Secondo PriceWaterhouseCoopers, rappresentano circa l’8% del totale delle spese di viaggio delle aziende in Europa. Stiamo parlando dei costi di rendicontazione, ovvero l’insieme delle operazioni relative alla gestione delle note spese, dal controllo dell’aderenza alla travel policy, alla verifica e registrazione delle ricevute, alla contabilizzazione. Un compito gravoso per l’azienda, ma anche per il business traveller, costretto a tenere da parte gli scontrini e a seguire lunghe e noiose procedure di rendicontazione.
Non stupisce quindi che le aziende, sempre più attente ai costi, cerchino soluzioni in grado di semplificare i processi. Uno degli strumenti più avanzati ed efficaci per risolvere il problema sono gli Epa (Expense Process Automation), sistemi di gestione automatizzata delle note spese in grado di abbattere i tempi, di tagliare i costi amministrativi e di esercitare un maggiore controllo sul rispetto delle politiche aziendali.
Cos’è un Epa
Ma che cos’è esattamente un Epa? Questi software riuniscono molteplici funzionalità, differenti da prodotto a prodotto. In genere, però, risiedono sul server della società fornitrice e i dipendenti vi accedono tramite accesso remoto (modalità Asp) o via Internet, inserendo una User ID e una password. Adattabili alle specifiche esigenze aziendali, consentono di elaborare le procedure di autorizzazione e di effettuare la convalida elettronica della nota spese. Qualora i dipendenti dispongano di carta di credito aziendale, inoltre, i sistemi vengono alimentati in automatico con i dati provenienti dalle card, mentre ai viaggiatori rimane il compito di inserire nell’apposito form le spese pagate in contanti.
Una volta che i dipendenti hanno effettuato la nota spese, queste passano automaticamente al controllo di conformità con i regolamenti della travel policy e vengono convalidate. Poi i software provvedono ad avviare le procedure di rimborso, le procedure contabili e la raccolta dei dati per la stesura di report statistici.
Da segnalare che le versioni di Epa più recenti sono interfacciabili con i self booking tool, sistemi che consentono al business traveller di prenotare autonomamente i servizi di viaggio. Con l’abbinamento tra i Sbt e gli Epa si ottengono soluzioni end-to-end per la gestione dell’intero processo relativo alla trasferta.
I vantaggi secondo alcuni studi
Come abbiamo accennato, l’adozione di un Epa, snellendo i processi amministrativi, consente all’azienda di risparmiare tempo e, quindi, denaro. Secondo uno studio delle società Natexis BPe di AXC NdfSystem, le fasi di organizzazione e gestione amministrativa di una trasferta (richiesta di autorizzazione, prenotazione, compilazione della nota spese, rimborso ecc.) richiedono in media 103 minuti. Che scendono a 32 con l’adozione di un Epa. Una ricerca effettuata nel 2003 da At Kearney per conto di American Express calcola che in media i dipendenti impiegano solo per compilare la nota spese 25 minuti, che si riducono con la gestione automatizzata ad appena sei.
La stessa ricerca rivela poi che per ogni 1000 euro spesi in biglietteria aerea, camere d’albergo e noleggi, le aziende europee sostengono costi amministrativi compresi tra i 56 e i 230 euro. E per il 46% degli intervistati, tali costi sono da imputare proprio alle richieste di rimborso. L’adozione di un Epa, però, è in grado di abbattere radicalmente queste voci di spesa: il processo automatico, infatti, costa da 19 euro a 13 euro, contro i 30 della gestione manuale. Un risparmio, dunque, del 57%.
Ancora più eclatanti i dati forniti dalla società di consulenza Hackett, secondo la quale la nota spese compilata manualmente costa all’impresa 25 dollari, mentre quella automatizzata appena 1,75 dollari.
Occorre sottolineare che i processi di automazione sono gestibili nel migliore dei modi quando vengono abbinati all’utilizzo di una carta di credito aziendale. Da uno studio recente condotto da Accenture emerge infatti che le imprese che non sfruttano i dati provenienti dalle carte corporate per la gestione dei processi amministrativi e per la negoziazione con i fornitori si lasciano sfuggire opportunità di risparmio di oltre il 9%. Un risparmio del 7,2% deriva dalla stipula di contratti più vantaggiosi con vettori, alberghi e società di noleggio, mentre l’1,8% è riconducibile all’ottimizzazione delle operazioni di contabilità. Tradotto in cifre, su una spesa complessiva di T&E di 25 milioni, il risparmio mancato sarebbe di 2,25 milioni di dollari.
Ulteriori risparmi, inoltre, derivano dalla possibilità di esercitare un maggiore controllo sulle procedure aziendali: in genere, infatti, gli Epa consentono di preimpostare la travel policy, in modo da poter verificare in automatico la conformità delle spese di viaggio dei dipendenti. Nel momento in cui il dipendente compila a video la nota spese, il sistema verifica la conformità delle singole voci di spesa con i regolamenti aziendali e non accetta importi superiori a quelli consentiti. Al dipendente, dunque, non resta che ridurre l’importo, o richiedere l’autorizzazione per una spesa superiore a quella prefissata.. Va sottolineato che un buon prodotto dovrebbe consentire l’inserimento di autorizzazioni a più livelli, a seconda delle diverse aree aziendali (top management, forza vendita ecc.).
L’utilizzo in Italia e all’estero
Negli Stati Uniti il mercato di questi sistemi è in costante crescita. A detta di Runzheimer International, nel 2004 l’“automated expense” è stato utilizzato dal 39% delle aziende, contro il 18% del 2000. Secondo la società di consulenza Aberdeen Group, inoltre, lo scorso anno negli Usa sono stati venduti Epa per circa 292 milioni di dollari, il 12% in più rispetto al 2003.
Ben diversa è la situazione in Italia, dove il mercato comincia adesso ad aprirsi. Nonostante la crisi economica degli ultimi anni abbia reso le aziende più attente verso i nuovi strumenti di risparmio, infatti, sono ancora poche le realtà disposte ad abbandonare la tradizionale – e più dispendiosa – gestione manuale delle note spese per implementare gli Expense Process Automation. L’ampio ventaglio di prodotti disponibili sul mercato, però, lascia intravedere uno sviluppo del settore nei prossimi anni.
Ma quali sono i modelli di pricing più comuni proposti per questo tipo di soluzioni? In genere, le imprese che utilizzano gli Epa riconoscono alla società produttrice (o al distributore) un canone mensile calcolato sul numero degli utenti. Di solito, inoltre, usufruiscono dell’assistenza gratuita nella fase di implementazione e personalizzazione.
I prodotti disponibili in Italia
E veniamo ai principali player sul mercato. Quali i prodotti di punta e quali le soluzioni distribuite in Italia? Cominciamo la panoramica con Concur Expense, soluzione per le imprese di grandi e medie dimensioni messa a punto da Concur e distribuita in Italia dalla società The Knowledge Team. Multivaluta e disponibile in diverse lingue, tra cui l’italiano, il prodotto consente l’impostazione e l’aggiornamento in autonomia dei parametri aziendali (travel policy, profili degli utenti, limiti di spesa, procedure amministrative). Oltre a esercitare un controllo sulle spese dei dipendenti, richiede automaticamente all’utente informazioni aggiuntive in caso di dati mancanti e controlla la conformità fiscale delle spese introdotte. Il flusso autorizzativo viene gestito interamente online: la nota spese, integrata con i dati delle spese effettuate con carta di credito, viene inoltrata in rete. Il sistema, poi, provvede alla riconciliazione automatica di spese e rimborsi con i sistemi contabili, calcola gli anticipi di cassa e crea una base di dati storici che servirà in seguito per la stesura di report statistici. Segnaliamo che nel 2002 Concur ha acquistato la concorrente Captura, produttrice dell’omonimo sistema per la gestione delle note spese.
E veniamo a Extensity, della società Geac. Si tratta di una soluzione estremamente flessibile, in grado di gestire in modo efficiente i processi legati ai singoli dipendenti, con particolare attenzione alle aree della pianificazione dei viaggi e delle note spese. Le procedure aziendali e i profili dei dipendenti possono essere inserite dall’azienda autonomamente, senza alcuna assistenza tecnica.
GetThere, società del gruppo Sabre, ha messo a punto il modulo GetThere Directdata, integrabile con le soluzioni di self booking GetThere Direct Corporate, studiata per le grandi aziende, e GetThere DirectMidMarket, per le pmi.
La società Cata Informatica, di proprietà del gruppo Byte, propone C4B-NOS, soluzione utilizzabile tramite Internet o Intranet aziendale e facilmente implementabile all’interno dell’azienda, senza necessità di particolari adattamenti o personalizzazioni. Oltre all’inserimento della travel policy, C4B-NOS consente la gestione delle autorizzazioni alla trasferta e degli anticipi e prepagati. Inoltre, effettua la registrazione delle spese, l’autorizzazione ai rimborsi, la contabilizzazione e la raccolta di dati per la stesura di report.
Dal mercato francese proviene Notilus, una suite di prodotti messi a punto dall’azienda informatica Dimo Gestion e pensato per venire incontro alle esigenze di imprese di differenti tipologie, dalle multinazionali alle pmi. Flessibile e personalizzabile, la soluzione è composta dai seguenti moduli: Notilus Mission, che assiste il dipendente nelle varie fasi della trasferta e verifica la conformità delle spese con la policy aziendale; Notilus Expense, che consente di convalidare le note spese e di avviare le procedure di rimborso, contabilità e pagamento; Notilus Over, che integra automaticamente le fatture dei fornitori nei sistemi di gestione, permettendo un’analisi dettagliata delle spese do trasferta. Disponibile, oltre che per il mercato francese, anche per quello italiano e spagnolo, Notilus è utilizzato da più di 400 aziende, per un totale di 200mila utilizzatori.
E veniamo a Nota Spese, soluzione di proprietà del Gruppo Pro. Oltre a gestire tutti gli aspetti connessi ai rimborsi spese, questo prodotto consente la registrazione dell’attività (ore su progetto) svolta presso il cliente. Accessibile attraverso Internet, Nota spese è un prodotto studiato appositamente per il mercato italiano. Si interfaccia con qualsiasi Erp e può essere impostato in nove lingue diverse (la traduzione è a carico dell’azienda cliente).
Tra i prodotti disponibili sul mercato italiano va citato anche Peoplesoft Enterprise Expenses, soluzione proposta dalla società Peoplesoft e distribuita nel nostro paese da Peoplesoft Italia (oggi Oracle). Il prodotto consente l’impostazione e l’aggiornamento dei parametri aziendali (travel policy, procedure amministrative, profili degli utenti, limiti di spesa). L’utente inserisce i dati in un’unica schermata, che riporta le voci di spesa effettuate con le carte di credito. Il sistema, poi, si occupa di verificare automaticamente la conformità fiscale delle spese introdotte e segnala all’utente eventuali errori. Il flusso autorizzativo e la riconciliazione delle spese vengono effettuati online.
Da segnalare anche il modulo per la gestione delle note spese e trasferte messo a punto dalla società di informatica Zucchetti, con sede a Lodi. Web based, questo prodotto gestisce, con differenti livelli di autorizzazione, il flusso di richieste e documenti tra il travel manager e i dipendenti in trasferta. Inoltre, il “Riepilogo della nota spese” effettua controlli sulla compatibilità delle spese sostenute e sulle indennità richieste.
Le altre soluzioni sul mercato
Ecco una panoramica dei prodotti presenti all’estero. Come è facile notare, si tratta in prevalenza di soluzioni sviluppate per il mercato americano, a dimostrazione della maturità raggiunta oltreoceano in questo settore.
È pensato per venire incontro alle esigenze delle imprese Usa ExpensAble 6, della società OneMind Connect. Utilizzato da oltre 1900 imprese, il prodotto è in grado di mostrare all’utente i dettagli relativi alle note spese compilate in precedenza e di suddividere le voci di spesa in differenti categorie. È intuitivo e di facile implementazione.
Sempre per il mercato americano, la società Interplx Technologies ha sviluppato i due moduli ExpenseManagER ed ExpenseNet: accessibili via web, garantiscono rispettivamente un’efficace gestione delle note spese e un’ampia reportistica.
La soluzione Expense Watch, sviluppata dall’omonima società Usa, velocizza le operazioni contabili e, in più, consente il controllo della travel policy. Inoltre, offre la possibilità di stilare report di spesa in tempo reale.
Gelco Information Network propone Gelco Expense Management, soluzione studiata per le multinazionali e le grandi aziende. Il prodotto gestisce le operazioni contabili e, in più, grazie alla funzione Gelco Reporting and Analysis Service, rende accessibili in Internet analisi dettagliate relative ai costi dei fornitori e alle spese di viaggio.
Il colosso dell’informatica Ibm ha messo a punto Ibm Ers (Expense Reporting Solutions), una soluzione sviluppata nel 1991 e attualmente utilizzata da oltre 2,5 viaggiatori. Disponibile via web o in modalità Asp, Ers consente l’integrazione delle procedure aziendali ed è dotata di un’interfaccia user friendly. Il sistema importa automaticamente i dati delle spese effettuate con carta di credito. Il suo punto di forza consiste nell’interfacciabilità con numerosi sistemi di back-end, quali SoftPeople, Travelmaster, Sap, Oracle, Coda, Software 2000. In fase di implementazione, le aziende sono affiancate dagli uffici commerciali di Ibm, che contano 130mila sedi in tutto il mondo.
Per le piccole medie imprese, Axc, società del gruppo Brime Technologies, ha sviluppato la soluzione Ndf System Premium. A detta di Axc, la soluzione consente risparmi sui costi di gestione fino al 70% grazie al maggior controllo sulla travel policy e all’ampia e dettagliata reportistica.
La società inglese Necho ha realizzato due prodotti Epa: Necho Expense, accessibile attraverso Internet, e Necho Boomerang, per la piattaforma Notes/Domino. Grazie a una partnership con Imagetag, Necho Expense è configurato per supportare la cosiddetta Receipt Imaging, soluzione tecnologica che consente di raccogliere, scannerizzare e archiviare, per eventuali recuperi o audit, le immagini digitalizzate delle ricevute delle spese in formato tif o pdf. Il prodotto viene automaticamente aggiornato quando le ricevute sono classificate nel relativo report di spese.
Oracle Internet Expenses è la soluzione messa a punto dalla società Oracle. Accessibile via Internet e user friendly, il prodotto si interfaccia con altre soluzioni Oracle, come E-Business Suite. Consente l’impostazione della policy aziendale, la gestione online delle procedure amministrative e l’analisi delle spese di viaggio. A detta dell’azienda, Internet Expenses consente risparmi fino al 60% sui costi indiretti e del 15-20% su quelli diretti (voli aerei, noleggi auto, camere d’albergo ecc.).
La soluzione Ulysse Travel & Expenses, invece, è stata sviluppata dalla società parigina Etap On-Line. Disponibile via web o attraverso intranet, la soluzione è flessibile e modulare e si interfaccia con numerosi Erp.
Vinnet Expense Management, infine, è la soluzione per la gestione delle note spese messa a punto dalla società americana Outtask. Accessibile via web, è stata studiata per il mercato statunitense. Consente l’immissione e modifica delle note spese nel rispetto della travel policy aziendale, l’invio automatico del documento all’ufficio paghe per i rimborsi, la registrazione dei documenti giustificativi, l’importazione dei dati delle spese effettuate con carta di credito, l’inclusione delle spese chilometriche delle auto aziendali, la riconciliazione delle spese e la generazione di report. Si interfaccia con soluzioni Erp.
