Tra gli eventi 2025 di rilievo, per i Viaggi d’Affari e i travel manager d’azienda, il Corporate Lodging Forum tenuto da HRS a Milano questo fine marzo. Nell’occasione, lo staff italiano ed europeo della società leader nei sistemi di gestione alloggio per chi lavora, con il Ceo Tobias Ragge presente, ha mostrato molte novità delle proprie piattaforme integrate che, ricordiamo, sono un elemento fondamentale sia per le aziende che “muovono dipendenti” sia per le strutture alberghiere.
Il cardine di un settore che pesa 600 miliardi globalmente, è oggi nel digitale, alimentato dalla AI e sempre più capace di fornire strumenti efficienti per gestire gli alloggi nelle trasferte di lavoro.
Siamo di fronte a un periodo che rivoluziona il settore, ricordano in HRS, con certe tecnologie che sono al contempo necessarie (vedi le regole di de-carbonizzazione) ma anche convenienti nell’utilizzo per quanto efficienti, se misurate e poi, insieme ai cambiamenti geo-politici, mutano certe vecchie abitudini e regole di chi opera nei Viaggi d’Affari.
HRS è al centro di questi macro-trend, che spostano certi equilibri ma, grazie alla tecnologia e ai servizi alimentati con AI, possono fare ottenere la dovuta produttività che in Europa ora stiamo rincorrendo. Come? Abbattendo i costi.
Nel caso specifico dei molti fornitori di viaggio aziendale, con certi nuovi tool pienamente tracciabili e misurabili, sia per le prenotazioni, sia per i rimborsi sia per la sostenibilità. Tool che, va detto, diventano molto più efficienti e capaci ma devono anche essere facili da sfruttare, come HRS si propone di fare.
HRS Copilot e HRS Connect
Anche perché, leggendo i dati presentati, è oggi poco certa l’efficienza di quel 40% dei Viaggi d’Affari che non è gestito tramite tool affidabili e puntuali, come invece sono le due soluzioni presentate a Milano: HRS Copilot e HRS Connect. Il primo un tool che serve ai manager per analizzare i dati di viaggiato in tempo reale, soprattutto le spese conseguenti ai pernottamenti. Sfrutta la AI per dare indicazioni, suggerimenti, scelte in coerenza agli obiettivi o limiti che il manager si prefigge.
Connect è invece il tool digitale che aggrega prenotazioni individuali, meetings, gruppi e long stay che ad oggi vengono ancora gestiti in sistemi separati e disconnessi o completamente offline, offrendo l’opportunità di avere: 1. maggiore compliance e governance; 2. Massimizzazione del risparmio sui costi di viaggio; 3. RFP unificati ed efficienza nell’implementazione. Insomma in una sola parola #convergence.
In entrambi i casi HRS punta alla semplicità di fruizione, pur celando dietro questi strumenti che eliminano attività manuali, o ricerche, grandi analisi di dati certi, per trovare le soluzioni di viaggio in modo rapido ed efficiente.
Intervista a Nelly Bonfiglio
A chiarire in dettaglio quanto non è sempre facile da comprendere per i non addetti ai lavori, o chi gestisce pochi viaggi d’affari “analogicamente”, è Nelly Bonfiglio, Director of Sales Southern Europe di HRS.
Come spiegare gli impatti della AI e dei vostri tool?
«La tecnologia e l’uso dell’AI sono il cuore pulsante di HRS. In Italia la spesa per il business travel si attesta a 22 miliardi, in crescita double digit anno su anno. Considerati questi volumi, si stima che il 40% di questi venga speso dalle aziende in Lodging & Meetings (circa 9 milioni), con una visibilità molto parziale pari a 1/3, ovvero 3 milioni. Questo poiché questo segmento è il piu’ frammentato in assoluto a causa del fatto che la gestione, l’organizzazione, la prenotazione, il pagamento e la riconciliazione sono processi in silos totalmente frammentati fra dipartimenti diversi. Con la conseguenza di impattare negativamente la soddisfazione del viaggiatore.
Noi usiamo la AI per semplificare i processi ed eliminare attività manuali e operative non controllate a fondo dai travel manager. Le nostre soluzioni sono progettate per presentare rapidamente dati utili ai travel manager, accelerando il processo decisionale e offrendo una visione piu’ ampia e strategica. Governare quindi meglio tutto il processo end2end, dal Procure2Book2Pay2Reclaim».
Il tutto per le varie esigenze di viaggio e senza difficoltà di uso?
«Copilot è un tool a cui chiedere, per trovare soluzioni di ottimizzazione hotel o sale meeting, pensando alle spese ma anche alla sostenibilità. Tutti i dati sono a disposizione e valutati per proporre soluzioni veloci e immediatamente attuabili. Semplice da usare, come chatGPT, ma che funziona grazie alla mole di dati che utilizza per imparare e migliorare sempre di piu’, come qualsiasi tool di AI. In tutto il processo di gestione trasferta integrato all’interno di Sap Concur, dalla prenotazione hotel alla nota spese del dipendente, permettiamo risparmio di tempo e oneri, mandando il dato a destinazione di ogni divisione aziendale interessata, inclusa la parte fiscale. Una stima di 30% di risparmio medio portato alle aziende sulle spese hotel e 25 minuti in meno per il dipendente, rispetto all’attività manuale post-viaggio di rendicontazione della nota spese».
Quanto è facile poi misurare il rendimento, di queste soluzioni HRS?
«L’ecosistema del lodging e dei meetings è uno dei mondi più frammentati nell’industria del Business Travel: è difficile far convergere dati e trovare autonomamente la migliore opzione. Un’unica piattaforma, per un solo canale di prenotazione, trova facilmente l’opzione migliore e conveniente potendo gestire direttamente tutti i dati e garantire la soddisfazione del viaggiatore».
Come e quanto impatta l’Italia oggi per voi?
«Per HRS l’Italia è un core market da sempre, pesando moltissimo insieme a Germania, Francia e USA. Purtroppo, siamo indietro dal punto divista della digital-transformation. Altrove è comune pensare all’esperienza di organizzazione della trasferta totalmente online e demandata al dipendente. Pertanto le aziende di base prima scelgono il booking tool, poi le varie tecnologie verticali per ogni segmento (hotel, cars, treni e voli) e solo nel caso di viaggi molto complessi infine ricorrono al supporto delle agenzie viaggio.
Un po’ come in Italia avviene già per i viaggi leisure molto semplici, dove ci si organizza autonomamente, mentre è per le mete esotiche o le crociere che si ricorre al supporto di agenzie specializzate. In Italia la gestione è ancora più tradizionale e off-line. Il nostro sforzo è anche di educazione e change management interno alle organizzazioni, per guidare le aziende sui molteplici scenari positivi che il nostro approccio basato sulla tecnologia e l’uso intelligente dei dati rende possibili: dall’attività di procurement fino al pagamento, alla riconciliazione e al recupero dell’IVA.
E questo vale sia per i viaggi individuali che per il segmento meeting. La nostra tecnologia sta già generando risparmi e migliorando le performance per le aziende piu’ visionarie; crediamo che il 2025 sia l’anno in cui sempre più aziende, di diversi settori, faranno il salto per cogliere i vantaggi della digitalizzazione e dell’intelligenza artificiale».
