Ottimizzazione dei costi diretti per CWT Meetings & Events, la divisione di Carlson Wagonlit Travel specializzata nell’organizzazione di eventi aziendali, grazie anche ai progetti messi in piedi con il supporto e la consulenza di Ayming, società di Business Performance Consulting, che, attraverso la propria business line Operations Performance, aveva già collaborato con CWT per l’area Business Travel Management per l’ottimizzazione dei costi indiretti (telefonia, energia, auto…).
Ayming per l’ottimizzazione della spesa per CWT
“Dati gli ottimi risultati raggiunti in merito alla razionalizzazione delle spese generali abbiamo voluto coinvolgere Ayming anche per un’attività che si focalizzasse su alcune voci di spesa peculiari della nostra area di business. La nostra volontà era quella di poter ottimizzare i costi che noi sosteniamo per conto dei clienti, senza impattare sulla qualità del servizio offerto, ma con una ricaduta positiva per il cliente finale in termini di investimento” spiega in una nota Armando Mastrapasqua, Senior Director Italia di CWT Meetings & Events, società della galassia CWT presente in 68 Paesi e per la quale lavorano 1.400 professionisti, organizzando più di 27mila eventi l’anno. In Italia è presente a Milano, Firenze, Roma e Torino.
“Il primo step ha riguardato l’esame di tutto lo spending relativo all’organizzazione di un evento complesso; con questo intervento non abbiamo analizzato i nostri costi interni, ma quelli che si riferiscono ai servizi che noi compriamo per i nostri clienti” commenta Mastropasqua, che sottolinea come “la prospettiva adottata è stata customer-centric: siamo cioè partiti dal punto di vista dei nostri clienti, andando ad analizzare i feedback raccolti negli ultimi due anni in merito all’organizzazione in generale degli eventi e, nello specifico, per i servizi di transfer e catering. Questa attività ci ha permesso di identificare alcuni criteri, relativi soprattutto a elementi qualitativi, che fossero importanti per i nostri clienti, ma anche per il partecipante agli eventi. Infatti è vero che noi eroghiamo il servizio al cliente azienda, ma chi vive davvero l’esperienza è chi partecipa all’evento”.
L’importanza della creazione di un Repository Fornitori
Il progetto curato da Ayming ha indagato anche la parte quantitativa, e ha portato alla scelta, per ciascuna delle due categorie, di 3-4 fornitori primari, con i quali sono stati siglati accordi, che comprendono anche specifiche di servizio ed elementi di reporting, per monitorare costantemente la performance del fornitore. Che ora l’azienda conosce meglio potendo così acquistare i servizi con più efficacia, migliorando tutto il processo di gestione del fornitore stesso. Questo elemento ha generato un secondo step del progetto che ha previsto la sistematizzazione delle informazioni e la razionalizzazione della scelta dei fornitori stessi. “In pratica è stato disegnato un nuovo processo per la ricerca dei fornitori che dovevano rispondere a specifici requisiti funzionali. Allo scopo Ayming ha eseguito interviste ad hoc al nostro personale, per indagare come avvenisse, nel concreto, il processo di scelta. È stato così costruito un unico database fornitori, che contiene informazioni sulle loro attività, consultabile da tutte le aree aziendali, anche sotto forma di reportistica. Grazie al nuovo Repository, l’approccio usato nei confronti di queste due categorie di spesa, transfer e catering, risulta replicabile anche su altre categorie. Inoltre, grazie a una puntuale conoscenza della spesa, diventa più agevole negoziare i preventivi ogni volta che ci si approccia a un fornitore” spiega il manager dell’azienda.
