Secondo una ricerca di Cwt, i Travel manager non hanno visibilità su quasi un terzo delle spese di viaggio e rappresentanza (T&E) perché non sono consolidate. La spesa non gestita però potenzialmente aumenta i costi e riduce il potere d’acquisto delle aziende. Per questo Cwt Solutions Group, la divisione specializzata nella consulenza alle aziende di Carlson Wagonlit Travel, ha lanciato quattro nuove soluzioni di proprietà che, oltre ad affiancare i travel manager aziendali nel compito di ridurre i costi, li aiutano a ingaggiare in modo nuovo i viaggiatori.
Le nuove soluzioni, già disponibili per i clienti di Cwt Solutions Group, contribuiscono a ridurre le spese non conformi alla travel policy, a recuperare i supplementi addebitati per l’autonoleggio, ad analizzare i dati e il comportamento dei viaggiatori così da evidenziare opportunità per ridurre i costi e a fornire una gamma completa di opzioni per il trasporto via terra.
“La nostra piattaforma T&E consolida automaticamente i dati provenienti da tutte le fonti – spiega Christophe Renard, vice president of CWT Solutions Group a livello globale -, includendo sia le spese gestite dalla travel management company, sia quelle effettuate attraverso carte di credito e fornitori terzi. Queste informazioni sono utili per offrire una visione immediata di tutte le spese fuori policy e per ricostruire il costo totale di ogni viaggio. I travel manager possono così avere una visione precisa di tutte le spese, conformi e non, e sono in grado di adeguare la travel policy ove necessario, o semplicemente di rendersi conto che è opportuno lavorare sulla comunicazione ai viaggiatori”.
Accanto alla comprensione della spesa T&E è importante che i travel manager abbiano una approfondita conoscenza dei comportamenti dei viaggiatori. Questo può consentire di indirizzarli in modo adeguato generando saving fino al 15%, secondo recenti studi, oltre a permettere ai travel manager di comunicare in modo più personalizzato, in linea con quanto richiedono gli stessi viaggiatori.
“La nostra nuova piattaforma per la segmentazione- afferma Renard – classifica i comportamenti dei viaggiatori utilizzando dati chiave, tra cui l’età, la seniority e la frequenza di viaggio. Ne deriva la capacità di adattare le comunicazioni alle varie tipologie di viaggiatori, per incoraggiarli a rispettare la travel policy. Come risultato finale si ottengono maggiori saving e si riduce la spesa complessiva di viaggio”.
Anche i fornitori dei servizi di viaggio sono molto importanti se si vogliono contenere i costi. Le società di autonoleggio, per esempio, includono talvolta dei supplementi non dovuti, specie per le voci di assicurazione e rifornimento carburante. Una nuova soluzione di audit di Cwt analizza tutte le spese di autonoleggio dell’azienda e identifica i costi di cui si può chiedere il rimborso.
“Sappiamo esattamente come identificare i supplementi che devono essere rimborsati e come ottenerne il recupero – sottolinea Renard -. La nostra soluzione per la revisione dei contratti di autonoleggio, inoltre, ha la particolarità di non prevedere alcuna fee a carico dei clienti. Condividiamo invece i costi recuperati”.
Ancora, ai viaggiatori sono date generalmente poche indicazioni sul trasporto locale via terra come il trasporto pubblico, i taxi, l’autonoleggio, ecc., nonostante queste voci costituiscano una parte significativa della spesa non gestita. La nuova soluzione di Cwt dà invece ai travel manager gli strumenti per indirizzare i viaggiatori verso la forma più appropriata di trasporto. Questo strumento è particolarmente importante nel contesto attuale in quanto l’offerta è in rapida evoluzione; basti pensare a come Uber e Lyft, per esempio, stanno modificando il mercato tradizionale. In questo modo si possono sia ridurre i costi sia migliorare l’esperienza del viaggiatore.
