Si è ormai chiusa l’era del business “statico”, caratterizzato da un lento flusso di informazioni e da decisioni prese sulla base di dati giornalieri o settimanali non aggiornati. Negli ultimi anni la disponibilità di nuovi software e di tecnologie wireless ha portato a una vertiginosa accelerazione dei processi, e con essa a una maggiore mobilità, indispensabile per incrementare la produttività.
Spesso, però, le imprese non hanno strumenti in grado di gestire i dati in tempo reale e per venire incontro alle esigenze di chi lavora fuori dall’ufficio implementano procedure operative non efficienti e decisamente onerose. Per risolvere il problema Sap ha messo a punto una serie di soluzioni che consentono a manager, forza vendita e personale tecnico di accedere facilmente alle informazioni aziendali in modalità remota. Prodotti basati sulla piattaforma Sap Mobile Infrastructure, che consente l’implementazione di numerosi moduli. Tra questi, Sap Mobile Time and Travel (www.sap.com/mobile) che permette ai dipendenti, in qualunque parte del mondo si trovino, di accedere attraverso il computer portatile ai dati aziendali e di effettuare la nota spese. Una soluzione che ha il vantaggio di semplificare considerevolmente la gestione amministrativa dell’area T&E, con notevole risparmio di tempo e di costi.
Le funzionalità
Sap Mobile Time and Travel è un prodotto browser based e comprende due distinte applicazioni, utilizzabili insieme o separatamente attraverso un’interfaccia semplice e user friendly. La prima, comunicando con le applicazioni Sap Travel Management e mySap Erp, consente l’inserimento dei dettagli delle trasferte e la gestione delle spese di viaggio, offrendo diverse funzionalità, tra cui la possibilità di inserire nuove trasferte o scaricare i dati di viaggio dal sistema SAP centralizzato, di visualizzare una lista dei viaggi con lo status relativo (approvato, completato ecc.), di creare e assegnare singole voci di spesa per ciascuna trasferta, di inserire dati relativi alle carte di credito e dettagli quali il veicolo utilizzato, di attribuire i costi alle diverse voci di spesa e di compilare i dati off-line con gli stessi controlli che si avrebbero in modalità online.
La seconda applicazione, invece, comunica con mySap Erp Human Capital Management e offre al dipendente la possibilità di accedere al proprio time sheet, cioè alla compilazione e consuntivazione delle ore lavorate sulle diverse destinazioni contabili, di apportare eventuali modifiche e di salvare i dati nel sistema centrale di Sap per poterli agevolmente recuperare nel caso il pc portatile venga danneggiato o smarrito. L’applicazione consente anche di gestire i profili degli utenti e di fornire descrizioni dettagliate delle attività per agevolare la pianificazione del lavoro. Quando l’utente inserisce i dati finali, inoltre, il sistema Sap centralizzato può avviare automaticamente i processi di approvazione e quelli contabili.
I vantaggi
Ma quali sono i benefici connessi all’utilizzo di Sap Mobile Time and Travel? In primo luogo, automatizzando i processi, la soluzione è in grado di sveltire e ottimizzare le operazioni di back-office connesse alle trasferte, aumentando l’efficienza e riducendo drasticamente il materiale cartaceo gestito dall’azienda. Inoltre, rendendo disponibili dati dettagliati sui costi delle trasferte, garantisce un più elevato controllo delle spese di viaggio e una maggiore aderenza alla travel policy aziendale.
