Che la disponibilità di informazioni sia uno dei fattori chiave per un’efficace gestione delle spese di viaggio è ormai ben chiaro a tutti. Soprattutto in situazioni di mercato, come l’attuale, in cui quasi tutte le aziende stanno attuando interventi di razionalizzazione dei costi legati al travel. Ecco allora che diventa strategico avere la possibilità di tenere costantemente sotto controllo l’andamento delle spese, verificando il raggiungimento dei risparmi prefissati. Così come di monitorare la puntuale applicazione della travel policy aziendale e dei contratti in essere con i fornitori preferenziali. Perché solo in questo modo sarà possibile identificare eventuali nuove opportunità o reagire con tempestività, in caso di scostamenti negativi, attuando le necessarie contromisure.
Strumenti innovativi
Tra gli strumenti di reporting attualmente disponibili sul mercato uno dei più innovativi è sicuramente AirPlus Information Manager, lanciato lo scorso novembre da AirPlus International – società che fornisce soluzioni per la gestione dei viaggi d’affari e che nel 2003 ha raggiunto un fatturato di 8,2 miliardi di euro, con una crescita del 13% rispetto all’anno precedente – in occasione del restyling del suo portale (www.airplus.com). Si tratta di un sistema di statistiche online – aggiornato settimanalmente e disponibile in italiano, inglese, francese e tedesco – che consolida a livello nazionale e worldwide le spese dell’AirPlus Company Account (la lodge card) e delle carte corporate Visa Bankamericard (affidate ai dipendenti e pagate su conto aziendale centralizzato), suddividendo i dati per tipologia di servizio (voli, treni, alberghi, autonoleggi, telefono, ristoranti ecc.). E che offre inoltre la possibilità di inserire nell’analisi anche le informazioni provenienti da altre carte di credito, qualora l’azienda lo desideri. Il che significa avere sotto gli occhi il quadro veramente completo delle spese di travel di un’azienda, riunendo sotto un unico estratto conto dati di diversi paesi e differenti fornitori.
Altri plus
Ma c’è dell’altro. «Quello che veramente rende Information Manager un tool rivoluzionario e lo distingue da tutti gli altri prodotti esistenti sul mercato – spiega Diane Laschet, account manager di AirPlus International – è la “qualità” del dato. Che deriva dal controllo incrociato di più fonti. Senza dimenticare che il prodotto è molto semplice da utilizzare, grazie a schermate “user friendly”, e consente elevati livelli di personalizzazione. E, se da un lato è in grado di aggregare tutti i dati a livello worldwide, dall’altro offre anche un dettaglio estremo, permettendo addirittura la visualizzazione del singolo biglietto. Il tutto a un costo estremamente contenuto». Già, il costo. Che costituisce davvero una positiva sorpresa. Perché l’utilizzo di Information Manager richiede l’acquisto di una licenza d’uso (che ha copertura worldwide) di importo fisso, indipendentemente dal tipo di azienda e dal numero di utenti, e il pagamento di una somma annuale, che varia invece in funzione dei volumi transati, per la gestione e l’elaborazione dei dati. E che è mediamente nell’ordine di qualche centinaia di euro.
Le caratteristiche
Ma andiamo a vedere AirPlus Information Manager più da vicino. Per accedervi, trattandosi di un prodotto web based, è sufficiente entrare nel sito www.airplus.com e digitare i propri codici identificativi e password. Si seleziona quindi la sezione “Credit Card Management” e, al suo interno, l’icona Information Manager. Subito, sulla prima schermata, viene proposto un agile menu per scegliere le diverse opzioni disponibili: tra esse, i riepiloghi dei costi di travel (per tipo di servizio, per contratto e per dati supplementari – quali matricola, centro di costo ecc.) e le analisi di dettaglio per ciascuna tipologia di spesa (voli, alberghi, noleggi auto ecc.).
È nell’analisi dei voli, in particolare, che Information Manager evidenzia al meglio tutte le sue peculiarità, consentendo, tra l’altro, l’analisi per coupon o tagliando di volo, che ridistribuisce il costo del biglietto sui diversi vettori in base al prorata, ossia in funzione di chi opera i vari segmenti del viaggio. Immaginiamo, ad esempio, un biglietto Milano-Francoforte-New York emesso da Alitalia, ma dove il primo segmento (Milano-Francoforte) è operato dallo stesso vettore e il secondo (Francoforte-New York) invece da Lufthansa. Nell’analisi per biglietto – che è quella utilizzata da gran parte dei sistemi di reporting disponibili sul mercato – l’intero importo verrà attribuito ad Alitalia, mentre con il “prorata” – che solo il prodotto di AirPlus oggi offre – sarà possibile conoscere le cifre di effettiva competenza dei due vettori. E quindi gestire al meglio i contratti in essere. Information Manager offre una serie di statistiche predefinite – create dai tecnici di Airplus sulle risultanze di una survey effettuata in Germania intervistando i travel manager delle aziende clienti – con un grado di dettaglio sempre maggiore (vettori, tratte, classi di servizio, classe di prenotazione, fare basis ecc) a fronte dell’impostazione, da parte del responsabile dei viaggi, di una serie di parametri (periodo, portafoglio carte, valuta, centro di costo ecc.)
Qualora invece il travel manager desideri creare un report ad hoc, basta entrare nella pagina My Reports (all’interno della sezione “rapporti professionali”) e cliccare le variabili che interessano. La statistica creata potrà poi essere esportata in Excel oppure salvata in una sezione riservata o, ancora, messa a disposizione degli altri utenti aziendali. E riutilizzata come “template” in un momento successivo. Sempre con estrema facilità.
