Prenotare il viaggio di lavoro all’ultimo momento e spendere poco? Secondo uno studio effettuato dall’azienda statunitense Concur, specializzata nel fornire soluzioni nella gestione dei viaggi d’affari, si può. Anche se rimane valido il concetto che prima si prenota, meglio si alloggia.
Qualche dato: mediamente prenotare un volo con meno di 7 giorni di anticipo sulla partenza – almeno negli Stati Uniti – significa mettere in conto una spesa del 44% maggiore rispetto a quella che si sosterebbero per lo stesso posto acquistato 15 giorni prima del decollo. Ma prenotando 8 giorni esatti prima costa “appena” il 22% in più.
Lo studio – che si è basato sui dati relativi a prenotazioni per complessivi 70 miliardi di dollari e 22 milioni di voli andata e ritorno effettuati in nord America tra il 2011 e il 2015 – ha rivelato inoltre che i minori risparmi per questo tipo di politica si ottengono in gennaio e in ottobre, mentre giugno è il mese più conveniente, anche se in media i biglietti costano il 9% in più.
E anche se i costi generali per il business travel negli ultimi 5 anni sono aumentati, le spese per i voli aerei non sono la causa principale di tale balzo. Anzi: questi ultimi, dal 2011 in avanti sono scesi in media di 5 dollari. Basandosi sui report di spesa, a crescere sono stati gli extra o i cosiddetti “servizi ancillari“, ossia quei servizi accessori al volo, su cui spesso i vettori fanno affidamento per raggiungere utili di gestione.
Alcuni consigli
Dopo aver analizzato i dati in sui possesso, Concur ha dato questi semplici consigli pratici in ottica risparmio:
- Le aziende dovrebbero incoraggiare i business traveler e i travel manager a prenotare almeno 8 giorni prima della partenza, tenendo presente che tale politica può portare a un risparmio medio di 148 dollari. E i dipendenti che abitualmente seguono questo schema dovrebbero essere premiati.
- Le aziende dovrebbero tenere d’occhio le tariffe dei collegamenti da e per gli aeroporti cosiddetti minori, che spesso offrono tariffe più basse. Questo purché il risparmio non sia vanificato dalle maggiori spese per raggiungere lo scalo.
- Evitare di prenotare viaggi all’ultimo minuto durante i mesi estivi, quando le tariffe sono più elevate. Questo vale soprattutto per chi organizza meeting aziendali con la propria forza vendite, che dovrebbe tenere presente che fissarli nei mesi di bassa stagione è molto meglio.
- Attenzione alle spese nascoste o ai servizi ancillari: se di primo acchito spendere 100 dollari in più per un posto in business class può sembrare eccessivo, potrebbe succedere che nelle classi inferiori si debba pagare per imbarcare il bagaglio, per mangiare a bordo o per sostare in una lounge tra un volo e l’altro.
- Concur suggerisce alle aziende di utilizzare delle piattaforme che traccino i costi totali dei voli di lavoro (spese ancillari comprese), a tutto vantaggio della trasparenza e di un maggior controllo delle spese.
