Travel manager alla ripresa dei viaggi d’affari con il freno a mano tirato. Passateci la metafora per figurarvi lo status quo del business travel a oggi, da quanto emerge dopo un webinar di Gbta Italia che stamane ha coinvolto Starhotels e International Sos. Introdotto da Luca De Angelis, country manager di Hrs, il seminario online ha offerto alcuni dati: se ad agosto l’occupazione alberghiera è stata del 25% in Europa – secondo Str Global -, in settembre si assiste ad un decremento. La percezione sulla sicurezza, invece, è in risalita: il lodging safety score di Mmgy Travel Intelligence raggiunge quota 50 (su una scala di 100).
I travel manager alla ripresa dei viaggi d’affari
Argomenta Laura Baroncelli, regional director Sales Emea, Apac e Csi di Starhotels: «Da fine agosto è partita una nuova fase: il team ha ricontattato le aziende per capire cosa è cambiato e quali prospettive di avvio avessero. Rileviamo che lato BT puro c’è ancora molta cautela. Il nostro protocollo è stato spiegato, ma non è sufficiente a riattivare le trasferte di lavoro. Alcune aziende cominciano a organizzare piccoli incontri tra manager che hanno bisogno di confrontarsi in spazi che offrano una connessione web, per meeting in modalità ibrida».
La catena osserva le misure di contenimento del contagio in maniera identica rispetto alla riapertura dopo il lockdown, in più oggi misurala temperatura anche a tutti coloro che partecipano a una riunione.
Baroncelli: «Appuriamo che le aziende hanno esigenze di maggiori rassicurazioni: perciò siamo disponibili a trasmettergli il protocollo e integrare laddove le imprese chiedono di più: c’è chi esige più attenzione nella misurazione della febbre e altre che hanno esigenze di social distancing maggiore. Il protocollo è noto, tuttavia le imprese hanno bisogno di una fiducia più forte e in Starhotels facciamo molta attenzione a questo. In hotel questa attenzione deve tradursi in ogni momento. La differenza la fa la coerenza nel rispettare le regole, in ogni istante. Quindi il nostro approccio è di ascolto e di massima comprensione delle difficoltà principali dell’azienda».
Il business travel in cerca di confidenza
Dalla rilevazione sui travel manager, Starhotels afferma che stanno spostando alla fine 2020 e all’inizio 2021 la ripartenza vera e propria.
«Lavorare sulla fiducia è fondamentale nell’hospitality e non solo», sottolinea Luca De Angelis, chiamando in causa gli specialisti di rischi di International Sos. Il security director Gautier Porot esordisce marcando il fatto che quella del nuovo Coronavirus non è l’unica crisi e come stanno dimostrando i diversi disordini socio-politici nel mondo, stiamo assistendo «ad una emersione importante dei problemi di secondo e terzo ordine: le crisi si sommano e non si sottraggono, in una realtà che complica i viaggi – spiega durante il webinar -. Dal punto di vista del business vedo la necessità di anticipare la crisi e di reinventarsi. I viaggiatori hanno compreso il valore della flessibilità».
Business travel: le 4 domande dei viaggiatori d’affari
Le 4 domande che i business traveller e i travel manager pongono più frequentemente a International Sos, con le relative risposte, sono queste:
- Si può viaggiare? Sì ma va valutata l’urgenza e l’importanza della missione confrontata sulla situazione Covid19 del Paese di destinazione e la propensione al rischio dell’azienda;
- Come anticipare al meglio? Risposta: pianificare e lasciare nulla al caso. Niente di complicato: assicurarsi di fornire avvisi tempestivi e utili ai dipendenti. Le fonti devono essere valide e ben informate;
- Quali obblighi di protezione in Covid-19? Non sono cambiati, sono gli stessi di prima della pandemia, il quadro giuridico è il medesimo di Ebola e altre epidemie. I dipendenti devono attenersi alle istruzioni del datore di lavoro e rispettare il dovere di lealtà. Ad esempio, se la travel policy stabilisce che devono utilizzare le strutture Starhotels, devono eseguire;
- Consigli per i responsabili dei viaggi aziendali? Un viaggiatore ben informato significa l’80% in meno di mal di testa per il travel manager. Quindi va informato. La piattaforma informativa deve fornire alert I business traveller devono essere contattabili a destinazione perché il quadro può cambiare da un momento all’altro.
Secondo lo specialista, l’autunno si presenta complicato.
I vaccini non sono ancora arrivati al terzo stadio della sperimentazione clinica. Alcune parti del mondo sono addirittura senza alcuno screening.
«E’ una crisi tutt’altro che finita – conclude Porot -. Anticipazione e capacità di reagire rimangono i punti focali».
Business travel: una nuova fase di RFP
Alla ripresa delle request for proposal (Rfp) da parte delle aziende ai fornitori di spazi meeting per eventi e riunioni, quali nuove esigenze si presentano? Spiega la manager di Starhotels: «Alcune ci chiedono uno step in più: notiamo aspetti verso i quali sono particolarmente esigenti. Ad esempio, evitare il check in fisico ed eliminare tutto il cartaceo, solo per citarne due. Quando si comincia il lungo processo di Rfp, questi aspetti sono più difficili da declinare rispetto al pricing. Intendo, il cercare di andare vicino all’azienda nel rispettare il duty of care. In questo, impariamo ogni giorno, al fianco di ogni direttore che conosce perfettamente la propria struttura».
Chiede Roberta Billé, travel manager di Novartis: Il Covid19 sta cambiando la request for quotation (Rfq) alberghiera, quali nuovi elementi la compongono?
Baroncelli: «Abbiamo iniziato con nuove richieste ad agosto e ora arriva la parte più importante dell’iter, che ci prenderà fino fine anno. Dal punto di vista dei servizi aggiuntivi di una Rfp sottolineiamo ciò che consente di avere la sicurezza in hotel quale aspetto importante per le aziende del business travel. L’altro non è legato all’Rfp, ma riguarda la nostra proposta di smart working in albergo. In una zona della hall o in una camera oppure in una piccola sala: ci sono servizi in più del BT che prima non avevamo considerato compiutamente e oggi diventano parte dell’offerta».
Sul piano del pricing le aziende sono molto caute e devono avere un’attenzione al prezzo, ma non è la questione discriminante attualmente. Starhotels ha scelto la via della flessibilità.
Approfondisci sul trend dello smart working in hotel.
Tamponi in hotel possibili?
Il protocollo di sicurezza sanitaria è composto da 9 principi che coinvolgono il Mice e si fondano sulle linee guida dell’Oms e sui Dpcm. Dunque, riflettono gli obblighi di legge. Ancora non si effettuano tamponi in albergo, alla stregua dei presidi sanitari in aeroporto.
«Avere la possibilità di verificare un cliente Covid19 free è una buona cosa conclude Baroncelli -, vero è che i test valgono nel momento in cui sono eseguiti. Poi il cliente si muove, frequenta luoghi. Quindi il tampone funziona finché rimane nella “bolla-hotel”. In ogni modo, la parola chiave di questo webinar è “confidenza”, quella che dobbiamo far riemergere nei viaggiatori d’affari e se sarà utile l’esecuzione del tampone, la prenderemo in considerazione».
Il distanziamento tra le persone è una norma scrupolosamente attuata: 3 metri quadrati per persona nella sala riunioni e 4,20 al ristorante. La catena raccomanda agli organizzatori di tenere una lista di partecipanti ben compilata e con tutti i dati correttamente riportati. I protocolli alberghieri sono solo l’inizio e il comportamento di ogni stakeholder è determinante.
Approfondisci sul tema della sicurezza in un altro webinar di Gbta Italia.
Da Gbta Italia un webinar con le risposte
Come devono comportarsi i travel manager verso i Paesi senza alcuno screening?
Gautier Porot: «Dipende dall’industria e per quale Paese, tra le altre cose. Dobbiamo sempre chiederci dove stiamo andando: verso una nazione che accetta solo viaggi essenziali o non ammette ingressi dall’esterno? Chiederci: dobbiamo veramente partire? Le aziende di oil and gas viaggiano tutti i giorni, ma hanno una valutazione rischio molto differente. In più aggiungono tante limitazioni. Poi ricordate quando il viaggiatore torna: deve eseguire un follow up medico. E’ molto complicato rispondere definitivamente a questa domanda».
I tamponi in aeroporto sono utili alla ripresa dei viaggi d’affari?
Gautier Porot: «Siamo contenti dove ci sono più misure di sicurezza. Dobbiamo vedere che tipo di tampone è, dove viene eseguito. In alcuni paesi il processo (che dipende dal ministero della Salute) non è buono. In altri ottimo. I tamponi sono validi in Italia. Il test sierologico non è così valido in generale. Pensiamo, inoltre, che per i viaggiatori d’affari, il vaccino sarà una condizione obbligatoria. Infine, considerate l’impatto sulla salute mentale: viaggiare in queste condizioni e con questi dispositivi addosso è molto stressante».
Cosa e come i travel manager devono comunicare ai viaggiatori?
Gautier Porot: «Dipende dalla sensibilità della comunicazione, da come l’avete fatta dal giorno 1, in una parola dalla cultura di comunicazione di un’azienda. Dovete parlare con chi torna dai viaggi: com’è andata nell’hotel, in aeroporto, sull’aereo o sul treno? Prendete il feedback e osservate i punti che tornano sempre. Questi dovete comunicarli certamente».
