In Italia il mercato delle soluzioni software per la gestione delle trasferte aziendali è ancora piuttosto indietro. Ma cresce ogni giorno la consapevolezza – sia tra le aziende sia presso le agenzie di viaggio – che la chiave di volta per conseguire un risparmio è intervenire sui cosiddetti costi indiretti, razionalizzando i processi legati alla gestione delle spese di viaggio. In questa direzione si muove dunque, il mercato, proponendo strumenti per l’automazione dei workflow di processo e per la gestione dei dati. Ma immaginando il ciclo dei viaggi d’affari come un continuum, sebbene costituito da diverse fasi (dall’autorizzazione alla trasferta, all’organizzazione e prenotazione del viaggio, dalla richiesta di anticipo di contante alla stesura delle note spese fino alla contabilizzazione e al rimborso al dipendente nel payroll), va sottolineato che le soluzioni attualmente disponibili sono perlopiù studiate per gestire soltanto alcune di queste (vedi i self booking tool per le prenotazioni, o i sistemi di reportistica o, ancora, i prodotti per l’automazione delle note spese) e non l’intero processo.
La soluzione di Info Studi
Nel campo delle soluzioni end-to-end un’applicazione interessante – soprattutto per la facilità di utilizzo, la flessibilità e i costi contenuti – è quella sviluppata dalla società Info Studi e denominata GSD (Gestione Spese Dipendenti). Si tratta di un software, fruibile dal browser, che copre tutte le fasi del processo relativo alle trasferte.
A Giuseppe Sica, amministratore unico della software factory, abbiamo chiesto come sono arrivati alla realizzazione di questo prodotto e quali vantaggi offre.
«Info Studi, con sede a Bresso in provincia di Milano, è una società che opera nel campo della consulenza e delle soluzioni informatiche da più di quindici anni. Sul problema della gestione delle spese di trasferta abbiamo ormai un’esperienza decennale. A partire dal 2001 abbiamo deciso di investire più massicciamente su quest’area, sviluppando un prodotto completamente nuovo basato sulle tecnologie più avanzate e, in particolare, sulla piattaforma Asp.Net di Microsoft, nostro partner tecnologico dal ’96.
Multifunzione, GSD offre molteplici vantaggi legati non solo alle performance, ma anche al fatto di mettere in comunicazione tutti gli attori coinvolti nel ciclo del viaggio d’affari (dal dipendente che viaggia al responsabile incaricato di autorizzare la trasferta, all’agenzia, all’amministrazione ecc.), utilizzando l’email come sistema di “push communication”».
Potrebbe spiegarci in dettaglio come funziona?
«Per rendere più fluido il processo e più facile l’utilizzo del prodotto abbiamo adottato una filosofia che privilegia il self service. Partendo, quindi, dalla prima fase, il prodotto gestisce la richiesta di autorizzazione in modo automatico, attraverso due opzioni (attiva e passiva) configurabili a livello di singolo utente. In un caso, il dipendente deve aspettare di ricevere l’autorizzazione (anche per e-mail) per procedere nella prenotazione; diversamente la richiesta perviene al superiore gerarchico, ma non blocca l’iter della trasferta.
«Successivamente il sistema consente la pianificazione del viaggio e, grazie alla possibilità di interfacciarsi con più fornitori, anche la prenotazione di diversi servizi accessori. Una volta che la richiesta di prenotazione arriva all’agenzia, questa provvede a verificarne la conformità alla travel policy e, nel caso sia previsto nella procedura, a bloccare la pratica, segnalando al responsabile aziendale l’eventuale eccezione. GSD non consente la prenotazione diretta da parte del dipendente, ma stiamo lavorando per creare un’integrazione con prodotti di self booking già presenti sul mercato. Attraverso il portale GSD l’utente può inoltre inviare ai servizi amministrativi la richiesta di anticipo di contante nonché richiedere la disponibilità di un’auto all’ufficio incaricato di gestire la flotta aziendale. Una volta effettuata la trasferta, il dipendente può compilare la nota spese in modo rapido e ovunque si trovi: i dettagli del servizio prenotato vengono “ereditati” dalla nota spese sicché al rientro si trovano già preimpostati e non resta che aggiungere le spese di vitto e altri servizi pagati direttamente dal viaggiatore.
Nell’ottica di semplificare l’operazione e ridurre al minimo i margini di errore, è prevista la possibilità di inserire itinerari standard con il calcolo automatico del chilometraggio: in questo modo la nota spese viene approvata automaticamente, mentre nel caso vi siano eccezioni è prevista l’autorizzazione da parte del superiore diretto.
«Il sistema GSD segnala per ogni tipologia di spesa dei massimali conformemente anche alle direttive fiscali; e nel caso, ad esempio, di un pranzo fra colleghi, la spesa viene ripartita in automatico fra i diversi centri di costo e tutti i dipendenti coinvolti ne ricevono notizia tramite email.
«Infine, a distanza di pochi giorni, il viaggiatore riceve una mail in cui viene informato del rimborso che riceverà in busta paga, con il riassunto delle spese sostenute. Ma non solo. Il prodotto GSD produce in automatico una prima nota contabile, valida ai fini di un controllo fiscale e consente anche un’attenta analisi delle spese (per tipologia, viaggiatore, fornitore ecc.) grazie a un sistema di Business Intelligence come il Data-Mart».
Dal punto di vista della flessibilità, GSD è adatto anche per le grandi multinazionali?
«Attualmente disponibile nella versione italiana, è predisposto per essere multilingue e multisocietà in modo da rispondere alle esigenze delle multinazionali di disporre di un unico prodotto, adattabile e personalizzabile. In particolare, è previsto l’inserimento della travel policy e degli accordi locali nonché delle diverse normative fiscali relativamente alla deducibilità dei costi di trasferta».
Qual è la vostra politica commerciale e quale sistema di pricing adottate?
«Convinti del valore della soluzione GSD, intendiamo nei prossimi mesi aumentare l’investimento e il nostro impegno nell’area business travel. Naturalmente, primo canale sono le aziende, ma puntiamo anche a sviluppare partnership strategiche con altri attori del mercato che possano veicolare questo prodotto. Per quanto riguarda il pricing, utilizziamo due modelli. Se l’azienda ha un volume maggiore di 500 pratiche l’anno, suggeriamo l’acquisto della licenza d’uso; diversamente offriamo il software in modalità Asp (Application software provider) con un canone minimo annuo e un fee a documento (modello pay per use). Nel primo caso l’investimento viene generalmente ammortizzato in un anno, se il cliente non adotta già un sistema automatico, nel secondo il grosso vantaggio è che il cliente non deve preoccuparsi di acquistare e predisporre gli ambienti base (hardware e software di base) e si può concentrare esclusivamente sull’uso efficace dell’applicazione».
Zambon e il sistema di travel expense management
Con un fatturato 2002 di 438 milioni di euro, Zambon è un gruppo multinazionale italiano privato (fondato nel 1906 da Gaetano Zambon), presente nei settori farmaceutico e della chimica fine, con stabilimenti di produzione in Italia, Svizzera, Cina e Brasile. Complessivamente impiega circa 2.500 dipendenti distribuiti su 15 Paesi. In Italia – dove Zambon ha tre sedi (headquarter a Bresso e due stabilimenti a Vicenza e Lonigo) – sono impiegate circa 850 persone. L’area trasferte (più di un milione di euro di spese di viaggio) fa capo alla direzione del personale. Da marzo 2003 Zambon, dopo un’attenta fase di software selection, ha implementato in Italia il nuovo sistema GSD di Info Studi, per la gestione delle trasferte e, dopo un periodo di test su un pool di utenti, è oggi utilizzato da tutti i viaggiatori. A Giovanni Strapazzon, Group Human Resource Manager, abbiamo chiesto di illustrarci gli obiettivi di tale scelta e una prima valutazione.
«Punto di partenza è stato un nuovo orientamento della Funzione Risorse Umane secondo il quale il personale deve essere considerato come cliente cui dedicare servizi e cura che accrescano “il valore delle persone”. In quest’ottica obiettivi del nuovo sistema di travel management expense erano semplificare e velocizzare il processo delle note spese, aumentare il livello di responsabilità dei dipendenti attraverso maggiori deleghe e una riduzione del numero delle autorizzazioni e, infine, conseguire un risparmio attraverso una revisione della politica di viaggio e l’automazione dei controlli di conformità alla policy aziendale, oltre ai risparmi legati alla riduzione dei costi indiretti. Zambon Group aveva adottato con successo le versioni precedenti di GSD, ma per fare una valutazione degli ulteriori risparmi conseguibili grazie ai servizi web della nuova versione è ancora presto, anche se il numero degli interventi manuali e dei documenti prodotti si è ridotto sensibilmente.
Possiamo dire che il prodotto è stato ben accolto dai dipendenti, che hanno ridotto il tempo impiegato per la compilazione delle note spese e da tutte le funzioni coinvolte nel work flow. Assai positiva è stata la fase di addestramento tramite l’e.learning, un corso online che insegna in modo automatico e veloce a navigare e utilizzare correttamente il prodotto. Iniziativa resa possibile ed efficace anche grazie alla semplicità propria di GSD».
