Le aste online si stanno sempre più affermando quale mezzo per gestire il processo di approvvigionamento con la massima rapidità ed efficienza. E aumenta – sia pure lentamente – il loro utilizzo anche nell’ambito dell’hôtellerie. Eppure restano non pochi dubbi che una gara (Request For Proposal – Rfp) attuata attraverso questa procedura possa essere davvero efficace nel caso di un prodotto complesso quale quello alberghiero. Il fornitore che offre il prezzo più basso, infatti, non è sempre il partner migliore per un’azienda, se non vi è la garanzia di una qualità adeguata.
Ma come contemperare in un’asta prezzo e qualità? La soluzione è offerta dal nuovo tool Bid on Line, sviluppato da Carlson Wagonlit Travel Italia grazie al know how e alle competenze maturate in tanti anni di attività e specificamente dedicato al settore dell’hôtellerie. Il prodotto, multilingue (oggi è disponibile in italiano e in inglese, ma a breve verranno rilasciate altre versioni per una completa adozione anche in negoziazioni internazionali), utilizza il classico meccanismo delle aste al ribasso in cui i partecipanti hanno la possibilità di effettuare diversi rilanci entro un tempo predefinito. Il tutto naturalmente via web, con la partecipazione – virtuale – sia dell’azienda cliente che ha lanciato l’asta sia dei fornitori invitati. Ma non è tutto. «Bid on Line – spiega Paolo Conti, direttore Industry Relations di Cwt Italia e ideatore del tool – si differenzia da tutti gli altri prodotti esistenti sul mercato perché, per la prima volta, introduce nel sistema degli elementi di qualificazione dell’offerta. La scelta finale, quindi, non è più basata unicamente sul semplice costo della camera, ma anche su una serie di altri parametri che differiscono in funzione delle specifiche esigenze dell’azienda cliente. Nella formulazione del capitolato d’asta, infatti il travel manager, con il supporto di Cwt e della sua divisione di consulenza Hotel Solutions, definisce tutti gli elementi (i cosiddetti features, quali ad esempio parcheggio, servizio shuttle per l’aeroporto, servizio in camera, connessione internet, aria condizionata ecc.) che qualificheranno l’offerta oltre al prezzo della camera e assegna a ciascuno un peso in una scala che va da 1 a 100. Il punteggio finale di ciascun albergo partecipante all’asta deriverà quindi dalla ponderazione del prezzo offerto e dei features disponibili, secondo i parametri indicati nel capitolato». Con Bid on Line, quindi, il vincitore potrà anche non essere l’hotel che offre il prezzo più basso, ma sarà certamente la struttura che meglio risponde, a livello complessivo, alle esigenze dell’acquirente. Sempre che il travel manager abbia effettuato a monte, in fase di impostazione della Rfp, un’approfondita analisi dei comportamenti e delle necessità aziendali.
Ma vediamo nel dettaglio come viene realizzata l’asta tramite Bid on Line. Tutto si svolge attraverso una casella di posta virtuale gestita da Cm Trading, società specializzata in soluzioni software e servizi online. Il primo step è rappresentato dalla definizione dell’asta, attraverso la precisazione di una serie di elementi: l’oggetto della negoziazione fine, la base d’asta, il <be la data entro cui gli hotel invitati sono tenuti a confermare la propria partecipazione. Il passo successivo è costituito dall’identificazione dei features e dall’assegnazione dei relativi pesi. Il sistema offre già in automatico un elenco di elementi che Cwt ha identificato come potenzialmente discriminanti, ma consente naturalmente di aggiungere tutti i parametri desiderati. Si passa poi alla definizione del capitolato d’appalto – con la specifica degli impegni e delle responsabilità dell’acquirente azienda, da un lato, e del fornitore hotel, dall’altro – e alla selezione delle strutture da invitare all’asta. Operazione, quest’ultima, facilitata dal fatto che Bid on Line – interfacciandosi con Harp (Hotel Automated Rate Programme), il database di Cwt con oltre 60mila hotel in tutto il mondo – visualizza in automatico tutti gli alberghi già codificati: per selezionare le strutture desiderate è quindi sufficiente un semplice clic del mouse. Viene poi mandata una lettera di invito via email: gli hotel interessati confermano la loro partecipazione e ricevono una password per partecipare alla gara. Ed ecco l’inizio dell’asta: ciascuna struttura riceve in tempo reale uno score in funzione della propria offerta complessiva. E ha la possibilità di verificare in qualsiasi momento la propria posizione in classifica e la distanza rispetto al primo classificato, così da valutare eventuali rilanci fino alla chiusura delle contrattazioni.
«I vantaggi di Bid on Line – sottolinea Conti – sono rilevanti per tutti gli attori coinvolti. L’azienda, infatti, accelera enormemente i tempi di negoziazione con i fornitori e dispone, nel contempo, di una valutazione più completa e oggettiva del prodotto che acquista. E l’hotel, da parte sua, ha la possibilità di valorizzare i propri servizi in modo assolutamente trasparente. Inoltre – grazie a una maggior consapevolezza di quello che si richiede, da un lato, e che si offre, dall’altro – si eliminano anche quelle “zone grigie” che possono poi dare luogo a incomprensioni e contrasti. Viceversa, la certezza tariffaria e la trasparenza consentono di lavorare insieme come partner in una logica win-win e di creare rapporti di lunga durata».
