Le tecnologie internet sono entrate prepotentemente nel mondo del business e negli ultimi anni hanno stravolto i rapporti delle imprese con clienti e fornitori. La trasformazione è in continuo divenire e i mezzi e le modalità a disposizione cambiano e si sviluppano sempre più rapidamente, dando origine a scenari sempre nuovi. L’esigenza di rendere il business sempre più competitivo, oltre che di misurarsi con i mercati internazionali, spingono allo sviluppo dell’informatica che offre nuovi modelli per collegare logistica e produzione, ma anche per sviluppare la comunicazione tra gli attori della supply chain.
Efficienza e soprattutto dinamicità sono le parole chiave di questo nuovo corso: le tecnologie consentono di ridurre i tempi, avere regole certe, stabilire procedure efficaci e valutarne i risultati. Internet ha trasformato la figura del buyer: non è più importante ciò che compra, ma come lo compra. Ne sono un esempio le aste online, una vera e propria rivoluzione per la ridefinizione dei processi d’acquisto, considerati una variabile strategica nella gestione di aziende pubbliche e private.
I dati ci dicono però che, nonostante il forte incremento che ogni anno si registra nel campo delle transazioni online, queste modalità costituiscono ancora una bassa percentuale rispetto al totale delle operazioni effettuate, il che è ancora più vero se si analizzano gli acquisti di servizi. Secondo una stima dell’osservatorio B2b del Politecnico di Milano, il valore complessivo delle transazioni online sarebbe stato, nel 2003, di circa 80 miliardi di euro, pari al 5% degli scambi totali tra le imprese.
Resta comunque molto difficile quantificare questo tipo di operazioni, sia per la loro complessità e varietà, sia perché in molti casi rimangono “custodite” all’interno delle imprese.
Un settore in ritardo
Di certo c’è un ritardo notevole rispetto agli entusiasmi di qualche anno fa, ritardo che deriva forse dalle forti aspettative riposte nella “new economy” e poi disattese, oltre che da una cultura web ancora debolmente sviluppata, soprattutto in certi settori e in modo particolare per le piccole e medie imprese, che costituiscono il tessuto economico del nostro paese.
I processi d’acquisto, per molti buyer sono però già cambiati da qualche anno con grossi risultati in termini di benefici. Questa rivoluzione online si manifesta con diverse modalità, dall’ e-procurement, fino all’e-supply chain collaboration, che sviluppa modelli più sofisticati di collaborazione e integrazione tra imprese.
A sua volta l’e-procurement si articola in diversi strumenti: la maggior parte delle aziende si è fermata all’e-catalog, cioè alla organizzazione e alla gestione di una catalogo elettronico di acquisto, accessibile a tutti coloro che operano all’interno dell’azienda stessa. Ognuno può effettuare, sulla base di quel catalogo, l’acquisto che gli è necessario, gestendolo direttamente. La richiesta d’acquisto si può così direttamente trasformare in un vero e proprio ordine, con una considerevole riduzione di tempi. E il processo d’acquisto viene delegato al dipendente.
L’e-sourcing
Un passo in più è costituito dall’e-sourcing, che consiste nella negoziazione online, per lo più gestita attraverso le aste.
Nonostante le grandi potenzialità offerte da questi sistemi, i volumi d’acquisto realizzati nel 2003 attraverso gli strumenti online sono ancora ridotti e non raggiungono i 10 miliardi di euro.
E’ evidente che i risultati maggiori in termini di efficienza e risparmio si ottengono con l’uso integrato dei diversi strumenti, ma spesso le piccole e medie aziende non hanno la possibilità di investire direttamente e si affidano a operatori specializzati, attraverso i quali è possibile accedere ai servizi.
Considerati i forti investimenti richiesti dalla tecnologia, la possibilità di accedere a forme di “noleggio” ha avuto un buon successo. Il modello vincente è quello di process outsourcing, che copre il 70% delle transazioni in rete: un successo dovuto al fatto che alla tecnologia aggiunge la consulenza, un carta vincente per soddisfare il buyer che spesso ha bisogno di essere guidato alla scelta e all’uso delle tecnologie, e che in questo modo può trarne subito i maggiori vantaggi.
Così il buyer, completamente rinnovato nel ruolo, nei compiti e nelle competenze, può gestire la negoziazione col massimo dell’efficienza.
Negoziazione dinamica
L’e-sourcing permette infatti di eseguire negoziazioni competitive utilizzando il modello delle aste online, con le quali si può, in teoria, comprare di tutto: dall’energia all’arredo, dalle auto ai servizi. Le aste online sono un luogo d’incontro, dove cliente e fornitore devono però parlare la stessa lingua. Costituiscono uno strumento di negoziazione dinamica che permette di mettere in competizione tra loro un certo numero di fornitori. La negoziazione si svolge di solito nell’arco temporale di qualche ora, durante il quale il buyer può vedere in tempo reale il succedersi delle offerte.
Come si gestisce un’asta virtuale
L’e-buyer, prepara l’asta e può assistere passivamente allo sviluppo della stessa oppure intervenire, inviando comunicazioni scritte a tutti i partecipanti, in modo simultaneo e con contenuti assolutamente identici.
Le negoziazioni avvengono simultaneamente tra i fornitori invitati a partecipare (e-competitor), che in rete possono competere tra loro per aggiudicarsi l’appalto; ognuno ha la possibilità di vedere le offerte formulate dagli altri e-competitor, senza conoscerne la provenienza o il nome. Non si parla solo di prezzi, ma piuttosto di offerte, nelle quali, in linea con un processo sempre più diffuso anche nella Pubblica Amministrazione, non è sempre il prezzo più basso ad avere la meglio ma piuttosto l’offerta che esprime in modo ottimale il rapporto prezzo e qualità. L’azienda può infatti negoziare diverse variabili sulle quali si gioca “la partita”: dai termini di pagamento, alle caratteristiche specifiche del bene o del servizio, dalle garanzie all’assistenza. Ovviamente tali variabili sono valutate e comparate attraverso un modello collegato in tempo reale.
L’e-buyer, pur non comunicando direttamente con i singoli e-competitor, può avere in qualsiasi momento il quadro della situazione, con l’offerta migliore su più variabili.
Secondo gli esperti si configurano come ottimali quelle aste di beni o servizi con tre o al massimo cinque variabili da gestire; in genere le offerte al ribasso si concentrano negli ultimi minuti prima della scadenza fissata.
Aste chiuse e aperte
Le aste di acquisto online si dividono in aste chiuse, dove l’accesso dei competitor è regolamentato ed è lo stesso e-buyer a scegliere le aziende da invitare, e aste aperte, alle quali invece tutti possono partecipare. Dopo aver scelto la tipologia d’asta da adottare, il buyer procede con l’identificazione dei fornitori, con i quali condividerà i dettagli delle specifiche tecniche, delle quantità, dei termini di consegna, delle condizioni contrattuali, delle modalità di pagamento ecc. Si passa poi alla definizione delle regole d’asta: l’apertura con data e ora, la durata dell’asta, il prezzo base, il prezzo di riserva, i decrementi minimi, l’estensione dell’asta e criteri di aggiudicazione. Il prezzo base è il punto di partenza stabilito dall’e-buyer, ed è quindi conosciuto dai competitor, anche se, a richiesta dell’azienda, può rimanere coperto. Con il termine “prezzo di riserva” si indica invece il prezzo al di sopra del quale l’e-buyer si riserva di non aggiudicare l’asta ed è un valore che non viene mai comunicato ai competitor.
E’ evidente che la capacità del buyer deve andare oltre il rispetto delle tecniche e delle regole: solo così la competizione è “salutare” per chi vende e per chi compra. L’e-buyer deve essere in grado di creare un ambiente a forte dinamica competitiva, deve saper rendere attraente l’asta, per esempio prospettando un volume interessante di business, deve saper scegliere la tipologia adatta di prodotto o di servizio, saperne indicare le caratteristiche più importanti e soprattutto garantire la massima trasparenza nella conduzione dell’asta. Tutti aspetti che dimostrano inequivocabilmente il cambiamento che ha interessato questa figura, che diventa sempre più un protagonista di primo piano all’interno di un’azienda, che si tratti di impresa pubblica o privata, di grosse o di piccole dimensioni.
I vantaggi per il buyer
Nell’ottica del buyer, l’asta online consente una riduzione del prezzo d’acquisto, la possibilità di coinvolgere più fornitori e di controllare l’intero processo, la riduzione dei tempi di interazione, un maggior controllo delle offerte, più trasparenza e controllabilità della spesa, oltre che benefici rilevanti nel caso di acquisti ripetuti.
I vantaggi per il fornitore
D’altra parte anche il fornitore ha i suoi vantaggi: nuovi canali di business, l’opportunità di sfruttare al meglio alcune situazioni contingenti come la presenza di overstock, la possibilità di raggiungere in tempi brevi nuovi clienti e di farsi conoscere.
Se è importante il soggetto che gestisce l’asta è altrettanto importante cosa viene gestito: la tipologia di prodotti e servizi ai quali si applica l’asta online è un elemento fondamentale perché l’asta vada a buon fine. Due i criteri fondamentali da non perdere di vista: la definizione univoca e chiaramente specificata del prodotto o del servizio e la sua elevata standardizzazione. Ciò permette di operare in settori dove è possibile creare una buona competizione tra gli operatori.
Un’altra dote richiesta all’e-buyer è l’abilità di preparare l’asta, studiando, anticipando, e quindi risolvendo le possibili problematiche relative alla qualità, al servizio e alle specifiche tecniche, e definendo i criteri di valutazione e comparazione di tutte le variabili, in modo da avere precisi parametri ai quali attenersi. Il prezzo è solo l’ultima, seppur decisiva, discriminante.
L’e-buyer deve infine possedere la capacità di creare una relazione di fiducia con ognuno dei partecipanti, ma anche tra i partecipanti stessi. Seppur virtuale, il rapporto umano non deve venir meno e deve fondarsi sulla correttezza e sulla trasparenza. Il buyer deve essere disponibile a fornire, durante la fase di preparazione dell’asta, tutti i chiarimenti e le indicazioni richieste, a segnalare le eventuali modifiche intervenute, a utilizzare il supporto informatico di gestione d’asta in modo da garantire la corretta, uguale e contemporanea circolazione a tutti i partecipanti.
Tutta questione di professionalità
Insomma, le aste online non sono strumenti applicabili sempre e comunque: richiedono professionalità da entrambe le parti. Non c’è dubbio però che consentano un decisivo miglioramento delle condizioni di acquisto, l’ottimizzazione dei tempi e la riduzione dei costi, oltre alla possibilità di eliminare le distanze geografiche.
Attualmente, secondo l‘indagine del Politecnico, la filiera più rilevante in termini di commercio elettronico è quella automobilistica, con 27 miliardi di euro, seguita dal settore farmaceutico, con 13 miliardi di euro. Il settore turistico<, inteso nel suo complesso, si colloca al quinto posto, con transazioni per circa 8 miliardi di lire. In questo ambito, internet sta iniziando a svolgere un ruolo decisamente innovativo, ma per ora resta del tutto marginale il peso delle prenotazioni effettuate direttamente sui siti web o quello del self booking aziendale.
Anche in questo ambito è quindi prevedibile una diffusione di tutte le applicazioni dell’e-procurement, con notevoli risvolti sul management degli acquisti e con forti ricadute, in termini di risparmio e di efficienza.
