Captio, soluzione per la gestione delle note spese, ha diffuso un’interessante case history che illustra i risultati ottenuti dalla società iberica Torres a seguito dell’introduzione del tool. Dati interessanti perché testimoniano come i prodotti di questo tipo siano in grado di snellire in maniera significativa i processi aziendali.
Case history del tool Captio, il problema
Miguel Torres è una grande azienda vinicola che gestisce il proprio business in un contesto articolato. Svolge un’intensa attività di esportazione (è il principale esportatore spagnolo) e fa parte di un gruppo aziendale che comprende, oltre alla casa madre, anche società presenti 15 Paesi.
Rispetto alla gestione delle spese di viaggio, Torres aveva individuato due problemi fondamentali. Innanzitutto, la modalità di convalida, presentazione e rimborso della nota spese non era uniforme per tutti i dipendenti. Questo complicava la gestione e comportava molto tempo per effettuare controlli manuali. In secondo luogo, la dispersione dei dati rendeva praticamente impossibile analizzare le spese di viaggio.
Implementazione flessibile
Attraverso l’adozione del tool, il management di Torres intendeva uniformare i processi e digitalizzarli. Ma per essere operativo in tutte le sedi aziendali, Captio doveva essere adattato ad alcuni processi già esistenti nella società. In questo, ha giocato un ruolo importante la flessibilità della piattaforma. Gli anticipi in contanti nelle diverse valute, usati comunemente nei viaggi all’estero, e i pagamenti con le carte aziendali sono stati inclusi come modalità di entrata delle spese.
Il grado di soddisfazione dei dipendenti
Dopo una fase iniziale in cui 30 persone hanno testato la piattaforma, è stato lanciato un sondaggio anonimo per conoscere il grado di soddisfazione degli utenti. Il risultato è stato positivo, con il 91% degli intervistati favorevoli a introdurre Captio in azienda. Successivamente, Torres ha deciso di implementare progressivamente il sistema in tutta l’organizzazione.
In futuro Captio sarà usato in tutto il Gruppo Torres
Ad oggi, gli utenti all’interno di Torres superano il centinaio, le note spese con gli scontrini spillati sul retro sono scomparsi e il processo per gestire le spese è diventato completamente digitale. Inoltre, Torres ha definito una serie di assi analitici che ha incorporato nella gestione di Captio, rendendo possibile analizzare i costi in modo utile. Dopo la fase iniziale, la soluzione è stata estesa alla casa madre con l’obiettivo di essere diffuso gradualmente in tutto il gruppo.
Le funzionalità del tool
In definitiva, la soluzione aiuta le aziende e i loro dipendenti a controllare meglio i costi e scoprire nuove opportunità di risparmio. L’applicazione integra il processo di gestione delle spese in un unico flusso, senza documenti, senza operazioni manuali e senza frodi. Tra le funzionalità, compare la possibilità di fotografare gli scontrini con lo smartphone per caricarli automaticamente. In più vengono riportate le spese degli spostamenti in auto sul dispositivo mobile o tramite Google Maps. E ancora, gestisce i costi di soggiorno e importa automaticamente i pagamenti effettuati con carte aziendali.
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Lo scorso autunno, Captio è entrata a far parte dell’azienda statunitense Certify. Leggi la notizia.
