Disporre dei dati necessari per condurre al meglio le negoziazioni e strappare ai fornitori la migliore tariffa disponibile su un pernottamento o un volo aereo. Avere una chiara visione dei costi delle trasferte, delle abitudini di viaggio dei dipendenti, dell’effettiva compliance alla travel policy. Si tratta di obiettivi di primaria importanza per ogni travel manager, ma non sempre facili da raggiungere. Anche se il bt rappresenta una delle principali voci di spesa delle aziende, infatti, sono ancora poche le imprese italiane che dispongono di dati complessivi, dettagliati e aggiornati periodicamente su questo comparto. Una lacuna che si traduce inevitabilmente in occasioni di saving mancate: secondo una ricerca della società di consulenza Accenture, ad esempio, le aziende che non utilizzano i dati di spesa forniti dalle carte corporate si lasciano sfuggire opportunità di risparmio di circa il 9%, il 7,2% delle quali riconducibile all’impossibilità di stipulare contratti più vantaggiosi con i fornitori.
La risposta più efficace a questo problema è tecnologica: oggi il mercato propone i Mis (Management information system), moduli che, in abbinamento ai self booking tool (gli applicativi che consentono la prenotazione “fai da te” delle trasferte aziendali, nel pieno rispetto della travel policy), sono in grado di raccogliere un ampio ventaglio di dati relativi alle prenotazioni e alle spese effettuate. E offrono la possibilità di elaborare informazioni, produrre grafici e, soprattutto, rilevare i possibili margini di risparmio.
Le funzionalità
Ma quali sono, in sintesi, le funzionalità di queste soluzioni? Accessibili via Internet e in modalità Asp, i Mis forniscono una serie di report standard in grado, ad esempio, di evidenziare l’ammontare totale delle spese di viaggio per un comparto specifico, per ogni singola voce (biglietti aerei, pernottamenti, noleggio auto ecc.), per destinazione o per fornitore. A queste funzioni si aggiunge la possibilità di creare rapporti personalizzati, elaborando i dati secondo esigenze specifiche, confrontandoli con quelli relativi ad altri periodi e visualizzandoli in forma di grafico. In genere, inoltre, i Mis consentono di esportare i dati in altri formati (Pdf, Excel, Word). Da segnalare, infine, che questi prodotti sono in grado di fornire informazioni su tariffe e prenotazioni, sono multilingue e, spesso, offrono la possibilità di convertire i dati in una valuta a scelta dell’utente.
I vantaggi di questo tipo di sistemi è evidente: come già accennato, la disponibilità di dati aggiornati periodicamente offre al travel manager una conoscenza approfondita dei volumi di spesa, utile per condurre negoziazioni più efficaci con i fornitori. Inoltre, permette di verificare il rispetto della travel policy da parte dei dipendenti e, qualora sia necessario, di intervenire sui regolamenti aziendali apportando eventuali modifiche.
L’offerta sul mercato
Anche se l’adozione di questo tipo di sistemi in Italia è ancora piuttosto scarsa, il mercato propone un’ampia gamma di prodotti di buon livello, implementabili insieme con i self booking tool e interfacciabili con altri software aziendali. Oltre alle soluzioni offerte dai principali gds (GetThere Direct Observer di Sabre, e-Travel Reporter di Amadeus), vi sono quelle proposte dalle travel management company (InterAct di Carlson Wagonlit Travel, WebReport, messa a punto da TravelNet Solution per Uvet American Express Corporate Travel).
La nostra panoramica comincia con AirPlus Information Manager, prodotto messo a punto dalla società AirPlus. Il sistema consente di analizzare fino a 12 differenti tipi di spese, dall’aereo, all’albergo, all’auto a noleggio, fino al telefono e al taxi. Con la funzione “MyReports” è possibile elaborare report personalizzati relativi alla biglietteria aerea, ma anche a tutti gli altri servizi di viaggio. L’applicativo è in grado di analizzare i dati non soltanto degli AirPlus Company Account e delle AirPlusCorporate Card, ma anche di altre carte di credito (alcune inserite automaticamente nel sistema, altre disponibili on demand). Disponibile in italiano, ma anche in lingua francese e tedesca, AirPlus Information Manager è accessibile via Internet, attraverso il portale AirPlus per i Viaggi d’Affari. L’utilizzo avviene a fronte dell’acquisto di una licenza d’uso di importo fisso, indipendentemente dal numero degli utilizzatori. A questa cifra si aggiunge il versamento di una somma annuale di alcune centinaia di euro, calcolata sulla base dei volumi transati.
GetThere, società del gruppo Sabre, propone GetThere Direct Observer, utile strumento di analisi dell’andamento delle trasferte aziendali e delle spese di viaggio. Il prodotto, che lavora “in tandem” con i self booking tool GetThere DirectCorporate e GetThere DirectMidMarket e con la soluzione GetThere DirectAirline, fornisce dati aggiornati giornalmente sulle spese per voli, auto a noleggio e pernottamenti. Tra i report disponibili, le spese totali di biglietteria aerea, il costo medio per passeggero, per miglio aereo e per cupone, i risparmi mancati, le rotte più utilizzate, il rispetto della travel policy, il costo medio per stanza e vettura a noleggio.
E-Travel Reporter, invece, è la soluzione sviluppata da Amadeus. L’applicativo è in grado di stilare oltre 20 tipologie di report standard, con dati suddivisi per dipendente, centro di costo, motivazione del viaggio, destinazione e fornitore. Dotata di un’interfaccia user friendly, l’applicazione reperisce i dati velocemente grazie alla funzione “point and click”, che consente di accedere alle informazioni più importanti con pochi passaggi. La personalizzazione dei report è affidata alla funzione “drill down”.
E veniamo a WebReport, il Mis progettato dalla società TravelNet Solution per Uvet American Express Corporate Travel. La piattaforma consente alle aziende di controllare quotidianamente l’andamento delle spese di viaggio e alle agenzie di monitorare le vendite. Tramite l’applicazione l’utente è in grado di verificare l’andamento dei target contrattuali con vettori, catene alberghiere, società di autonoleggio e altri servizi.
Carlson Wagonlit Travel, invece, ha messo a punto il tool InterAct. Oltre a fornire un’ampia gamma di tabelle riassuntive e 36 report standard sulle spese di viaggio, l’applicativo permette di accedere ai propri dati in maniera interattiva e di elaborarli a propria discrezione, creando statistiche personalizzate e grafici in diversi formati. Inoltre, offre la possibilità di monitorare costantemente i dati per verificare il raggiungimento degli obiettivi prefissati.
Sempre in tema di prodotti offerti dalle agenzie, non si può non citare Gems (Global Expense Management System), la soluzione del gruppo Hogg Robinson Bti. L’applicazione – pensata per venire incontro alle esigenze delle aziende multinazionali – si basa su un database mondiale nel quale vengono inserite le voci di spesa di ogni singolo cliente. L’accesso al server centrale avviene via modem e consente di comparare le informazioni gestionali raccolte dagli uffici viaggio, dalle carte di credito aziendali e dai fornitori. Il cliente ha la possibilità di consultare report stilati sulla base di dati annuali, mensili e settimanali.
È stato progettato per il mercato francese EasyStat, la soluzione di Havas Voyages American Express. Accessibile online, è in grado di stilare report per tipo di traffico (aereo, ferroviario, alberghiero ecc.), per destinazione, per classe di servizio prenotata, per viaggiatore e singola trasferta. In più, consente al travel manager di conoscere i dettagli delle prenotazioni in corso (reporting pre-trip) e di esportare i dati in numerosi formati.
Concludiamo con Dacoda, applicativo disponibile sul mercato americano e sviluppato da eClipse Advisor, società fornitrice di servizi per la gestione del travel fondata da Rosenbluth e, in seguito, passata al controllo di American Express grazie alla fusione tra i due giganti del bt.
Dacoda è stato messo a punto per consentire alle imprese il raggiungimento di saving significativi sulle spese di biglietteria aerea, nonché un’efficace negoziazione con i vettori. La funzione “Assessment Services” permette di analizzare le performance aziendali e l’efficacia dei contratti stipulati con i fornitori, svolgendo attività di benchmarking presso le compagnie aeree. Le funzioni “Sourcing Services” e “Compliance Services”, invece, suggeriscono soluzioni alternative, evidenziano i saving potenziali e aiutano il travel manager a ottimizzare le spese relative ai voli. Accedendo alla funzione “Reporting Services”, infine, è possibile ottenere un ampio ventaglio di informazioni strategiche per gestire le negoziazioni con i fornitori. Tra i software per la reportistica più conosciuti, Dacoda è stato adottato da grandi aziende e multinazionali del calibro di Schering Plough, Mc Dermott International, Olympus.
Arianna De Nittis (Numero 4, maggio 2005)
