Si è sempre occupato di servizi generali e gestione del personale in aziende di settori molto diversi tra loro: grande distribuzione prima, consulenza e formazione del personale poi. Fino all’attuale incarico, a partire dall’aprile 2001. Stiamo parlando di Gian Piero Marabelli, facility & procurement manager di Computer Associates Italia. Quarantadue anni, una laurea in giurisprudenza, Marabelli ha tra i suoi compiti anche la responsabilità del travel e del car fleet.
«La gestione del travel e della flotta aziendale – spiega Marabelli – occupano mediamente il 40% del mio tempo e rappresentano all’incirca il 60% del mio budget. Per quanto riguarda, in particolare, l’ambito viaggi mi avvalgo di un collaboratore a tempo pieno che costituisce il trait d’union con l’agenzia di viaggio che ha attivato un inplant all’interno della nostra sede di Milano. Computer Associates ha identificato un unico partner di fiducia a livello internazionale, siglando un accordo con il gruppo American Express che viene poi declinato localmente. In Italia, quindi, ci avvaliamo del supporto di Uvet American Express Corporate Travel». Se all’agenzia sono demandate le prenotazioni, l’emissione dei documenti di viaggio e l’attività di reporting, è direttamente Marabelli a negoziare con le compagnie aeree – ad oggi sono in essere accordi con Alitalia e il gruppo Star Alliance, con cui esiste anche un contratto per l’area Emea -, le catene alberghiere e gli hotel, le compagnie di autonoleggio.
«Il nostro gruppo – continua Marabelli – ha una travel policy europea emessa dalla sede di Londra (l’headquarters per l’Europa) e quindi attualizzata nei vari paesi. Tra i punti più rilevanti, l’utilizzo di un travel form online per l’autorizzazione alla trasferta. Il modulo è presente sulla rete intranet e deve essere inviato al proprio manager che lo rimanda approvato al viaggiatore e in copia all’agenzia. Tranne per i viaggi intercontinentali, per i quali esiste un doppio livello di autorizzazione: oltre che dal proprio superiore, la trasferta deve essere vistata anche dal manager di funzione dell’area Emea o worldwide. Inoltre, la policy prevede l’obbligo per tutti i dipendenti di viaggiare in economy – ad eccezione dei viaggi intercontinentali prenotati almeno sette giorni prima della partenza e con più di 10 ore di volo – e l’utilizzo dei fornitori preferenziali».
Le spese di viaggio di Computer Associates in Italia hanno registrato negli ultimi tre anni una riduzione, passando dai 1,7 milioni di euro del 2001 ai 1,6 del 2002, ai 1,4 del 2003. La biglietteria aerea rappresenta circa il 60% del totale, gli alberghi hanno un’incidenza del 30%, gli autonoleggi sono quasi assenti, mentre il restante 10% è costituito dalle spese telefoniche dall’estero. «Il saving – afferma Marabelli – è stato ottenuto grazie all’introduzione dell’obbligo di viaggiare in economy invece che in business, alle maggiori opportunità offerte anche dall’ingresso sul mercato delle low cost e a una più rigorosa travel policy. Ma è dipeso anche da una riduzione della distanza media dei viaggi, perché l’Italia è diventata il paese di riferimento per la regione Mediterraneo e quindi ci si muove soprattutto tra Milano e Roma oppure verso Londra, Spagna, Grecia e Portogallo. Nel 2004 prevediamo un’ulteriore riduzione, nonostante il business sia in crescita, grazie a un utilizzo più massiccio di tariffe speciali».
In un’ottica di continua razionalizzazione dei processi, Computer Associates sta testando da circa otto mesi un self booking tool su un gruppo pilota di 20 persone. Il prodotto utilizzato è “Corporate Travel Online” di Get There, personalizzato da Amex, che viene già utilizzato in Uk (anche se in un’altra versione) e nei paesi scandinavi ed è in corso di implementazione in Francia e in Spagna. «I riscontri sul prodotto – commenta Marabelli – sono decisamente positivi. Aspettiamo la fine del test, ma pensiamo di passare, prima o poi, all’implementazione su tutta la popolazione viaggiante».
Le nostre schede
Azienda: Computer Associates Italia
Sedi: Milano, Roma e Torino. All’estero in oltre 100 paesi.
Dipendenti in Italia: circa 350 persone
Riferimento in azienda: Gian Piero Marabelli
Per contattarlo: tel. 02/90464663 – fax 02/90464306
Inquadramento nell’organigramma: Facilities & Procurement Manager. Risponde direttamente al manager di funzione della regione Mediterraneo (basato a Londra)
Agenzia: Uvet American Express Corporate Travel
Tipo di contratto: misto (management + transaction fee)
Scadenza contratto: indeterminato
Inplant: a Milano
Spese trasferte 2003: 1,4 milioni di euro tra biglietteria aerea (60% del totale), alberghi (30%) e telefonia (10%)
Tecnologie a supporto: prodotto di self booking di Get There “Corporate Travel Online” per gruppo pilota
Carte di credito utilizzate: American Express
