Parte dalla formazione l’esperienza di Alberto Caumo, responsabile del bt del Gruppo Assicurazioni Generali. 40 anni, laureato in Economia e Commercio a Ca’ Foscari (Venezia), Caumo entra in Generali nel 1991 occupandosi per circa quattro anni di corsi di formazione. Successivamente passa al Servizio Interdirezionale Organizzazione del Lavoro dove si occupa di progetti finalizzati al reengineering dei processi, affiancato da alcune importanti società di consulenza. Nel 1999 entra nel Servizio Centrale Acquisti che, a seguito di una espansione e riorganizzazione del gruppo, gestisce oggi il purchasing di numerose società controllate. Non solo quindi Assicurazioni Generali, ma anche Generali Vita, Ina Vita, Assitalia, Banca Generali, Genertel, GGL, GGS, Alleanza Assicurazioni, Generali Asset Management, e altre società minori. Per un volume complessivo di numerose centinaia di milioni di euro. Tra i compiti di Caumo – che gestisce un gruppo di circa 14 buyer e risponde direttamente al responsabile del Servizio Centrale Acquisti – la definizione di accordi quadro a livello Italia per tutti i prodotti e servizi non correlati all’information tecnology: dai trasporti agli arredi, dalle pulizie alla manutenzione impianti, dalla cancelleria alla pubblicità, dai congressi all’incentive. Oltre al business travel, che muove all’incirca 8/9 milioni di euro all’anno.
«Proprio in questo periodo – spiega Caumo – stiamo rivisitando i processi di gestione dei viaggi. Il compito è affidato a un team interfunzionale che comprende, oltre al Servizio Centrale Acquisti, anche il Personale, l’Organizzazione e la Revisione Interna. La gestione operativa del travel (prenotazione, controllo, gestione note spese ecc.) è attualmente decentrata nelle diverse società del gruppo e impegna un numero consistente di risorse. Il nuovo progetto mira a una gestione centralizzata. In particolare l’obiettivo è sviluppare – possibilmente utilizzando la piattaforma Sap Human Resource Travel dato che l’azienda utilizza già altri moduli Sap – una procedura per automatizzare le diverse fasi (autorizzazioni, anticipi in valuta, richiesta biglietteria aerea e ferroviaria, prenotazione alberghi ecc.), nonché definire una nuova e più rigida travel policy per tutto il gruppo. Si pensa a una segmentazione della popolazione aziendale in base al livello ricoperto e alle effettive esigenze lavorative, così da poter utilizzare ove possibile biglietti aerei di tipo “chiuso” e magari anche le low cost su alcune tratte. Mentre per quanto riguarda gli alberghi, la policy dovrebbe indirizzare il personale su strutture convenzionate, così da concentrare il volume di spesa su alcune catene alberghiere e ottenere tariffe più competitive e un trattamento preferenziale in fase di prenotazione.
«La revisione dei processi si propone inoltre – prosegue Caumo – di ridurre gli anticipi di cassa (in euro), oggi gestiti in alcune realtà del gruppo tramite cash dispenser attivabili con il proprio badge aziendale, dotando i dipendenti di una carta di credito aziendale appoggiata su c/c personale. Il che consentirà anche, in prospettiva, di gestire in maniera semiautomatica la redazione e il controllo delle note spese».
Tre sono attualmente le agenzie di riferimento del gruppo Generali: Uvet American Express per la sede centrale di Trieste, Parmatour/Sestante per gli uffici di Roma e Mogliano Veneto, Zetatours a Milano. I modelli contrattuali utilizzati sono diversi (management fee, transaction fee, rebate), anche se – afferma Caumo – «ritengo probabile in futuro, data l’evoluzione del mercato in tema di commissioni, uno spostamento verso contratti basati sul transaction fee.
«È comunque nostra intenzione – sottolinea Caumo – individuare un’unica agenzia di viaggio che gestisca il travel su tutto il territorio nazionale e per tutte le compagnie del gruppo. Ma in questo momento tale obiettivo è prematuro, data la presenza di inplant in due sedi».
Le nostre schede
Azienda: Gruppo Assicurazioni Generali.
Sedi in Italia: Direzione centrale a Trieste, sedi direzionali a Mogliano Veneto, Milano, Roma nonché sedi periferiche su tutto il territorio nazionale.
Riferimento in azienda: Alberto Caumo
Per contattarlo: tel. 041/5492440 – 06/47224730 – fax 041/5494677
Inquadramento nell’organigramma: Responsabile degli acquisti non informatici. Risponde al responsabile del Servizio Centrale Acquisti.
Agenzia: Uvet American Express Corporate Travel, Sestante, Zetatours
Scadenza contratto: Contratto a durata annuale con rinnovo tacito
Inplant: a Trieste e Roma
Stp: a Mogliano Veneto
Spese di trasferta: 8/9 milioni di euro tra biglietteria aerea (circa il 45%del totale) e ferroviaria, hotel e autonoleggi
Numero biglietti: circa 8.000/9000 biglietti aerei e 3000/3500 ferroviari
Tecnologie a supporto: sistema semiautomatizzato sviluppato internamente per le note spese
Carte di credito utilizzate: Diners, American Express
