Scambio termico, separazione e regolazione dei fluidi. Questo il core business di Alfa Laval, che distribuisce i suoi prodotti alle industrie di circa 100 Paesi, 50 dei quali dispongono di una propria rete di vendita. L’azienda, con casa madre svedese, possiede 20 grandi complessi produttivi (dodici in Europa, sei in Asia e due negli Stati Uniti) e 70 centri di assistenza.
In Italia la società è presente con quattro sedi: una principale di Monza, a cui si aggiungono quelle di Alonte (Vicenza) dove è collocato uno stabilimento produttivo, Genova, e Tavernelle (Firenze). Una realtà internazionale, in cui il viaggio è parte integrante nell’operatività. Il compito di gestire le trasferte è affidato a Silvia Sacchetti. «Ho frequentato il liceo linguistico, quindi ho conseguito una laurea in lingue e letterature straniere – spiega Sacchetti –. Ho iniziato la mia carriera lavorando in una piccola associazione di categoria, poi in una società in Francia per cinque anni come assistente di direzione: mi occupavo dei contatti con la casa madre e di tutto quello che riguardava meeting e fiere. Dal 2004 faccio parte dello staff di Alfa Laval e organizzo i viaggi e i meeting per l’azienda in qualità di travel coordinator».
Sacchetti dipende direttamente dal responsabile dei Servizi Generali della società, inseriti all’interno dello Shared Services, divisione che fornisce un supporto a tutte le attività business legate all’azienda.
«Io mi occupo di viaggi e meeting, mentre il mio responsabile gestisce la flotta aziendale – spiega Sacchetti –. Curo le trasferte per i colleghi delle quattro sedi italiane e fornisco sostegno a quelli stranieri che vengono in visita. Provvedo alle prenotazioni degli alberghi, dei taxi e delle auto a noleggio, alle procedure di visto. Per i colleghi stranieri prenoto i soggiorni in hotel e più raramente i voli aerei».
Il budget che Alfa Laval destina alle trasferte è in costante crescita: le spese di biglietteria aerea nel 2008 ammontavano a un milione di euro, +17% rispetto al 2007. Per quanto riguarda le prenotazioni alberghiere, invece, sono stati spesi 450mila euro, in aumento del 10% rispetto all’anno precedente. La spesa per il noleggio delle auto, gestita con un contratto quadriennale con Hertz, ammonta a 140mila euro, in crescita del 30% rispetto al 2007.
«In questa fase di crisi economica globale, credo che il nostro sia davvero un dato eclatante: sono aumentati gli spostamenti e sono cambiate anche le destinazioni. In totale nel 2008 abbiamo investito 1,63 milioni di euro in business travel. Anche Alfa Laval, comunque, si prepara ad affrontare la congiuntura economica negativa: nel 2009 ci saranno delle riduzioni nella quantità di viaggi, soprattutto quelli relativi a meeting interni, e ricorreremo più frequentemente ai sistemi di netmeeting».
La travel policy dell’azienda è globale, ma è stata ridefinita a livello locale. Con il supporto dell’agenzia di viaggi partner, le direttive della casa madre sono state personalizzate in base alle esigenze specifiche delle quattro sedi e alle peculiarità dei singoli mercati. «Per la sede italiana la policy impone di usare e scegliere sempre le tariffe più convenienti – sottolinea Sacchetti –. Abbiamo il divieto (esteso anche ai dirigenti) di utilizzare la business class per i viaggi aerei, tranne nel caso di voli a lungo raggio.
Lo stesso concetto è applicato anche al noleggio di autoveicoli: cerchiamo di utilizzare quanto più possibile auto di categoria mediobassa, a meno che il viaggio non coinvolga anche i nostri clienti o sia di lunga durata. Insomma, dove si può risparmiare si risparmia».
In Italia, Alfa Laval è legata ad Uvet American Express da un contratto di transaction fee più profit sharing. «Ci avvaliamo di Uvet Amex soprattutto per la prenotazione dei voli, mentre la utilizziamo più raramente per la prenotazione di auto a noleggio e hotel – dichiara Sacchetti –. Consideriamo la formula della transaction fee conveniente perché ci consente di ottenere una sorta di bonus a fine anno, a seconda dei volumi raggiunti».
A partire dal 2006 l’azienda ha ridotto la negoziazione delle tariffe corporate, ricorrendo invece alle più convenienti offerte disponibili sul mercato. «Ciononostante, stipuliamo ancora accordi con le maggiori catene alberghiere, come Jolly Hotels e Best Western. Anni fa la meta principale delle nostre trasferte era la sede della casa madre, con un fitto scambio di tecnologia e training fra i dipendenti delle varie sedi. Oggi, invece, le nostre destinazioni principali sono Cina, India, Stati Uniti, Russia, ma anche Marocco, Siria, Libano, Tunisia. In Europa, invece, raggiungiamo prevalentemente la Francia, la Spagna e l’Olanda».
Da maggio dello scorso anno tutte le sedi di Alfa Laval utilizzano un self booking tool fornito dall’agenzia
di viaggi partner. Il sistema consente la prenotazione di voli, ma anche di auto e hotel. Spiega Silvia Sacchetti: «In Italia lo utilizzo solo io, mentre nelle altre sedi, oltre al travel manager, la possibilità di usare questo tool è stata data anche ai dipendenti più coscienziosi. Grazie a questo strumento riesco a ridurre i tempi di organizzazione delle trasferte, posso calcolare i costi e confermare il viaggio direttamente, senza dover contattare l’agenzia. Il processo di prenotazione è diventato molto più veloce».
E per quanto riguarda le carte di credito? «Utilizziamo la carta lodge Airplus Company Account. Alla fine del mese riceviamo un estratto conto col dettaglio degli acquisti. Inoltre, circa 100 dei 600 dipendenti totali delle quattro sedi italiane dispone di carta di credito corporate Visa con addebito su conto corrente individuale».
LE NOSTRE SCHEDE
Azienda: Alfa Laval Spa
Sedi in Italia e all’estero: in Italia 4 sedi a Monza (Milano) Alonte (Vicenza) Genova e Tavernelle Val Di Pesa (Firenze). All’estero l’azienda conta circa 100 sedi. In Internet: www.alfalaval.com
Riferimento in azienda: Silvia Sacchetti
Per contattarla: tel. 039/27041
Inquadramento nell’organigramma: travel coordinator. Rimanda al responsabile dei servizi generali all’interno della divisione SSC (Shared Services Center) che supporta tutte le attività di business in azienda.
Agenzia di viaggi partner: Uvet American Express
Tipo di contratto con l’agenzia: multinational business travel agreement di durata quinquennale, siglato dalla casa madre nell’ottobre 2007. Con l’agenzia sono stati inoltre stipulati regional agreement con Usa, Belgio, Danimarca, Francia, Germania, Italia, Paesi Bassi, Svezia, Svizzera, Regno Unito, Indonesia, Malesia, Filippine, Singapore e Thailandia. In Italia, Alfa Laval è legata a Uvet Amex da un contratto di transaction fee più profit sharing.
Inplant: no
Stp: fino al 2007. È stata dismessa con l’avvento della biglietteria elettronica.
Spese di trasferta 2008: 1,63 milioni di euro, contro gli 1,396 del 2007. Le spese di biglietteria aerea ammontavano a 1 milione di euro (+17% rispetto al 2007), quelle alberghiere a 450mila euro (+10%), quelle di rent a car a 140mila euro (+30%).
Tecnologie a supporto: self booking tool adottato da tutte le sedi nel mondo
Carte di credito utilizzate: carta lodge Airplus Company Account. Inoltre, circa 100 dei 600 dipendenti sono dotati di carte Visa con addebito su conto corrente individuale.
Testo di Michele De Gennaro, Mission n. 2, marzo 2009
