La conoscenza del mercato è la base di Business Travel Management – Btm, Tmc nata nel 2006 per volontà di un gruppo di soci del Veronese. La travel management company si è costituita in tempi in cui le tecnologie legate al business travel erano agli albori. Soprattutto quando si parla di prenotazioni e di gestione in autonomia.
«Le app non esistevano. Così come non c’erano smartphone e molti degli strumenti portatili che hanno cambiato il modo di connetterci. E di gestire le trasferte aziendali».
Così spiega Susanna Peretti, direttore generale di Btm con una pregressa esperienza nel mondo dei viaggi «quando ancora i biglietti aerei erano cartacei». Sembra passato un secolo dal 2006. Eppure sono “solo” 15 anni. Periodo in cui Business travel Management è stata premiata per la sua politica “a fianco dei clienti, non fornitori e basta”.
Anche per questo, per 2 anni è stata premiata a Italian mission Awards, l’evento organizzato da questa casa editrice che ogni anno riconosce le migliori aziende dei viaggi d’affari e i travel manager.
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Sulla home page di Busienss Travel Management – Btm c’è scritto che siete diversi. in cosa consiste tale peculiarità?
«Btm è un’agenzia di viaggi guidata dalla tecnologia unita a un servizio su misura nel segmento viaggi d’affari.
L’odierna struttura è il risultato del piano di sviluppo che negli ultimi 15 anni ci ha portato a una crescita esponenziale superiore a ogni previsione».
Qual è il vostro giro d’affari medio annuale?
«Direi che il traffico vendite/transazioni annuali è di circa 20 milioni di euro».
Mi parlava della crescita esponenziale e della peculiarità di Btm: può approfondire?
«Quando un’azienda si affida a noi vogliamo instaurare un rapporto di partnership basato sulla conoscenza reciproca, con un servizio personalizzato, integrando tutti i processi con la travel policy.
Per Btm il rapporto che si crea con i clienti è fondamentale. Questo sia per rispondere rapidamente alle loro esigenze sia per effettuare un’analisi costante dei programmi di viaggio di lavoro. L’obiettivo è identificare iniziative di risparmio sui costi e snellire i processi.
Del resto, quando un’azienda sceglie Btm mette al primo posto la sicurezza dei suoi collaboratori e del suo business. Il nostro approccio nella gestione dei viaggi di lavoro è personale, senza call center delocalizzati a terze parti. E con un team, formato da travel manager e travel consultant con una pluriennale esperienza nel settore
Questi danno valore aggiunto garantendo la qualità del servizio e il mantenimento della stessa nel tempo, soprattutto nei momenti di emergenza».
Il Covid-19 ha accelerato il processo di digitalizzazione: c Come sta “cambiando pelle” Btm in questo senso?
«Stiamo portando avanti un percorso di digitalizzazione e lavoro agile presentato a maggio 2019 alla Confcommercio a Verona. I progetti che avevano già preso il via nei primi mesi del 2020 hanno subito una drastica interruzione durante il lockdown, per poi essere ripresi, nonostante le limitazioni dovute alla crisi sanitaria.
Abbiamo portato avanti la “customizzazione” e la distribuzione del nostro self booking tool presso alcune aziende clienti. A questa si è aggiunta l’implementazione di processi di “richiesta e autorizzazione trasferta”.
Il lockdown ci ha permesso di riflettere su come migliorare le procedure operative interne e renderle più snelle nella fase di prenotazione. Ma anche in campo amministrativo.
Grazie ad accordi coi nostri fornitori di tecnologia abbiamo più che dimezzato i tempi di lavoro dell’operativo. In ultimo abbiamo strutturato un nuovo servizio di reportistica con report personalizzati più vicini alle recenti necessità dei clienti.
La comunicazione è stata mantenuta costante con presenza online sulle principali piattaforme social, sito web, newsletter settimanale con travel alert e l’organizzazione di webinar diretti con i clienti».
Quali segnali di ritorno del business travel state registrando?
«I segnali sono forti, soprattutto in campo medico. Le nostre aziende clienti producono e nel loro settore sono leader. Di conseguenza hanno bisogno di andare dai loro interlocutori, installare macchinari e controllare la produzione nelle sedi estere. La necessità di viaggiare c’è, però poi ci sono tanti limiti: le disposizioni che cambiano in continuazione, la carenza di tratte aeree e altri fattori che soffocano queste richieste.
In Italia in questo momento abbiamo il problema del passaggio di testimone tra Alitalia e Ita. Il resto del mercato italiano è, ahimè, in mano alle low cost.
Con la stagione estiva in chiusura – con tutte le difficoltà avute tra cambi, cancellazioni e rimborsi – è chiaro che molte rotte nord-sud verranno chiuse o limitate a poche frequenze. Come sarà possibile dialogare con i vettori “a basso prezzo”? Aumenteranno i viaggi in treno? Le persone si sposteranno in con la propria auto per la loro sicurezza?».
E i viaggi d’affari all’estero?
«In Europa i vettori tradizionali non hanno tutte le frequenze di prima e anche in questo caso le low cost fanno il buono e il cattivo tempo. In aggiunta, soffriamo ancora dell’incapacità di avere una visione comune sul trasporto aereo.
Insomma: non siamo cresciuti ai livelli dei mercati statunitense e cinese. Sono mesi che vediamo ogni nazione decidere e modificare tipo di documentazione e disposizioni da adottare nonostante le campagne vaccinali abbiano raggiunto una buona diffusione.
L’introduzione del green pass non evita compilazioni di moduli e Plf e di esiti di tamponi da presentare alla partenza e al rientro. Tutto questa “incertezza” scoraggia le persone a viaggiare.
Per le trasferte intercontinentali vediamo un grande interesse. Insomma: la richiesta c’è, perché ci sono aziende che hanno rapporti commerciali molto forti, hanno decentralizzato alcune fabbriche oppure venduto macchinari che devono assemblare.
Tuttavia, la chiusura dei confini di alcuni Paesi e le lunghe procedure per ottenere un permesso d’ingresso o un visto sono talvolta estenuanti. E non solo per le agenzie come noi».
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Come funziona il vostro nuovo self booking tool?
«Lo strumento di prenotazione si chiama Siba (Self integrated booking agent) edm è un tool di prenotazione online per le aziende. Permette di controllare in autonomia, in 3 lingue, le informazioni necessarie al viaggio di lavoro dei singoli viaggiatori e dei travel arranger.
Le proposte sono personalizzate sulla base di quanto previsto dalla travel policy aziendale. È multifunzione, a iniziare dalla pianificazione del viaggio. Dà soluzioni sui voli, anche confrontati con i treni, su hotel e auto.
Permette di richiedere servizi offline come visti e biglietti sui traghetti. Da notare poi che i risultati di ricerca si basano sulle preferenze personali dei viaggiatori, con tariffe corporate eventualmente concordate in anticipo dall’azienda.
A livello amministrativo, permette un controllo dei dati e l’emissione dei biglietti in background con conferma di prenotazione. Il tutto con centralizzazione dei pagamenti fino alla nota spese con la possibilità di inserire più prenotazioni in un’unica trasferta.
Vi sono poi report con analisi statistiche per facilitare i resoconti sui dati relativi ai viaggi. Per ricevere assistenza, i clienti che utilizzano Siba hanno un filo diretto con i nostri operatori specializzati in business travel».
