendali, che funge da vero e proprio ponte, proiettato anche sul futuro.
Prima proviamo a fare un punto della situazione, una sorta di stato dell’arte del data management.
Data management nel business travel: lo stato dell’arte
La principale caratteristica dell’elevata mole di dati disponibili da chi gestisce il turnover dei viaggi aziendali, è quella di essere “multi-source”, ovvero sono tanti gli attori della filiera che forniscono dati alle aziende. Per praticità e facilità espressiva, identifichiamo quattro macro-cluster di base, omettendo volutamente eventuali fornitori primari:
- agenzie di viaggio, che sono da considerarsi come il “repository ideale”;
- consolidatori di servizi (ad esempio gli alberghi);
- sistemi di pagamento (centralizzati e/o individuali);
- sistemi di tipo Btms (business travel management system), altrimenti conosciuti nel settore come e2e (end-to-end);
Pulire e consolidare i dati
Le prime issue di carattere fondamentale rispetto ad una situazione multi-source, sono quelle di normalizzare i dati, “pulirli” e consolidarli tra di loro.
Tutte e tre queste attività possono essere caratterizzate da fattori di alta complessità legate alle diversità di formati dei produttori oltre che ad obiettivi diversi.
L’attività di normalizzazione parte dal contenuto della base dati e dalle logiche di inserimento da parte dei fornitori, mentre pulizia e consolidamento sono sicuramente il “cuore del sistema”.
Solo da tale consolidamento si potranno trarre delle effettive indicazioni.
I dati sono di proprietà dell’azienda
Se da un lato è pertanto fondamentale da parte delle aziende la comprensione di quali informazioni effettivamente servono, per quale motivo ed a beneficio di chi, dall’altro è basilare ricordare che tutti i dati sono di proprietà delle aziende stesse. Quindi devono essere esigiti dai fornitori: fermarsi allo standard dei fornitori potrebbe costituire una limitazione al perimetro dell’analisi.
Quattro sono i pillar relativi ai dati aziendali:
- che cosa: quali e quanti dati servono, e con che livello di granularità;
- come: in quale formato richiederli, invio da parte dei fornitori vs. download diretto, dati grezzi vs. “trattati”;
- quando: per quale periodo, scheduling e programmazione, eventuali ritardi;
- perché: tipologia di controlli, quali dati, a chi in azienda, necessità di inviarli ad altri applicativi;
Complessità
In tale scenario la tecnologia arriva ovviamente a rivestire un ruolo di primaria importanza data la complessità dell’attività e l’elevata mole di dati da gestire. Ricordiamo che ormai anche nel mondo del travel sono arrivati i big data, anche se in ambito business ne facciamo un uso ancora limitato. Negli ultimi anni il “capitolo tecnologia” legato ai dati è stato fonte di investimento sia per le agenzie che per terze parti indipendenti che hanno creato prodotti di buon profilo, a supporto di una gestione moderna ed efficiente.
Gli strumenti di reporting e data management legati all’utilizzo di intelligenza artificiale si caratterizzano invece per una forte dinamicità ed interattività a favore dell’utente.
Ciò non vuol dire che le caratteristiche di base del corretto reporting debbano comunque e sempre essere rispettate, perché il rischio di ridondanza di informazioni e, di conseguenza, di report è assolutamente presente. Anche in funzione del fatto che man mano che si esplorano le potenzialità degli strumenti, si individuano sempre nuove aree di analisi.
E’ fondamentale in questo caso effettuare un’attività di screening basata sui pilastri del reporting. I report devono essere:
- agili: immediati e non ridondanti;
- specifici: mirati rispetto all’obiettivo;
- funzionali: non tutti i report vanno bene per tutti in azienda;
- leggibili: devono permettere l’immediata comprensione dei contenuti;
Business intelligence
Si suole definire la business intelligence come l’insieme dei processi aziendali volti alla raccolta ed all’analisi di informazioni strategiche fondamentali per il processo decisionale.
Come tutte le medaglie, però anche questa ha un secondo lato, con fattori che tendono a controbilanciare tutti gli indubbi vantaggi sopra-descritti. Tale aspetto è la difficoltà (almeno iniziale) di utilizzo degli strumenti, legata ad una logica di approccio che va oltre il modello tradizionale (Excel) con linguaggi complicati (quali ad esempio il Dax), che devono essere imparati e compresi.
L’indicazione è sempre quella di farsi supportare da chi conosce questi strumenti, ma sempre nel rispetto di obiettivi e linee guida che devono essere definite dalle aziende.
In una parola, non delegare a terzi il presidio dei propri processi.
Il presidio del total travel cost di una trasferta aziendale
I potenziali livelli di presidio del mercato da parte dei fornitori (già molto alti nel periodo BC) sono destinati ad essere ancora maggiori. Bisogna contrastare il rischio che il presidio interno da parte delle aziende sia viceversa minore e non strutturato. Aumentando così una tendenza già in essere, supportata anche dal fatto che spesso le imprese delegano il presidio dei loro processi.
I fattori che compongono il costo di un titolo di viaggio, ad esempio, tendono a rivedere i propri equilibri. Con la tendenza ad aumentare in modo considerevole il livello di revenue del fornitore insieme all’attenzione a contenere l’incremento del costo medio del biglietto (inteso come puro costo di trasporto).
Ma il Ttc (total travel cost) per le aziende rischia di aumentare in maniera importante sulla base di come sarà la tariffazione degli altri servizi (ancillary) che insieme al puro costo di trasporto compongono il prezzo finale.
In tale convulso scenario, la conoscenza ed il presidio dei dati pregressi assumono un’importanza strategica per riuscire ad orientarsi all’interno della nuova complessità operativa che sarà caratteristica fondamentale delle fasi del new normal.
