Quasi 30mila dipendenti in tutto il mondo – di cui 424 in Italia – e 76.100 installazioni di soluzioni e software presso 22.600 aziende in 120 nazioni. Nel nostro paese, più di 1050 aziende clienti, il 50% dei quali Pmi. Queste, in sintesi, le credenziali di Sap, azienda tedesca che dal 1972 fornisce soluzioni tecnologiche alle aziende. Piattaforme facilmente implementabili con le infrastrutture It già esistenti, e che consentono l’ottimizzazione dei processi nelle aree chiave delle imprese. Prodotti sviluppati per adattarsi alle richieste di aziende che operano in differenti settori merceologici: tessile, chimico, farmaceutico, automotive, banking, assicurativo, utility, sanitario, pubblico, retail.
L’offerta per il business travel
Nell’ampio ventaglio di offerte di Sap, non poteva mancare un prodotto dedicato al business travel: stiamo parlando di Sap Travel Management, soluzione “end-to-end” che, grazie all’integrazione con i moduli “Human Resources” e “Financials” della piattaforma e-business mySap.com, garantisce una gestione integrata di tutti i processi connessi alle trasferte: dalla definizione e controllo della travel policy alla pianificazione del viaggio, dalla ricerca delle tariffe più convenienti alla gestione delle pratiche amministrative e di rendicontazione, fino alla stesura di report dettagliati utili per la negoziazione con i fornitori. La soluzione – utilizzata in oltre 90 paesi del mondo – è disponibile in diverse versioni adattate alle singole realtà locali, con specifiche configurazioni che tengono conto delle differenti procedure nel campo della normativa fiscale, dei rimborsi ecc.
Un prodotto versatile
Per rendersi conto della versatilità di Sap Travel Management, basti pensare che sono state studiate versioni del sistema ad hoc per le imprese del settore pubblico in paesi come gli Stati Uniti, il Canada, la Germania e la Francia.
Ma come funziona in dettaglio Sap Travel Management? E soprattutto, quali vantaggi fornisce alle imprese? In primo luogo, il sistema “autonomizza” il viaggiatore, riducendo drasticamente le transazioni effettuate dall’agenzia di viaggi, con un considerevole risparmio in termini di tempo e di costi. In fase “pre-trip”, il dipendente inserisce in un’interfaccia semplice e intuitiva le informazioni relative alla trasferta: date, orari, destinazione, motivo del viaggio, richieste di anticipi di cassa. Il sistema gli offre la possibilità di prenotare online voli, alberghi, noleggi auto, treni e di effettuare una stampata riassuntiva dell’itinerario con date, orari e indirizzi. La prenotazione è resa possibile grazie alla sincronizzazione con i gds Amadeus, Sabre e Galileo. Il tool consente al dipendente di scegliere tra le tariffe negoziate e altre offerte, selezionate tra le più basse disponibili. Le preferenze del viaggiatore e gli itinerari più frequenti vengono memorizzati e riproposti successivamente per agevolare la prenotazione.
Grazie all’integrazione con Sap Business Workflow, infine, il sistema provvede automaticamente alla verifica dell’aderenza alla travel policy e all’invio dell’autorizzazione della trasferta, segnalando al travel manager eventuali eccezioni ai regolamenti aziendali.
Tra i plus offerti da questa soluzione, la possibilità di rafforzare l’efficacia della travel policy, configurando il sistema secondo differenti modalità: si può, ad esempio, prevedere la visualizzazione di messaggi al dipendente, oppure di informazioni aggiuntive relative al tipo di spesa effettuato.
Tra le altre funzioni previste all’interno di Sap Travel Management, segnaliamo la gestione degli anticipi di cassa (che vengono detratti automaticamente dal rimborso finale al dipendente), nonché la possibilità di effettuare il calcolo delle spese di trasferta giornaliere e di raccogliere tutti i dati relativi ai pagamenti con carte di credito.
E concludiamo con la reportistica: Sap Travel Management mette a disposizione oltre 25 report standard, in grado di fornire informazioni dettagliate sulle spese ripartite per tipologie (voli, alberghi, autonoleggi ecc.) per centro di costo, per singolo dipendente. Queste informazioni offrono al travel manager maggiore potere contrattuale in fase di negoziazione con i fornitori, ma non solo. Anche di monitorare l’efficacia della travel policy e di effettuare un’analisi attenta dei processi per evidenziare gli eventuali margini di saving.
