Secondo il Cvent 2021 Planner Sourcing Report europeo, 8 event planner su 10 tra il Regno Unito e l’Europa stanno organizzando eventi in presenza mentre il 46% li sceglie ibridi.
Tra quelli live, l’81% avrà luogo nel 2021 e il 63% nel 2022.
Dall’analisi, infatti, risulta chiara una maggiore confidenza da parte degli operatori del settore nell’ospitare eventi in presenza. In questa cornice si inseriscono anche quelli con possibilità di partecipazione sia di persona che virtuale.
Alla luce di questo, il report di Cvent evidenzia come, nella decisione del luogo in cui ospitare un evento live, tra gli elementi reputati fondamentali, il 30% nomina uffici e spazi per meeting ibridi.
C’è un 29%, poi, che ha parlato della possibilità di trovare personale competente in loco, sia per quanto riguarda la produzione dell’evento che per la tecnologia coinvolta.
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Maggior confidenza per eventi live e virtuali contemporaneamente, secondo il report di Cvent
Un dato particolare è che i planners tendono ad essere sicuri di sé quando si parla della capacità di organizzare eventi misti.
Nel Cvent 2021 Planner Sourcing Report è stato chiesto agli intervistati di stimare, in una scala da 1 a 10, il loro “livello di confidenza” nel pianificare e gestire un evento che offra esperienze live e virtuali contemporaneamente.
Ebbene, il 40% si è detto estremamente sicuro di sé (con voti dall’8 al 10), il 58% abbastanza confident (tra 4 e 7) e solamente il 2% ha dato votazioni sotto ai 4 punti.
Cvent 2021 Planner Sourcing Report: strumenti tecnologici per site inspection e progettazione degli spazi
Tra le priorità per chi pianifica hybrid events troviamo la progettazione e la configurazione delle sale. Seguita dall’ampiezza della banda di trasmissione dati e dalla connettività internet.
Importante è anche la capacità di attrarre ospiti che partecipino all’evento di persona.
Peraltro, è da annoverare che gli hotel e le location sembrano voler investire nelle tecnologie di creazione di mappe e diagrammi. Così da suggerire rapidamente agli organizzatori come personalizzare gli spazi, mescolando sia eventi di persona sia virtuali.
Una domanda interessante che è stata fatta ai partecipanti è sui maggiori cambiamenti che gli organizzatori apporteranno agli eventi live rispetto al pre-pandemia.
Il 45% ha risposto che miglioreranno i sistemi di sicurezza. Per esempio, al momento offrono la possibilità di effettuare tamponi Covid-19 in loco, rispettando tutti i protocolli, oltre che il distanziamento sociale. Inoltre, il 40% ha citato anche la ricerca di più ambienti all’aperto.
Si evince che, in generale, virtuale e fisico si mescolano continuamente e continueranno a farlo.
Il report cita, infine, la sempre più presente “visita online” delle location, dato che non sempre è possibile organizzare sopralluoghi di persona. Attraverso tecnologie come la 3D room diagramming technology o i virtual video tours è sempre più facile visualizzare lo spazio che poi verrà utilizzato.
