Nel mondo dei viaggi aziendali i liberi professionisti, i freelance, i consulenti, i candidati e altri viaggiatori ospiti rientrano nei travel program nella categoria dei “non dipendenti”.
Nella realizzazione delle prenotazioni di viaggio, i booking tool si basano sui profili dei viaggiatori per garantire che i protocolli di sicurezza siano rispettati, le informazioni siano accurate e i viaggiatori conoscano le politiche di viaggio. Questo processo funziona efficacemente per i dipendenti. Mentre per i viaggiatori non profilati, il processo di gestione dei viaggi di lavoro diventa macchinoso e manuale.
Poiché le aziende si affidano sempre di più a questa categoria di collaboratori esterni, è sorta la necessità di una soluzione per gestire i viaggi degli utenti non profilati.
BCD Invite, livello globale
“Prima della pandemia, BCD Travel coordinava i viaggi per una percentuale piuttosto elevata di non dipendenti”, ha dichiarato Yannis Karmis, senior vice president Pianificazione e Sviluppo Prodotto in BCD Travel. “Ora stiamo vedendo che la gestione di viaggi per i collaboratori esterni sta crescendo in modo significativo, specialmente in settori come Life Sciences e Media e Entertainment”
BCD Travel ha recentemente annunciato una soluzione per automatizzare il processo di prenotazione e gestione dei viaggi degli ospiti, chiamata BCD Invite.
Karmis ha condiviso la notizia su BCD Invite ad agosto durante la convention annuale della Global Business Travel Association (GBTA) a Dallas, Texas. La soluzione digitale è disponibile ad oggi per i clienti di BCD a livello globale ed è stata sviluppata con l’obiettivo di eliminare i punti critici nei viaggi degli ospiti.
“I viaggi dei non dipendenti rappresentano circa il 15-20% delle prenotazioni totali effettuate dal cliente medio”, ha dichiarato Karmis. “È importante ascoltare i nostri clienti e sviluppare soluzioni per migliorare l’efficienza e l’esperienza dei viaggiatori.”
Sulla base di questa analisi, BCD ha scelto di sviluppare BCD Invite coinvolgendo da vicino i clienti durante le fasi di sviluppo e test. Questa collaborazione è stata cruciale poiché i loro feedback hanno svolto un ruolo chiave nella definizione dei requisiti di prodotto e nella roadmap di rilascio.
L’interazione con i clienti life sciences ed entertainment è stata preziosa e il metodo di BCD è stato di dare priorità all’esperienza dell’utente, sviluppando il prodotto a stretto contatto con i clienti interessati.
Come funziona BCD Invite
BCD Invite lavora con il sistema di profili di BCD per creare profili temporanei per i non dipendenti, indipendentemente dal mercato o dal GDS (Global Distribution System). Questi nuovi profili si sincronizzano in tempo reale con gli strumenti di prenotazione esistenti, sia offline che online.
I Travel arrangers possono quindi assegnare questi profili temporanei a “eventi” che possono essere configurati per soddisfare travel policy, metodi di prenotazione, segmenti di viaggio e altro. Le funzionalità automatizzate, come i modelli predefiniti, mantengono tutto in linea con la politica aziendale e permettono di ottimizzare il tempo.
I travel arrangers possono vedere chi ha prenotato e chi no attraverso la dashboard di BCD Invite. Una volta che l’evento è terminato, il profilo temporaneo dell’ospite viene disattivato automaticamente dallo strumento di prenotazione e dal sistema dei profili, garantendo una migliore gestione della sicurezza.
Il valore aggiunto per le aziende e i viaggiatori
Oltre ad eliminare la difficoltà di gestire i viaggi degli ospiti, BCD Invite supporta aspetti importanti sia per l’organizzatore di viaggi che per il viaggiatore.
I viaggiatori desiderano che la esperienza di viaggio sia personalizzata e BCD Invite offre loro un’esperienza di prenotazione moderna e senza burocrazia, con possibilità di personalizzazione fino al metodo di prenotazione. I viaggiatori possono prenotare autonomamente, contattare un travel agent, evitando la comunicazione via e-mail che rallenta il processo di prenotazione. Un’esperienza positiva può ispirare fiducia e promuovere l’interazione con questi viaggiatori, il che può facilitare l’instaurarsi di collaborazioni durature.
La sicurezza è una priorità per le aziende e i viaggiatori. La piattaforma sicura di BCD Invite mitiga le frodi eliminando le prenotazioni non profilate. Inoltre, BCD Invite promuove la conformità alle politiche aziendali applicando automaticamente la travel policy dell’azienda cliente. Ciò permette di risparmiare tempo sia ai viaggiatori che ai travel manager, portando ad un aumento dell’efficienza dei processi e generando saving lato azienda.
Per ulteriori informazioni, su può visitare il sito bcdtravel.it o richiedere una demo di BCD Invite.
