Socievole, determinata, precisa. Così si definisce in sintesi Claudia Bozzini, 27 anni, buyer in business travel, convention e congressi nella filiale italiana del gruppo alimentare Nestlé, che impiega nel nostro paese 4000 dipendenti, distribuiti tra la sede centrale di Milano e nove stabilimenti su tutto il territorio nazionale. Dopo la laurea in economia aziendale, Claudia Bozzini entra subito nella multinazionale svizzera, facendo esperienza all’interno della divisione Acquisti, finché all’inizio del 2002 le viene affidata la responsabilità delle aree travel, convention e congressi. Tra i suoi compiti, interfacciarsi con il personale dell’inplant interno, ma anche selezionare i fornitori e negoziare le migliori tariffe. Un compito non da poco se si pensa che le spese di viaggio di Nestlè Italiana – comprendendo biglietteria aerea e ferroviaria, hôtellerie e noleggi auto – ammontano a circa 3 milioni di euro all’anno. Le destinazioni sono prevalentemente nazionali e continentali: Roma, Napoli e Perugia per quanto riguarda l’Italia e Vevey (in Svizzera, dove ha sede la casa madre), Parigi, Barcellona e Francoforte per l’Europa.
Autorizzazione via e-mail
Il processo di autorizzazione alla trasferta e di richiesta di prenotazione è gestito oggi in Nestlè Italia via email. «Ogni dipendente che deve effettuare una trasferta – spiega Bozzini – invia per posta elettronica un modulo creato dall’ufficio Procedure Amministrative al proprio responsabile e, contemporaneamente, all’inplant interno o all’agenzia di viaggi. Il principio è quello del “silenzio assenso”: in altre parole, la trasferta è autorizzata qualora il manager non blocchi la richiesta. L’inplant, che occupa tre persone, provvede quindi a definire la miglior soluzione di viaggio possibile nel rispetto della travel policy – che è pubblicata sulla nostra rete intranet ed è pertanto di facile accesso per tutto il personale – dopo aver ricercato le diverse alternative economiche esistenti sia a livello di trasporto che di pernottamento».
Travel policy locale
Per quanto riguarda la travel policy essa è definita localmente, pur nel rispetto delle linee guida della casa madre di Vevey. «In particolare – sottolinea Bozzini – è previsto l’utilizzo per tutti i dipendenti della classe economica, mentre la business è consentita solo per i viaggi internazionali superiori alle 4 ore. I percorsi in treno vengono invece effettuati in prima classe. La policy prescrive inoltre il ricorso alle strutture alberghiere convenzionate e definisce massimali per i pranzi e le cene di lavoro. I dipendenti che non usufruiscono di autovettura aziendale, poi, hanno l’obbligo di ricorrere quando necessario a società di autonoleggio convenzionate».
Le convenzioni
E proprio a livello di convenzioni, Nestlè ha instaurato rapporti diretti con molti fornitori (vettori, catene alberghiere, hotel indipendenti, compagnie di autonoleggio) – avvalendosi anche del supporto dell’agenzia in fase negoziale -; nel caso non si raggiunga una massa critica, invece fa ricorso alle tariffe preferenziali fornite dall’agenzia (Sestante). Che è stata scelta – dopo un tender cui sono state invitate le principali realtà del settore – in base a parametri di costo e di servizio. L’accordo – basato sul modello a management fee – è circoscritto a Nestlè Italiana e ha dimensione nazionale.
Il personale viaggiante di Nestlè non fa uso di carte di credito: la biglietteria e gli alberghi sono pagati direttamente dall’agenzia, mentre tutte le altre spese vengono anticipate dal dipendente e rimborsate mensilmente nella nota spese. «Che viene compilata – continua Bozzini – su un modulo realizzato in visual basic per Excel. Il processo verrà presto completamente automatizzato: stiamo infatti realizzando un programma che consenta l’invio automatico di tutte le note spese (sotto forma di file excel) ad un “collettore” presso la contabilità generale e l’integrazione con il sistema gestionale Sap».
Claudia Bozzini: la scheda
- Azienda:Nestlé Italiana Spa
- Sedi in Italia e all’estero: sede italiana a Milano, headquarters a Vevey (Svizzera)
- Riferimento in azienda: Claudia Bozzini
- Per contattarla: tel. 02/81811 – fax 02/81817169
- Inquadramento nell’organigramma: Buyer in business travel, convention e congressi. Risponde al responsabile acquisti servizi
- Agenzia: Sestante
- Tipo di contratto: management fee
- Inplant: sì, a Milano
- Stp: sì
- Spese trasferte: circa 3 milioni di euro tra biglietteria aerea (che rappresenta approssimativamente il 60% del totale) e ferroviaria, alberghi e autonoleggi
- Carte di credito utilizzate: nessuna
