Una costante ricerca all’ottimizzazione dei costi legati al business travel, senza per questo pregiudicare gli investimenti. Aumento della digitalizzazione dei processi di gestione delle trasferte del personale in ottica di efficientamento e semplificazione delle procedure amministrative nella pubblica amministrazione.
Alla conferenza organizzata da Cisalpina Tours è stata presentata la ricerca “Il Travel Management nella Pubblica Amministrazione”, condotta dalla School of Management del Politecnico di Milano e sponsorizzata da AirPlus International, la multinazionale specializzata in soluzioni di pagamento e analisi delle spese di viaggio d’affari.
La ricerca, condotta su 67 enti del settore pubblico appartenenti alla PA centrale, locale, enti di ricerca, Agenzie Governative ha fornito un quadro esaustivo delle procedure e degli approcci delle istituzioni pubbliche, le quali sempre di più si avvalgono dell’intermediazione di una Travel Management Company per gestire le fasi di prenotazione ed organizzazione delle trasferte di lavoro. I risultati sono stati presentati nel corso di un evento che Cisalpina Tours ha organizzato nella cornice di Palazzo Montecitorio, con il patrocinio del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo alla presenza dei rappresentanti della pubblica amministrazione.
“Il 42% dei travel manager intervistati – spiega Filippo Renga, direttore dell’Osservatorio Innovazione Digitale nel Turismo del Politecnico di Milano – punta a ridurre i tempi di gestione dei viaggi con l’introduzione di soluzioni IT, mentre il 48% a raggiungere una contabilizzazione chiara delle spese e il 38% un controllo sulla gestione delle stesse per un’amministrazione più efficace, veloce e trasparente”.
I risultati hanno anche mostrato che nel 2015 solo il 10% dei manager della PA ha visto un aumento della spesa da viaggi rispetto al 2014, rispetto a un 37% per il quale è rimasta invariata a un 53% che ha visto una diminuzione. In 2 casi su 3, la prenotazione è gestita a livello centrale, prevalentemente tramite un’agenzia di viaggio esterna. Per quanto riguarda il tema del processo di rimborso dei viaggi, il 63% degli enti pubblici dichiara di avere un ufficio interno ad hoc, mentre il 28% dice che la procedura preveda che sia il dipendente che debba effettuare la richiesta direttamente all’ufficio economato.
Da qui nascono alcuni problemi, evidenziati nella presentazione di Filippo Renga e legati al pagamento delle spese di viaggio: per il 61% dei travel manager intervistati, il problema principale è quello legato all’esborso personale dei dipendenti in viaggio, seguito dalla difficoltà di integrazione con i sistemi amministrativi-contabili-gestionali e dagli eccessivi tempi amministrativi. Gli obiettivi da raggiungere? “Una contabilizzazione chiara, veloce e trasparente, con riduzione dei tempi amministrativi, oltre all’integrazione con i sistemi contabili” rimarca il professore. “Per questo motivo le priorità sono aumentare l’efficienza dei processi di gestione di rimborso spese e di prenotazione dei viaggi introducento strumenti tecnologici, che comprendano anche metodi di pagamento elettronico”.
Ma nella PA esistono strumenti digitali per la gestione delle prenotazioni? Nel 45% dei casi sì, mentre un altro 2% ha affermato che è imminente una loro introduzione. Solo il 12% ritiene che non siano utili. Percentuale che sale al 24% se si parla di strumenti di pagamento elettronico, per ora utilizati solo dal 30% delle aziende pubbliche, sotto forma di carte di credito corporate intestate al dipendente sia direttamente all’ente. Un altro 11% sta pensando di introdurle, con vantaggi ormai assodati tra gli “addetti ai lavori” non solo per la PA (maggiore trasparenza delle spese di viaggio, controlli puntuali, riduzione dei costi indiretti dei processi, sconti sulle transaction fee applicate dalle agenzie, eliminazione dell’anticipo sulle spese di viaggio) ma anche per i fornitori (riduzione dei costi di gestione del contante e tempi di pagamento definiti e certi).
“La presentazione di questa ricerca” ha spiegato Domenico Pellegrino, managing director business travel di Cisalpina tours “è stata un momento di incontro tra gli addetti ai lavori nel settore del business travel della pubblica amministrazione, sempre più attenti all’efficienza delle procedure e al controllo delle spese per un segmento, quello del business travel, per il quale stiamo riscontrando una certa dinamicità (leggi l’articolo “Business travel, in Europa è cresciuto più delle stime”). Non solo nel settore pubblico ma anche in quello privato, dove si cercano soluzioni sempre nuove. Per questo il nostro obiettivo è anche quello di fornire consulenza alle aziende nostre clienti, cercando di individuare la soluzione migliore per loro”.
