Vantaggi e svantaggi dei diversi sistemi di pagamento. Quale la best practice nell’ottica di ridurre il costo complessivo del processo? Questo il tema della relazione di Francesco Sottosanti di The Knowledge Team.
«Pagare bisogna – esordisce Francesco Sottosanti, direttore generale di Tkt -. Per il fornitore prima e più possibile, per l’azienda più tardi e meno possibile, ma pagare comunque bisogna. Piuttosto, come è possibile ridurre il costo di processo senza penalizzare nessuno degli attori coinvolti (fornitore, utilizzatore, azienda)? Questo è quello che cercherò di mettere in luce con il mio intervento. Partiamo dall’analisi dei diversi sistemi di pagamento – e relativi flussi – che possono essere utilizzati: estratto conto (da azienda a fornitore), carta di credito su c/c aziendale (da azienda a finanziaria a fornitore); anticipo e rimborso in nota spese (da azienda a utilizzatore a fornitore); infine, carta credito su c/c individuale e rimborso in nota spese (da azienda a utilizzatore a finanziaria a fornitore). Vediamone ora le differenze in termini di controllo e di pagamento.
I differenti sistemi di pagamento
«Mentre – continua Sottosanti – i primi due sistemi presuppongono un controllo centrale, e, quindi, risorse molto competenti sulla materia, ma costrette a gestire elevati volumi in tempi ristretti e con una ridotta conoscenza del singolo noleggio. Gli ultimi due sistemi di pagamento prevedono invece il controllo da parte del singolo utilizzatore, che viceversa conosce perfettamente la propria transazione, ma ha una limitata competenza tecnica. Per quanto riguarda, invece, la tipologia di pagamento, nel primo sistema (da azienda a fornitore) è diretto. Il che, a mio avviso, ha solo valenze negative: ossia, elevati volumi di documenti fiscali da registrare, attivazione dopo il controllo di altre operazioni finanziarie, deresponsabilizzazione dell’utilizzatore. Nelle altre ipotesi il pagamento è indiretto ed è l’utilizzatore o la società di carte di credito a regolarizzare il fornitore finale. In ogni caso se nel sistema viene coinvolto l’utilizzatore, i vantaggi aumentano: il documento fiscale è a questo punto rappresentato dalla nota spese, non è più necessaria alcuna operazione finanziaria aggiuntiva (oltre al saldo della nota) e, soprattutto, il singolo dipendente risponde in prima persona. Lo svantaggio è legato all’eventuale necessità di erogare anticipi (nel sistema da azienda a utilizzatore a fornitore), superabile attraverso una carta di credito aziendale appoggiata su conto corrente personale.
«Quest’ultima – afferma Sottosanti – costituisce a mio avviso la best practice. Se analizziamo plus e minus per ciascun attore coinvolto nel processo, ci rendiamo infatti conto che in questo modo l’azienda si libera della necessità di controlli puntuali centralizzati, di attività contabili specifiche, di costi finanziari accessori; inoltre, ha la possibilità di dilazionare i pagamenti e accelera i tempi di presentazione delle note spese, senza nessuno svantaggio. L’utilizzatore, da parte sua, non ha alcun costo aggiuntivo – anzi spesso guadagna miglia dei programmi fedeltà e valuta perché la nota spese viene rimborsata prima dell’addebito della carta di credito -, ma deve farsi carico del controllo della spesa effettuata e del rispetto della travel policy. Il fornitore, infine, riesce generalmente a ottenere tempi di pagamento più ridotti, a fronte però di una fee all’emettitore della carta di credito. Il costo complessivo del progetto, comunque, diminuisce senza penalizzare nessuno».
«Dal mio punto di vista però – interviene ancora Ciceri di Bayer – questo sistema presenta anche due svantaggi per l’azienda: in primo luogo, i dipendenti che vanno dotati di carta di credito aumentano notevolmente quando si decide di utilizzare questo tipo di pagamento anche per l’autonoleggio; inoltre vi è il rischio che l’utilizzatore non controlli bene la fattura». «L’onere per l’emissione della carta – ribatte Sottosanti – è minimo e generalmente il decentramento del controllo amministrativo ha dei vantaggi di gran lunga superiori. Quanto al rischio di scarso controllo cui accennava, se la fattura va in nota spese è fondamentale avere una travel policy che preveda audit a campione e la possibilità che spese superiori al consentito vengano addebitate all’utilizzatore».
