Alfa Laval: una gestione “glocal”

Scambio termico, separazione  e regolazione dei fluidi.  Questo il core business di  Alfa Laval, che distribuisce  i suoi prodotti alle industrie di circa  100 Paesi, 50 dei quali dispongono  di una propria rete di vendita.  L’azienda, con casa madre svedese,  possiede 20 grandi complessi  produttivi (dodici in Europa, sei in  Asia e due negli Stati Uniti) e 70  centri di assistenza.
In Italia la società è presente con  quattro sedi: una principale di  Monza, a cui si aggiungono quelle  di Alonte (Vicenza) dove è collocato  uno stabilimento produttivo,  Genova, e Tavernelle (Firenze).  Una realtà internazionale, in cui il  viaggio è parte integrante nell’operatività.  Il compito di gestire le trasferte  è affidato a Silvia Sacchetti.  «Ho frequentato il liceo linguistico,  quindi ho conseguito una laurea in  lingue e letterature straniere –  spiega Sacchetti –. Ho iniziato la  mia carriera lavorando in una piccola  associazione di categoria, poi  in una società in Francia per cinque  anni come assistente di direzione:  mi occupavo dei contatti  con la casa madre e di tutto quello  che riguardava meeting e fiere. Dal  2004 faccio parte dello staff di Alfa  Laval e organizzo i viaggi e i meeting  per l’azienda in qualità di travel  coordinator».
Sacchetti dipende direttamente dal  responsabile dei Servizi Generali  della società, inseriti all’interno  dello Shared Services, divisione  che fornisce un supporto a tutte le  attività business legate all’azienda.
«Io mi occupo di viaggi e meeting,  mentre il mio responsabile gestisce  la flotta aziendale – spiega Sacchetti –. Curo le trasferte per i colleghi  delle quattro sedi italiane e  fornisco sostegno a quelli stranieri  che vengono in visita. Provvedo alle  prenotazioni degli alberghi, dei  taxi e delle auto a noleggio, alle  procedure di visto. Per i colleghi  stranieri prenoto i soggiorni in hotel  e più raramente i voli aerei».
Il budget che Alfa Laval destina alle  trasferte è in costante crescita:  le spese di biglietteria aerea nel  2008 ammontavano a un milione di  euro, +17% rispetto al 2007. Per  quanto riguarda le prenotazioni alberghiere,  invece, sono stati spesi  450mila euro, in aumento del 10%  rispetto all’anno precedente. La  spesa per il noleggio delle auto, gestita  con un contratto quadriennale  con Hertz, ammonta a 140mila  euro, in crescita del 30% rispetto al  2007.
«In questa fase di crisi economica  globale, credo che il nostro sia davvero  un dato eclatante: sono aumentati  gli spostamenti e sono  cambiate anche le destinazioni. In  totale nel 2008 abbiamo investito  1,63 milioni di euro in business travel.  Anche Alfa Laval, comunque, si  prepara ad affrontare la congiuntura  economica negativa: nel 2009 ci  saranno delle riduzioni nella quantità  di viaggi, soprattutto quelli relativi  a meeting interni, e ricorreremo  più frequentemente ai sistemi di  netmeeting».
La travel policy dell’azienda è globale,  ma è stata ridefinita a livello  locale. Con il supporto dell’agenzia  di viaggi partner, le direttive della  casa madre sono state personalizzate  in base alle esigenze specifiche  delle quattro sedi e alle peculiarità  dei singoli mercati. «Per la  sede italiana la policy impone di  usare e scegliere sempre le tariffe  più convenienti – sottolinea Sacchetti  –. Abbiamo il divieto (esteso  anche ai dirigenti) di utilizzare la  business class per i viaggi aerei,  tranne nel caso di voli a lungo raggio.
Lo stesso concetto è applicato  anche al noleggio di autoveicoli:  cerchiamo di utilizzare quanto più  possibile auto di categoria mediobassa,  a meno che il viaggio non  coinvolga anche i nostri clienti o  sia di lunga durata. Insomma, dove  si può risparmiare si risparmia».
In Italia, Alfa Laval è legata ad Uvet  American Express da un contratto  di transaction fee più profit sharing.  «Ci avvaliamo di Uvet Amex  soprattutto per la prenotazione dei  voli, mentre la utilizziamo più raramente  per la prenotazione di auto a  noleggio e hotel – dichiara Sacchetti  –. Consideriamo la formula della  transaction fee conveniente perché  ci consente di ottenere una sorta di  bonus a fine anno, a seconda dei  volumi raggiunti».
A partire dal 2006 l’azienda ha ridotto  la negoziazione delle tariffe  corporate, ricorrendo invece alle  più convenienti offerte disponibili  sul mercato. «Ciononostante, stipuliamo  ancora accordi con le  maggiori catene alberghiere, come  Jolly Hotels e Best Western. Anni  fa la meta principale delle nostre  trasferte era la sede della casa madre,  con un fitto scambio di tecnologia  e training fra i dipendenti delle  varie sedi. Oggi, invece, le nostre  destinazioni principali sono  Cina, India, Stati Uniti, Russia, ma  anche Marocco, Siria, Libano, Tunisia.  In Europa, invece, raggiungiamo  prevalentemente la Francia,  la Spagna e l’Olanda».
Da maggio dello scorso anno tutte  le sedi di Alfa Laval utilizzano un  self booking tool fornito dall’agenzia
di viaggi partner. Il sistema  consente la prenotazione di voli,  ma anche di auto e hotel. Spiega  Silvia Sacchetti: «In Italia lo utilizzo  solo io, mentre nelle altre sedi,  oltre al travel manager, la possibilità  di usare questo tool è stata data  anche ai dipendenti più coscienziosi.  Grazie a questo strumento  riesco a ridurre i tempi di organizzazione  delle trasferte, posso calcolare  i costi e confermare il viaggio  direttamente, senza dover contattare  l’agenzia. Il processo di prenotazione  è diventato molto più veloce».
E per quanto riguarda le carte di credito? «Utilizziamo la carta lodge Airplus Company Account. Alla  fine del mese riceviamo un estratto  conto col dettaglio degli acquisti.  Inoltre, circa 100 dei 600 dipendenti  totali delle quattro sedi italiane dispone di carta di credito corporate  Visa con addebito su conto  corrente individuale».

LE NOSTRE SCHEDE
Azienda: 
Alfa Laval Spa
Sedi in Italia e all’estero: 
in Italia 4 sedi a Monza (Milano) Alonte (Vicenza) Genova  e Tavernelle Val Di Pesa (Firenze). All’estero l’azienda conta circa 100 sedi. In Internet: www.alfalaval.com
Riferimento in azienda: 
Silvia Sacchetti
Per contattarla: 
tel. 039/27041
Inquadramento nell’organigramma: 
travel coordinator. Rimanda al responsabile  dei servizi generali all’interno della divisione SSC (Shared Services Center) che  supporta tutte le attività di business in azienda.
Agenzia di viaggi partner: 
Uvet American Express
Tipo di contratto con l’agenzia: 
multinational business travel agreement di durata  quinquennale, siglato dalla casa madre nell’ottobre 2007. Con l’agenzia sono  stati inoltre stipulati regional agreement con Usa, Belgio, Danimarca, Francia, Germania,  Italia, Paesi Bassi, Svezia, Svizzera, Regno Unito, Indonesia, Malesia, Filippine, Singapore e Thailandia. In Italia, Alfa Laval è legata a Uvet Amex da un contratto  di transaction fee più profit sharing.
Inplant: 
no
Stp: 
fino al 2007. È stata dismessa con l’avvento della biglietteria elettronica.
Spese di trasferta 2008: 
1,63 milioni di euro, contro gli 1,396 del 2007. Le spese  di biglietteria aerea ammontavano a 1 milione di euro (+17% rispetto al 2007),  quelle alberghiere a 450mila euro (+10%), quelle di rent a car a 140mila euro (+30%).
Tecnologie a supporto: 
self booking tool adottato da tutte le sedi nel mondo
Carte di credito utilizzate: 
carta lodge Airplus Company Account. Inoltre, circa  100 dei 600 dipendenti sono dotati di carte Visa con addebito su conto corrente individuale.

 

Testo di Michele De Gennaro, Mission n. 2, marzo 2009

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