Tutti i travel manager, prima o poi, sperimentano la difficoltà di prenotare camere d’albergo a un buon prezzo quando nella destinazione prescelta è in programma una fiera. Stipulare accordi preferenziali con le catene alberghiere, infatti, non tutela le aziende dal rincaro delle tariffe, che talvolta crescono fino a dieci volte rispetto a quelle standard. «Si tratta di un fenomeno molto rilevante, soprattutto sul mercato italiano – commenta Claudia Castillo, esperta di negoziazione dei servizi alberghieri e strategic project consultant per il gruppo BCD Travel -: nel nostro Paese, dove le Pmi prevalgono sulle grandi corporation, sono ben poche le imprese con volumi di spesa così signficativi da far valere il proprio potere d’acquisto nei confronti degli albergatori, soprattutto in tempo di fiere. Durante le manifestazioni, infatti, gli hotel riescono a “strappare” ai clienti cifre da capogiro : nel corso del Salone del Mobile, la fiera milanese dedicata al design, capita che alberghi a tre stelle, che di solito propongono le proprie camere a circa 80 euro per notte, riescano in breve tempo a vendere pernottamenti al prezzo record di 1000 euro. Si tratta, però, di un comportamento poco “etico”: la correttezza, infatti, imporrebbe di riservare sempre camere a cifre accessibili ai clienti convenzionati, che garantiscono un buon volume di pernottamenti durante tutto l’arco dell’anno».
Ma quali sono le cause del “caro-camera”? «Prima di tutto l’Italia sconta la mancanza di convention bureau ben organizzati – sottolinea Castillo -: all’estero (soprattutto in Germania), infatti, sono questi ultimi a gestire la ricettività in occasione delle fiere, offrendo alle aziende camere a prezzi maggiorati, ma non esorbitanti. Il rincaro, inoltre, ha subito una drammatica accelerazione negli ultimi 4-5 anni, da quando cioè gli hotel hanno cominciato a proporre le proprie tariffe sui motori di prenotazione online. Con questo strumento, infatti, gli albergatori hanno la possibilità di modificare i prezzi in tempo reale e di vendere il proprio prodotto molto più rapidamente che attraverso i canali di vendita tradizionali».
«Aumentare le tariffe durante le fiere è il modo in cui gli albergatori riescono a racimolare revenue, nonostante la crisi nel settore dell’hôtellerie – dichiara Giorgio Bianchi, della società di consulenza alberghiera R&D Hospitality -. Questa strategia, remunerativa sul breve periodo, alla lunga rischia di danneggiare il mercato: negli ultimi anni, infatti, le aziende hanno cominciato a prendere in considerazione soluzioni a basso costo, come i budget hotel, al posto dei 4 o 5 stelle».
«La nostra policy prevede la prenotazione di strutture a 4 stelle, ma durante le fiere ci capita di prenotare strutture di categoria inferiore – conferma Silvia Preti, travel manager dell’azienda Beretta -. Le catene alberghiere con le quali siamo convenzionati inseriscono nei contratti clausole che le esentano dall’obbligo di garantirci le tariffe preferenziali in occasione di fiere o manifestazioni. In questo modo, però, perdiamo gran parte del vantaggio derivante dalla stipula degli accordi. Ritengo che aumentare il prezzo delle camere non sia corretto, anche perché in genere le aziende acquistano le room-night relative ai periodi fieristici con largo anticipo (a volte addirittura un anno prima), quindi gli albergatori possono già contare su un guadagno assicurato, anche senza speculare sui prezzi delle camere. L’unica arma in mano ai travel manager è la negoziazione, ma gli hotel hanno il “coltello dalla parte del manico”».
«La difficoltà di prenotare gli hotel durante le fiere riguarda soprattutto le località con un intenso calendario fieristico, o dove scarseggia l’offerta di alberghi a vocazione business – dichiara Claudio Casellato, travel manager di Benetton Group -. Noi, ad esempio, prenotiamo con difficoltà a Milano, dove si tengono fiere in quasi ogni periodo dell’anno. Per risolvere il problema cerchiamo di “fermare” le camere con largo anticipo e di stipulare accordi che estendano le tariffe flat anche ai periodi “caldi”. Non sempre, però, gli albergatori sono disponibili a rinunciare a un facile guadagno. Questa difficoltà, tra l’altro, riguarda anche alcune mete europee: a Mosca, ad esempio, è quasi impensabile riuscire a prenotare una camera in concomitanza di un evento fieristico».
Limitare i danni
C’è un modo per evitare di sforare il budget? «Purtroppo le aziende non hanno a disposizione molti strumenti per risolvere il problema – dichiara Claudia Castillo -. Se debbono partecipare a una fiera, è bene che effettuino le prenotazioni con largo anticipo per essere certi di trovare posto e di contenere gli aumenti tariffari. Se invece hanno in programma una trasferta in concomitanza con una fiera, non possono fare altro che valutare uno spostamento di data o ricorrere allo strumento della videoconferenza». «I dipendenti di Beretta partecipano a numerose fiere nell’arco dell’anno, sia in Italia sia all’estero – dichiara in proposito Silvia Preti -. Io mi premuro di prenotare le camere d’albergo con un anno d’anticipo, in modo da evitare, per quanto possibile, di pagare cifre esorbitanti all’ultimo minuto».
C’è però anche un altro sistema per aggirare l’ostacolo. «È consigliabile rivolgersi ai sistemi di prenotazione specializzati nel settore alberghiero, che grazie agli elevati volumi di prenotazioni sono in grado di ottenere dagli albergatori camere d’albergo anche nei periodi fieristici – suggerisce Castillo -. In alcuni casi, tra l’altro, essi agiscono come veri e propri grossisti/consolidatori, in maniera non dissimile da altre realtà operanti nel settore del trasporto aereo: assumendosi un rischio di impresa, acquistano con largo anticipo stock di camere dagli albergatori per poi rivenderle alle aziende a prezzo maggiorato».
Un esempio di portale specializzato nell’offerta di camere d’albergo durante le manifestazioni fieristiche è Fiere in Italia (www.abcfiere.it). Il sito riporta il calendario dettagliato dei principali eventi in programma nella penisola e consente di richiedere direttamente online i preventivi sui soggiorni alberghieri.
Anche HRS – Hotel Reservation Service, sistema elettronico di prenotazioni alberghiere, è in grado di offrire camere d’albergo a prezzi ragionevoli in occasione di fiere ed eventi. «Attualmente effettuano prenotazioni tramite il nostro portale oltre 13mila imprese – dichiara Elisabetta Giulietti, market manager Italia di HRS -. In virtù di un volume così elevato di prenotazioni, riusciamo a ottenere dagli albergatori la massima disponibilità in fatto di camere, anche in concomitanza con le fiere. Senza contare che il nostro portfolio alberghiero conta 230mila strutture in tutto il mondo, quindi è difficile non trovare una soluzione adatta alle proprie esigenze. Per venire incontro alle necessità delle aziende abbiamo allestito un ufficio dedicato che si occupa esclusivamente di monitorare le prenotazioni in questi periodi critici e, se necessario, di ampliare l’offerta».
Le logiche del revenue management
Per ottenere il massimo profitto dai propri hotel gli albergatori ricorrono al cosiddetto revenue management (letteralmente “gestione del rendimento”), un sistema che consente di incrementare i ricavi modulando le tariffe in funzione dell’andamento della domanda. Questa tecnica deriva dallo yield management, inventato dalle compagnie aeree americane agli inizi degli anni Ottanta per mantenersi competitive dopo l’avvento della deregulation. In pratica, la tariffa viene stabilita sulla base di modelli matematici e statistici che tengono conto di una serie di fattori: la stagionalità, la tipologia di clientela, il tasso di occupazione, il ricavo medio per camera, ma anche l’anticipo con cui si effettua la prenotazione, i costi fissi e variabili, i dati storici relativi al riempimento.
Testo di Elisabetta Tornatore, Mission n. 8, novembre-dicembre 2008
