Come noto, il compito di acquistare e gestire i servizi di viaggio è – all’interno delle aziende italiane – affidato alle più diverse figure professionali, a loro volta inquadrate nelle più varie divisioni aziendali. Dalla direzione acquisti alle Risorse umane, dal reparto Amministrazione e Finanza alle Relazioni esterne, dai servizi generali fino alla stessa Direzione generale. Molto dipende dalle dimensioni dell’impresa, dalla cultura aziendale, dai volumi di spesa e – perché no – anche dal caso. Fra i diversi inquadramenti nell’organigramma aziendale, ancora poco diffuso in Italia è però l’inserimento della funzione del travel manager all’interno del facility management. Prima di valutare i benefici di affidare la gestione dei viaggi a quest’area, vediamo più da vicino questa figura professionale.
Chi è il facility manager
Se per l’Italia si tratta di un mestiere ancora relativamente nuovo (se ne parla da una decina d’anni circa), non è così per molti altri Paesi europei e per gli Stati Uniti, dove esiste da quasi vent’anni. Il facility management nasce in America agli inizi degli anni Ottanta, quando un mercato sempre più difficile e competitivo costringe le aziende a ripensare la propria organizzazione concentrandosi maggiormente sul core business e riconoscendo, al contempo, un ruolo agli immobili e ai servizi no-core. Considerati fino a quel momento accessori e quindi non determinanti ai fini dell’incremento dei ricavi o della riduzione dei costi, i no-core assumono importanza strategica nella nuova logica di mercato improntata alla flessibilità organizzativa. A fronte, cioè, di un maggior impegno sul core business, l’azienda demanda la gestione razionalizzata di immobili e servizi accessori a una disciplina ad hoc. Così prende vita il facility management, ovvero la gestione delle “facilities”, termine inglese che indica tutti i servizi no-core, da quelli tradizionali (gestione degli impianti, energia, pulizia) alla sicurezza, ai traslochi, all’information tecnology, alle telecomunicazioni ecc. Grazie all’ottimizzazione delle risorse, sia in termine di costi sia di personale, il facility management diventa un plus importante per l’azienda, che può focalizzarsi sul proprio business avendo tuttavia un quadro completo e ben gestito dell’area no-core.
Compito del facility manager è l’ottimizzazione dei costi relativi agli uffici (l’ambiente lavorativo deve essere razionale e flessibile), all’edificio (una corretta manutenzione degli immobili significa valorizzazione del patrimonio) e ai servizi alla persona (un ambiente confortevole e il supporto tecnico all’attività sono sinonimo di aumento della produttività). Le competenze richieste sono, quindi, vastissime e vanno dalla pianificazione e gestione degli spazi alla progettazione integrata di impianti, layout e reti informatiche, dalla manutenzione dell’edificio alla gestione del patrimonio immobiliare, dalla definizione del budget all’applicazione delle normative sulla sicurezza e tutela ambientale.
Sul mercato italiano
Come accennavamo, in Italia quello del facility management è un mercato ancora agli inizi (la stessa Ifma, International facility management association, la più autorevole associazione internazionale di facility management, esiste nel nostro Paese solo dal 1995; www.ifma.it – tel. 02/28851611), ma che rivela un elevato potenziale di sviluppo. Dall’ultima ricerca del Cresme, il Centro di ricerche economiche, sociologiche e di mercato nell’edilizia, incentrata sul mercato del Global Service e del Facility Management in Italia, emergono forti potenzialità di questo settore anche nel nostro Paese, dove le proiezioni per il 2005 parlano di un giro d’affari di 70-115mila miliardi di vecchie lire. L’Italia è un terreno fertile per il facility management, anche perché il nostro mercato riflette una crescente richiesta di servizi integrati da parte del settore sia pubblico sia privato. In particolare, nella Pubblica Amministrazione – che attualmente solo nel Mezzogiorno detiene circa il 20 per cento del patrimonio edilizio nazionale, ma che si sta progressivamente liberando della gestione dei suoi beni immobiliari, affidando a terzi la proprietà e le facilities con contratti di lunga durata (20 – 30 anni) – il facility management riveste un ruolo di rilievo. Anche nel privato si fa sempre più pressante la necessità di investire maggiori risorse nel core business adottando innovativi approcci manageriali e gestionali.
Una disciplina complessa
Diversamente dagli Stati Uniti, dove il facility management nasce come disciplina a sé, nel nostro Paese si tratta piuttosto dell’evoluzione del global service, una sorta di contratto di manutenzione basato sui risultati. In realtà, però, il FM è una disciplina complessa e strutturata che, attraverso analisi e valutazioni strategiche, consente l’attuazione di politiche gestionali per la riduzione dei costi con alti standard qualitativi. La valenza tecnica e strategica assunta dal facility manager negli ultimi tempi è il nodo del cambiamento in atto nel nostro Paese che sta portando questa figura professionale a ricoprire all’interno delle aziende ruoli dirigenziali con grandi responsabilità. Un vero salto di qualità se pensiamo che fino a tempi recentissimi, in Italia il mercato del Facility Management era essenzialmente legato a problematiche connesse alla gestione dei patrimoni immobiliari, mentre poco sentite erano le tematiche relative ad altre aree. Ma le cose stanno rapidamente cambiando e, come sottolineano all’Ifma, per sfruttare al massimo le potenzialità del facility management, va inteso come disciplina in grado di dare valore aggiunto alle imprese. Il che significa non più solo manutenzione (seppur strutturata) degli immobili, ma soprattutto approccio strategico nella gestione delle facilities e dunque aree di competenza sempre più ampie e capacità tecniche, finanziarie e organizzative. Così il facility manager lavora sull’organizzazione (coordinamento e gestione fornitori), sul piano tecnologico (raccolta dati, budget e scadenze), ma anche economico (analisi dei costi, della qualità e affidabilità dei servizi).
Gestione del bt
Al facility manager spetta anche la gestione del business travel, competenza abbastanza nuova e più o meno accentuata a seconda dell’azienda di riferimento. «In base al tipo di attività e al volume di spesa di viaggi – dice Mariantonietta Lisena, direttore generale dell’Ifma Italia -, un’azienda può avere all’interno del Facility Department (il team che fa capo al facility manager) un travel manager, che gestisca direttamente tutte le attività legate ai viaggi aziendali».
«Il suo ruolo fondamentale – continua Lisena – è quello di definire la travel policy, lavorando con le Risorse Umane, la Finanza e controllo di gestione. Una volta definite le politiche generali, il facility manager si occupa della contrattazione e della stipula di contratti con i fornitori(compagnie aeree, catene alberghiere ecc.), definisce le procedure di accesso ai servizi di travel e si occupa di comunicare la politica adottata a tutti i dipendenti dell’azienda. Il facility department ha poi il compito di gestire anche tutta la parte burocratica e amministrativa legata ai viaggi fino alla contabilizzazione dei costi e alla reportistica. Il controllo delle procedure, dell’erogazione del servizio e dei costi a consuntivo permette, infine, al facility manager di rivedere le politiche impostate e di individuare eventuali spazi di ricontrattazione con i diversi fornitori».
La figura del facility manager in quest’ambito si fonde e confonde con il travel manager o – per meglio dire – il facility manager assorbe la funzione del travel manager, come ad esempio è il caso di Henkel, dove a occuparsi dei viaggi è lo stesso security and facility manager.
Ma il business travel può anche essere gestito dal facility department attraverso un travel manager con il compito istituzionale di negoziare con i fornitori, suggerendo le strategie e gli accordi da attuare; è di questo tipo l’organizzazione adottata in Italia da Accenture. «Infine continua Lisena – la gestione dei viaggi può anche essere demandata a un’agenzia esterna – che può essere presente con un inplant in azienda – alla quale il facility manager affida la gestione del servizio per tutto ciò che concerne l’organizzazione, la pianificazione, i costi e la contabilizzazione, mantenendo all’interno il controllo dei risultati».
