Eventi ibridi e virtuali sono il presente e il futuro prossimo del Mice. Sperimentare il digitale è una necessità, maturata in circostanze senza precedenti. In alcuni casi, però, può portare a realizzare in fretta progetti con strategia e design scarsi o nulli. Nonché con mancanza di creatività e professionalità.
La pandemia di Covid19 ha portato l’industria degli eventi ad abbracciare ed esplorare il “virtuale” come mai prima d’ora. Ma non è semplice pianificare format vincenti. Soprattutto se si vuole che soddisfino, in maniera avvincente, tutte le parti: partecipanti, relatori e sponsor.
Eventi ibridi: le linee guida
Ecco perché la società specializzata in congressi, eventi e comunicazione Aim Group International ha deciso di valorizzare l’esperienza acquisita a livello nazionale e internazionale con i clienti per stilare alcune linee guida su come pianificare e organizzare eventi ibridi virtuali.
L’obiettivo? Rispondere alle esigenze di tutti gli stakeholder, fruttando le nuove opportunità offerte dai format e canali digitali.
Nei primi mesi del 2020, Aim Group ha già organizzato più di 90 eventi digitali tra congressi, corsi di Educazione continua in medicina e meeting aziendali. Inoltre, altri 180 eventi virtuali saranno realizzati entro la fine dell’anno. Questo know how confluisce in Virtual and Hybrid Events: a guide to success, il white paper firmato da Annalisa Ponchia, director of innovation and customer experience della società.
Digital conference organizer
Il punto di partenza della pubblicazione è questo: «L’organizzazione di un evento virtuale e ibrido richiede un Dco, ossia di un digital conference organizer che metta a disposizione un team con conoscenze e competenze specifiche. Nonché abbia la capacità di guidare in modo strategico, e non solo tecnico, la pianificazione di eventi in parte o del tutto digitali», sottolinea Ponchia.
Eventi ibridi e virtuali: i 6 step per realizzarli di successo
Quando si intraprende la pianificazione di un nuovo evento virtuale o ibrido è utile seguire un percorso che copre in modo completo le varie componenti. La metodologia presentata nel white paper suggerisce 6 semplici passaggi:
- Il giusto contenuto per il formato digitale
Partire dal contenuto dell’evento per collegarlo e adattarlo al contesto digitale. Adattando il format, lo stile di comunicazione e il tono di voce, l’agenda e gli strumenti. - Il digital event team
Dal digital event strategist al content & resource manager e all’esperto in strumenti digitali: sono diverse le skill e i profili specialistici richiesti per questo tipo di eventi. - Piattaforma digitale e user experience: come scegliere la soluzione migliore?
Che si tratti di un evento completamente virtuale, ibrido o multi-hub, occorre partire valutando le esigenze formative e dell’utente. Per poi scegliere le piattaforme e gli strumenti tecnologici più rispondenti. - Opportunità digitali di sponsorizzazione e aree espositive virtuali
È importante trovare nuovi modi per generare valore per gli sponsor e non semplicemente replicare quelli in uso negli eventi in presenza. - L’importanza della comunicazione
Curare con particolare attenzione la comunicazione per ottenere attenzione e fiducia in ambito digitale dalla propria audience e coinvolgere gli utenti. Prima, durante e dopo l’evento. - Corporate social responsibility
Gli eventi online possono essere molto più sostenibili dal punto di vista ambientale, occorre metterlo in evidenza. Come per gli eventi reali, si deve cercare di realizzare anche iniziative di Csr (corporate social responsibility) per lasciare un contributo positivo a favore della comunità.
Il white paper Virtual and Hybrid Events: a guide to success è scaricabile qui.
Eventi ibridi e virtuali: le nuove opportunità
«Organizzare un evento digitale può aprire una vasta gamma di nuove opportunità: superando le normali barriere fisiche, è possibile per esempio ampliare molto facilmente il pubblico e adattando la durata e l’agenda dell’evento se ne può prolungare la durata», aggiunge Annalisa Ponchia.
«Inoltre, c’è un’altra caratteristica che occorre saper sfruttare: rendere l’evento completamente misurabile grazie all’analisi dei dati e feedback. Impostando chiari Kpi e utilizzando tutti i canali a disposizione, dagli analytics ai social media e all’app dell’evento, si potrà misurarne l’impatto e l’efficacia».
Nasce Aim Communication: comunicazione per il mondo digital
E’ proprio con l’obiettivo di definire e implementare strategie e strumenti di comunicazione per l’evoluzione del mercato in un mondo divenuto digital first che nasce Aim Communication. La nuova società del gruppo opera come una startup per stimolare la trasformazione digitale. Inoltre funge da incubatore di nuove idee di business, con un approccio strategico e integrato.
Aim Communication unisce le competenze di 4 player: l’agenzia di comunicazione Vangogh, già parte di Aim Group, Fandango Club specializzato nella creazione di format per eventi, comunicazione dal vivo, broadcasting e digital entertainment, Nautes, società di design digitale fondata come spin-off universitario innovativo e Gas Communication, agenzia di comunicazione specializzata in digital pr e media relation.
[Su Mission numero 4 di settembre approfondiamo in un articolo sull’argomento “eventi ibridi e virtuali”]
