In un momento di difficoltà economica quale quello attuale è naturale che ogni azienda “sana” analizzi la propria organizzazione alla ricerca di margini di profitto senza incidere sui prezzi che offre al mercato. Una delle strade che si stanno percorrendo è l’analisi dei processi e delle spese accessorie al core business, tra cui quelle di viaggio e rappresentanza, che pure sono di importanza e complessità notevole. Quando si vogliono analizzare a fondo le componenti di questa voce di bilancio, si scopre, infatti, che il volume – già di per sé notevole – è frammentato in centinaia di fornitori (abituali e occasionali) e in miriadi di transazioni, non governato “de facto” da tradizionali processi di acquisto. La scienza del b.p.r. (business process reengineering) prevede che tutte le componenti di un processo siano analizzate e affrontate prima di ipotizzare revisioni e previsioni di risultati che saranno prodotti nel tempo. In questo contesto ci limiteremo ad analizzare la componente economica, accostandoci al processo organizzativo solo laddove necessario per completezza di analisi.
Abbiamo detto che il volume economico delle spese di viaggio è importante e che è rappresentato da molti fornitori e moltissimi micro acquisti; per esempio i pernottamenti sono forniti dai vari alberghi e i micro acquisti sono rappresentati dalle singole ricevute o fatture che ogni dipendente o ospite fa emettere quando lascia l’albergo. Ciò vale, naturalmente, anche per tutte le altre spese relative a una missione di lavoro quali la biglietteria aerea, ferroviaria e marittima, le colazioni, i pranzi, le cene, i bar, i taxi, i tram, i parcheggi le telefonate ecc. Queste spese sono di uguale natura, ma necessariamente erogate da diversi fornitori a seconda del luogo dove si svolgono le trasferte.
Abbiamo, dunque, tanti soggetti che spendono (i viaggiatori), tanti soggetti che ricevono pagamenti (i fornitori) e un processo di governo aziendale concentrato tra l’ufficio del personale (travel policy), l’ufficio acquisti (contratti con fornitori finali e intermedi) e l’amministrazione finanziaria (contabilità gestionale, contabilità generale, fiscalità). Le spese sono sempre le stesse, mentre le esigenze dei soggetti sono assai diverse. Rapidità e semplicità d’utilizzo è la richiesta dei viaggiatori. I fornitori chiedono affidabilità e brevità nei pagamenti; l’Ufficio del personale rispetto delle regole aziendali; l’Ufficio acquisti prezzi migliori e controllo della spesa; mentre l’Amministrazione finanziaria esige completezza e esattezza dei documenti. Come è possibile coniugare la semplicità con la precisione, la semplicità con la completezza, la brevità dei pagamenti con i prezzi migliori e così via?
La regola del b.p.r. per raggiungere la massima efficacia e la massima efficienza è quella di ridurre gli attori e le fasi di processo, ma in questo caso la soluzione migliore richiede di introdurre un nuovo attore che sia in grado di consentire a tutti i soggetti coinvolti di raggiungere gli obiettivi agognati. L’”uovo di Colombo” è la carta di credito!
Il viaggiatore ha in tasca il metodo di pagamento rapido e semplicissimo da usare; al fornitore viene automaticamente garantita l’affidabilità del pagamento e la valuta pressoché immediata (pur dovendo pagare una commissione che varia in funzione del tipo di carta e del potere contrattuale); l’ufficio acquisti può effettuare degli accordi quadro avendo a disposizione l’arma della valuta immediata per ottenere il miglior prezzo. Sembra tutto ok! Ma l’Ufficio del personale e l’Amministrazione finanziaria come raggiungono gli obiettivi sopra esposti? Lo possono fare dotandosi di un sistema informatico di gestione del flusso delle spese di viaggio, i cosiddetti Epa (Expense process automation), che sia in grado di recepire le regole di travel policy in merito ai massimali di spesa per tipologia di dipendente e che si interfacci con il sistema contabile inserendo le suddette spese automaticamente secondo la fiscalità vigente e il piano dei conti di contabilità generale adottato. Se poi quest’automazione è in grado di acquisire e catalogare correttamente e in automatico le spese effettuate con la carta di credito dai singoli viaggiatori, cautelarne la privacy in caso di carta promiscua e tutto questo lo fa ogni giorno – festivi inclusi -, allora abbiamo offerto un altro bel vantaggio al nostro viaggiatore in quanto a semplicità.
Detto questo, non vi sono ragioni logiche per non dotare i viaggiatori di strumenti di lavoro che aumentano la produttività individuale e aziendale e consentono un controllo puntuale gestibile con automatismi in modo da richiedere interventi diretti solo per eccezione.
L’offerta di mercato
Il mercato è ricco di offerte, comparabili o meno, che consentono a un’azienda di trovare la soluzione più adatta per la propria realtà, semmai è difficile definire la propria esigenza e trovare l’incontro con l’offerta proprio perché è esuberante e diversa.
Rimane un aspetto, tipicamente italiano, che con gli attuali strumenti tecnici e finanziari non può essere risolto e che rallenta la catena “dall’acquisto alla contabilizzazione”: ossia l’esigenza fiscale della “pezza giustificativa”. Nell’era della digitalizzazione e di internet, della telefonia cellulare e della moneta elettronica, dell’ecologia (meno carta = più alberi = più ossigeno = più qualità della vita) e dell’ home working, siamo ancora legati e frenati dalla necessità fiscale che un pezzo di carta, spesso inattendibile per sua natura, sia presente in un archivio fisico per un ipotetico controllo negli anni futuri. La domanda è: è più affidabile una transazione elettronica che comprovi che quei 50,00 euro di taxi pagati con carta di credito, rendicontati in elettronico attraverso circuiti internazionali del credito e sistemi informatici bancari, strenuamente controllati da parte di enti terzi (i suddetti circuiti che gestiscono la monetica elettronica) per il semplice motivo che ogni errore è un costo e una frode sulla singola transazione costa molto di più della transazione stessa, o un pezzo di carta senza ragione sociale, partita Iva insomma senza la certezza dell’identità del fornitore, con una data, una percorrenza e un importo che, quasi sempre, posso scrivere io direttamente in quanto il fornitore mi fornisce benevolmente oltre che il servizio di trasporto anche il blocchetto in modo che possa completarmi con comodo quante “pezze giustificative” voglio?
Naturalmente esempi di questo genere possono essere fatti con altre tipologie di forniture quali i carburanti (dottore, quanti timbri?), i pasti (Francesco, da quanto vuoi la ricevuta?) e altre frivolezze. Al di là delle polemiche, vogliamo essere costruttivi e non distruttivi, quindi proponiamo una soluzione. Tutti gli acquisti che siano in regime di Iva indetraibile, se pagati con carta di credito (qualsiasi) non richiedano l’emissione di ricevuta fiscale o scontrino; soprattutto possano essere registrati contabilmente e dimostrati, in caso di controllo a posteriori, attraverso l’acquisizione dell’estratto conto digitale della carta di credito con la quale è stato effettuato il pagamento.
In questo modo otteniamo per i fornitori: minori documenti da emettere (basta l’estratto conto bancario che certifica Cliente – Data – Natura della fornitura – Importo dell’incasso effettuato). Per i viaggiatori: minori documenti da richiedere (basta l’estratto conto della propria carta che certifica Fornitore – Luogo – Data – Natura della fornitura – Importo della spesa). Per l’Ufficio acquisti: controlli a consuntivo delle spese per Fornitore/Data/Viaggiatore/Luogo più agevoli e affidabili e certezza del nome del fornitore. Per l’Ufficio del personale: la fine degli anticipi in contante e dei sospetti (quello ha una zia che ha un ristorante, l’altro ha un cugino taxista). Infine per l’Amministrazione finanziaria: meno documenti da controllare e registrare e certificazione delle spese da un ente terzo (circuiti della monetica).
Detto questo e chiarito che non siamo degli esperti fiscalisti e quindi ci saremo senza dubbio dimenticati qualche argomento a favore dell’obbligo della “pezza giustificativa” singola, ci permettiamo di sollevare il problema e di chiedere il contributo di quanti sono interessati a una soluzione più moderna per farci parte proponente verso le autorità competenti del nostro ministero delle Finanze. Magari, semplicemente, non ci aveva ancora pensato nessuno!
